Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

Der Ablauf des Betrieblichen Eingliederungsmanagements

Das Einladungsschreiben zum unverbindlichen Erstgespräch

Dem Einladungsschreiben muss besonders in rechtlicher Hinsicht eine hohe Aufmerksamkeit zukommen. In 2020 hat ein das LAG Nürnberg geurteilt, dass das bloße Fehlen des Hinweises, dass der Mitarbeiter eine Mitbestimmungsmöglichkeit über die Teilnehmer des BEM-Verfahrens hat dazu führt, dass das BEM-Verfahren nicht ordentlich durchgeführt wurde. Dies hat dann dazu geführt, dass eine darauf aufbauende krankheitsbedingte Kündigung unwirksam wurde. Hier ist also wirklich große Sorgfalt notwendig. Es kursieren zahlreiche Vorlagen für diese Schreiben im Internet. Allerdings kann nie ganz sichergestellt werden, dass sie rechtssicher sind. Im Zweifelsfalle verfasst das Schreiben zusammen mit einem Rechtsanwalt für Arbeitsrecht. Hier nun die notwendigen Inhalte des Schreibens:

1. Erklärung, worum es beim BEM geht und auf welcher Rechtsgrundlage es erfolgt
2. Hinweis auf die Ziele des BEM. Es darf auch geschrieben werden, dass ein Ziel der Erhalt des Arbeitsplatzes ist.
3. Erklärung, dass die Teilnahme freiwillig ist und dass keine unmittelbaren negativen Folgen zu befürchten sind
4. Hinweis darauf, dass der Mitarbeiter selbst entscheiden darf, wer an dem Gespräch teilnimmt und wer nicht
5. Hinweise zur Schweigepflicht der Beteiligten und zum Datenschutz
6. Hinweise zur Aufbewahrung der Dokumente
7. Hinweis, bis wann sich der Mitarbeiter zurückgemeldet haben soll
8. Wenn das Gespräch während einer laufenden Erkrankung geführt werden soll, empfiehlt sich das Angebot eines Erstgesprächs per Telefon; alternativ kann ein späteres Gespräch angeboten werden
9. Ein Formular, auf dem der Mitarbeiter mitteilen kann, ob er teilnehmen möchte oder nicht und eine zu unterschreibende Einwilligung zur Datenverarbeitung beifügen

Durchführung des ersten BEM-Gesprächs

Sofern der Mitarbeiter dem Gespräch zugestimmt hat, findet nun das Gespräch statt. Wenn nicht, ist der Vermittlungsprozess an dieser Stelle beendet. Ihr müsst dann lediglich die Ablehnung des Mitarbeiters dokumentieren. Diese kann in die Personalakte gelegt werden. Sollte es später zu einer krankheitsbedingten Kündigung kommen, habt ihr diese Voraussetzung hiermit erfüllt.

Ziel des Erstgesprächs ist es, die Gründe für die Arbeitsunfähigkeit zu ermitteln – in dem Rahmen, wie der Mitarbeiter sich dazu äußern möchte. Es soll ermittelt werden, ob die Gründe eher privater oder eher betrieblicher Natur sind und welche Zusammenhänge zu den tatsächlichen Arbeitsbedingungen im Betrieb bestehen. Natürlich soll hier auch versucht werden, den Mitarbeiter zu einer aktiven Mitarbeit zu bewegen. Gemeinsam mit dem Mitarbeiter werden dann Probleme analysiert, Lösungsmöglichkeiten entwickelt und Maßnahmen abgestimmt. Einen kurzen Leitfaden für die Durchführung des Gesprächs findet Ihr weiter unten.

Durchführung eines Folge-oder Abschlussgesprächs

Abhängig von den beschlossenen Maßnahmen, kann es sinnvoll sein, mehrere Folgegespräche zu führen, um den Fortschritt der eingeleiteten Maßnahmen nachzuhalten und den Mitarbeiter zu fragen, wie er damit zurechtkommt oder ob weitere Maßnahmen notwendig sind.

Sollte in diesem Gespräch festgestellt werden, dass kein weiterer Handlungsbedarf besteht, kann das BEM-Verfahren einvernehmlich abgeschlossen werden. Dies sollte dann auch dokumentiert werden.

Auch hierfür findet Ihr im nächsten Abschnitt noch einen Leitfaden.

Leitfaden für das Erstgespräch

Wichtig ist, dass der Mitarbeiter der Zusammensetzung der Gesprächsteilnehmer zugestimmt hat. Das Gespräch sollte in einer vertrauensvollen Umgebung stattfinden. Es ist wichtig, dem Mitarbeiter das Gefühl zu geben, dass es nicht darum geht, ihn wegen seiner Erkrankungen anzugreifen, sondern darum, herauszufinden, ob und welche betrieblichen Ursachen es gibt.

Vorbereitung:

• Sicherstellung, dass das Einladungsschreiben ordnungsgemäß zugegangen ist und dass die Inhalte den gesetzlichen Vorgaben entsprechen
• Zusammentragen aller krankheitsrelevanten Informationen:
  • was wisst ihr über die Erkrankung?
  • was wisst ihr über die persönliche Situation des Mitarbeiters?
  • hat es in der Vergangenheit ähnliche Probleme geben?
  • kamen die hohen Krankenstände plötzlich oder schleichend?
  • was wisst ihr über die Arbeitsbedingungen des Mitarbeiters
  • gibt es Schwierigkeiten im Team?
  • gibt es besondere körperliche Belastungen?
• Eigene Überlegungen über mögliche Zusammenhänge (wichtig, damit ihr im Gespräch Fragen stellen könnt, falls der Mitarbeiter sich nicht recht traut oder falls ihm nichts einfällt)

Schritt 1:

• Begrüßung, Warm-up, Vertrauen herstellen
• Erklärung, was das BEM ist und die Zielrichtung erläutern
• Hinweis, dass der Mitarbeiter keine ärztlichen Diagnosen offenlegen muss, wenn er das nicht möchte
• Anbieten, ggf. mit dem Betriebsarzt zu sprechen
• Bereitschaft des Mitarbeiters erfragen, an dem Prozess aktiv mitzuwirken
• Wenn noch nicht geschehen, sollte in diesem Schritt die Einverständniserklärung und die Datenschutzhinweise unterzeichnet werden
• Darauf hinweisen, dass ein Protokoll verfasst wird, dieses aber natürlich streng vertraulich behandelt wird
• Wenn der Mitarbeiter nicht weitermachen möchte, sollte auch dies aus Beweiszwecken schriftlich festgehalten werden 
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Schritt 2:

• Den Mitarbeiter fragen, ob er Zusammenhänge zwischen seiner Erkrankung und den betrieblichen Gegebenheiten sieht
• Hat der Mitarbeiter keine Erklärungen dafür, eure Überlegungen einbringen und ihn fragen, ob diese in Zusammenhang stehen könnten
• Wichtig ist, dem Mitarbeiter zuzuhören und ihn ernst zu nehmen. Nur so stellt Ihr sicher, dass Ihr möglichst viel erfahrt.
• Gegebenenfalls macht auch eine Begehung des Arbeitsplatzes des Mitarbeiters Sinn, damit er euch zeigen kann, wo es ggf. Probleme gibt

Schritt 3:

• Information des Mitarbeiters, dass keine dauerhafte Besserstellung gegenüber anderen Mitarbeitern möglich ist
• Gemeinsames Sammeln von Ideen, die eine Verbesserung versprechen
• Entscheidung, welche der Ideen umgesetzt werden
• Maßnahmenplanung und Festlegung der Zuständigkeiten für die einzelnen Schritte

Schritt 4:

• Terminierung der Maßnahmen
• Vereinbarung eines Folgetermins zur Abstimmung
• Je nach Umfang der erforderlichen Maßnahmen können mehrere Folgetermine notwendig sein, um den Fortschritt der Umsetzung nachzuhalten.

Schritt 5:

• Den Mitarbeiter unterzeichnen lassen, dass er an dem Gespräch teilgenommen hat
• Verabschiedung
• Protokoll schreiben und jedem Teilnehmer ein Exemplar zukommen lassen

Leitfaden Folge- bzw. Abschlussgespräch

Schritt 1:

• Erfragen des Gesundheitszustands des Mitarbeiters
• Besprechen der umgesetzten Maßnahmen
• Überprüfung, ob alle bis heute geplanten Umsetzungsschritte erfolgt sind
• Erfragen, ob bereits Verbesserungen spürbar sind
• Offene Fragen klären

Schritt 2:

• Besprechen, ob die Maßnahmen ausreichend sind oder ob noch weitere Maßnahmen notwendig sind
• Wenn weitere Probleme aufgetreten sind, entsprechend weitere Maßnahmen diskutieren
• Wenn notwendig den nächsten Termin vereinbaren

Schritt 3:

Wenn alle Beteiligten entscheiden, dass kein weiterer Handlungsbedarf besteht und das Problem im Rahmen der Möglichkeiten behoben wurde, kann das BEM-Verfahren einvernehmlich beendet werden. Dies sollte auch dokumentiert werden.