Mitarbeiterdarlehen

Einführung

Gerade in kleineren Unternehmen kommt es durchaus häufiger vor, dass Mitarbeiter ihren Arbeitgeber um ein zinsgünstiges Darlehen bitten. Das ist ein großer Vertrauensbeweis und in vielen Fällen helfen Arbeitgeber dann auch schnell und unbürokratisch. Letztendlich haben beide Seiten einen Vorteil davon. Der Mitarbeiter bekommt ohne tiefgreifende Bonitätsprüfung einen zinsfreien oder zinsgünstigen Kredit. Für den Arbeitgeber ist dies auch eine Art Mitarbeiterbindung, da der Mitarbeiter für die Zeit der Kreditrückzahlung wahrscheinlich eher dem Unternehmen verbunden bleiben wird. Zudem wird ein Mitarbeiter, dem sein Arbeitgeber so aus der Patsche geholfen hat, ein sehr loyaler Mitarbeiter sein.

Bei allem sozialen Engagement ist es aber auch wichtig, dass Ihr euch klar macht, dass ein Arbeitgeber im Normalfall kein Kreditinstitut ist und die Risiken vielleicht auch nicht immer adäquat einschätzen kann. Aus diesem Grunde sollte eine solche Kreditvergabe gut durchdacht sein – nicht nur zu eurer eigenen Sicherheit, sondern auch aus einer Verantwortung dem Mitarbeiter gegenüber heraus. Auch rechtliche Aspekte spielen hier eine Rolle.

Wenn ihr regelmäßig Mitarbeiterdarlehen vergebt, handelt es sich dabei um eine betriebliche Lohngestaltung, bei der der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht hat. Hier behandle ich lediglich den Fall, dass ihr einem einzelnen Mitarbeiter ein Darlehen gebt. Tut ihr dies in größerem Umfang und regelmäßig, sind umfangreichere Regelungen notwendig.

Vorüberlegungen

Bevor ihr die Entscheidung für die Gewährung eines Kredites trefft, sollten die Rahmenbedingungen geklärt werden. Wenn ein Mitarbeiter mit der Bitte um einen Kredit zu euch kommt, kann es gut sein, dass er zuvor bei seiner Bank war und diese das Darlehen abgelehnt hat, weil die Bonität nicht ausreichte und keine Sicherheiten vorgelegt werden können.

Als Arbeitgeber könnt ihr euch nicht ohne Weiteres über die finanzielle Situation eures Mitarbeiters informieren. Eventuell bestehende Kredite und sonstige Verpflichtungen kennt ihr nicht bzw. wenn ihr darüber Informationen, wie z.B. eine Schufa-Auskunft habt, könnt ihr im Normalfall das Risiko nicht einschätzen. Ihr seid hier auf die umfassenden Informationen des Mitarbeiters angewiesen.

Zudem müsst ihr euch klar machen, dass ein solches Darlehen nicht in der Schufa erscheint. Für andere Kreditgeber ist somit nicht erkennbar, dass dieses Darlehen mit den entsprechenden Verpflichtungen existiert. Folglich fällt es dem betroffenen Mitarbeiter dadurch eventuell leichter, weitere Kredite aufzunehmen, von denen ihr aber erst einmal nichts erfahren würdet.

Hier ist nicht nur euer Kreditausfallrisiko relevant, ihr habt auch eine gewisse Verantwortung, euren Mitarbeiter vor Überschuldung zu schützen.

Wichtig ist es also, nicht rein aus Hilfsbereitschaft vorschnelle Entscheidungen zu treffen, sondern genau zu überlegen, welche Folgen die Kreditvergabe haben kann.

Hier sind natürlich immer die Kreditsumme und auch der Kreditzweck wichtige Faktoren. Geht es z.B. um die Überbrückung eines finanziellen Engpasses aufgrund eines persönlichen Schicksalsschlags? Oder geht es um Konsumzwecke, wie z.B. den Kauf eines neuen Fernsehers? Vielleicht geht es aber auch um die Finanzierung einer Immobilie oder um eine Fortbildung. Der Mitarbeiter ist natürlich erstmal nicht verpflichtet, euch über die Verwendung des Kredits Auskunft zu geben, allerdings seid ihr auch nicht verpflichtet, den Kredit zu gewähren. Es ist also schon sinnvoll, den Mitarbeiter zu bitten, euch Näheres zu erläutern. Wenn es zum Beispiel um eine Immobilie geht, ist auch überlegenswert, ob ihr euer Darlehen durch eine Grundschuld absichern wollt.

Grundsätzlich gilt, je höher die Kreditsumme und je weniger Sicherheit, desto genauer solltet ihr nachfragen. Nicht nur zur eigenen Absicherung, sondern auch aus einer Fürsorgeverpflichtung heraus, damit der Mitarbeiter nicht in eine Schuldenfalle gerät, aus der er nicht wieder herauskommt.

Eine weitere Komponente ist das monatliche Einkommen eures Mitarbeiters und die Einschätzung, ob er das Darlehen auch realistisch mit dem vorhandenen Gehalt zurückzahlen kann.

Sonderfall Pfändung/Abtretung

Möglicherweise habt ihr bereits eine Pfändung oder eine Abtretung von eurem Mitarbeiter erhalten oder er berichtet euch von anderweitigen Schulden.

Manchmal verschweigen Mitarbeiter so etwas auch und bitten euch, die Darlehenssumme auf ein anderes Konto zu überweisen (z.B. das des Ehepartners). In so einem Fall solltet ihr aufhorchen. Es kann sein, dass das Konto eures Mitarbeiters gepfändet wird und er auf diese Weise das Geld an der Pfändung vorbeizuschleusen versucht. Das solltet ihr natürlich nicht unterstützen.

Es kann jedoch hilfreich sein, einem Mitarbeiter ein zinsgünstiges oder zinsfreies Darlehen zur Ablösung anderer Schulden mit meist deutlich höheren Zinsen anzubieten. Manchmal sind Gläubiger bereit, auf einen Teil der Schulden zu verzichten, wenn sie einen guten Teil jetzt in einer Summe bekommen. Eurem Mitarbeiter könnte das die Möglichkeit bieten, einen Vergleich mit seinen Gläubigern auszuhandeln.

Selbst, wenn das nicht möglich ist, kann es für euren Mitarbeiter möglich sein, eine Ratenzahlung auszuhandeln, wenn ihr euch bereiterklärt, die Raten direkt von seinem Gehalt abzuziehen und an den Gläubiger zu überweisen. Damit wäre dann die Pfändung hinfällig und der Mitarbeiter hätte etwas mehr Geld zum Leben.

Das sind natürlich alles Angebote, die ihr nur dann machen könnt, wenn ihr für euren Mitarbeiter die Hand ins Feuer legt. Das Risiko ist groß und sollte gut abgewogen werden.

Vertragsinhalte

Auf jeden Fall solltet ihr eine schriftliche Vereinbarung mit eurem Mitarbeiter treffen. Dort sollten mindestens die folgenden Dinge vereinbart werden:

1. Höhe und Auszahlungszeitpunkt des Darlehens

2. Zweckbindung (Optional)

Gerade bei höheren Darlehenssummen macht es ggf. Sinn, eine Zweckbindung zu vereinbaren. Der Mitarbeiter also muss nachweisen, dass er das Darlehen auch tatsächlich für den vereinbarten Zweck verwendet und nicht statt der angegebenen Fortbildung einen neuen Fernseher kauft. Ihr könnt auch vereinbaren, dass die Auszahlung des Darlehens gar nicht an den Mitarbeiter selbst erfolgt, sondern dass ihr direkt eine vorgelegte Rechnung zahlt.

3. Regelungen zum Zinssatz

Trefft ihr keine Regelungen, ist das Darlehen auf jeden Fall zinsfrei. Auch, wenn das grundsätzlich gewünscht ist, macht es Sinn, hier eine Regelung zu treffen, die auch die Verzinsung nach einem eventuellen Austritt des Mitarbeiters zu vereinbaren. Wucherzinsen dürfen weder während noch nach dem Arbeitsverhältnis vereinbart werden.

4. Rückzahlungsraten und Tilgungsplan

Hier sollte nicht nur die Höhe der Raten vereinbart werden, sondern auch der Beginn der Ratenzahlung. Außerdem könnt ihr auch direkt vereinbaren, dass z.B. Sonderzahlungen, wie Weihnachtsgeld teilweise zur Tilgung herangezogen werden. Es sollte auch ein Tilgungsplan erstellt werden, aus dem genau ersichtlich ist, wann welche Raten gezahlt werden und wann das Darlehen dann endet.

5. Rückzahlung durch Lohnabzug

Haltet schriftlich fest, dass ihr die vereinbarten Darlehensraten vom Gehalt des Mitarbeiters abziehen dürft. Beachtet dabei aber zwingend die Pfändungsgrenzen. Sprecht hierzu bitte euren Steuerberater an.

6. Ausschluss von Abtretung und Verpfändung

Würde dem Mitarbeiter eine Lohnpfändung von anderen Schuldnern drohen, könnte es sein, dass diese Vorrang vor eurer Forderung hat und dass der Mitarbeiter nur noch Geld in Höhe der Pfändungsgrenze ausbezahlt bekommt. Das könnte bedeuten, dass ihr die Raten für das von euch gewährte Darlehen nicht mehr vom Gehalt abziehen dürft und somit die Rückzahlung des Darlehens unmöglich wird.

Aus dem Grunde solltet ihr sicherstellen, dass der Arbeitnehmer sein Gehalt nicht an Dritte abtritt oder verpfändet. Bereits bestehende Abtretungen oder Verpfändungen solltet ihr im Vertrag fixieren, damit nicht noch weitere hinzukommen und das Risiko für euch kalkulierbar bleibt.

7. Geldwerte Versteuerung

Bei zinslosen oder vergünstigten Darlehen kann es u.U. sein, dass Zinsvergünstigungen vom Mitarbeiter versteuert werden müssen. Ihr solltet auf jeden Fall mit aufnehmen, dass diese Versteuerung vom Arbeitnehmer zu leisten ist.

8. Sicherungsabtretung oder Übereignung

Für den Fall, dass der Mitarbeiter während der Darlehenslaufzeit kündigt, solltet ihr vereinbaren, dass er euch den pfändbaren Teil seines zukünftigen Einkommens bzw. anderer Ansprüche, wie z.B. Krankengeld oder Arbeitslosengeld, abtritt. Kommt er dann seiner Zahlungsverpflichtung nicht nach, könnt ihr sein Gehalt pfänden lassen und so sicherstellen, dass ihr euer Geld bekommt.

Alternativ könntet ihr auch die Übereignung des zu finanzierenden Gegenstands, Eintragung einer Grundschuld o.ä., vereinbaren. Bei einem Auto könntet ihr z.B. den Fahrzeugbrief einziehen und ihn erst herausgeben, wenn das Darlehen abgezahlt ist.

9. Vorgehensweise beim Austritt des Mitarbeiters

Hier ist es wichtig, unterschiedliche Regelungen für unterschiedliche Austrittsgründe zu vereinbaren. Bei einem gravierenden Pflichtverstoß des Mitarbeiters und daraus resultierender fristloser Kündigung, dürfte es möglich sein, das Darlehen seitens des Arbeitgebers fristlos zu kündigen und fällig zu stellen. Bei einer arbeitnehmerseitigen Kündigung ist eine solche Regelung unwirksam.

10. Informationspflichten des Mitarbeiters

Wichtig ist auch die Regelung, dass der Mitarbeiter euch bezüglich Namens- oder Anschriftenänderungen informieren muss. Das muss er im laufenden Arbeitsverhältnis sowieso, ist er aber bereits aus dem Unternehmen ausgeschieden, erhaltet ihr solche Informationen ggf. nicht mehr.

11. Nebenabreden in Schriftform

Ihr solltet festhalten, dass es keine mündlichen Nebenabreden gibt und das solche immer in Schriftform zu erfolgen haben.

12. Salvatorische Klausel

Wie auch in Arbeitsverträgen, sollte hier eine salvatorische Klausel festhalten, das ggf. unwirksame Klauseln im Vertrag nicht die Wirksamkeit der anderen Regelungen beeinträchtigen und dass die Parteien sich verpflichten, die unwirksame Bestimmung zeitnah durch eine wirksame zu ersetzen, die der ursprünglich gewünschten möglichst nahe kommt.

Diese Aufstellung soll nur der Erklärung dessen dienen, was in einen solchen Vertrag hineingehört. Für die Erstellung eines rechtssicheren Darlehensvertrages wendet euch bitte unbedingt an euren Arbeitsrechtsanwalt.

Geldwerte Versteuerung

Eventuell entstehende Zinsvorteile müssen gegebenenfalls vom Mitarbeiter versteuert werden. Die Regelung beinhaltet, dass eine Versteuerung dann zum Tragen kommt, wenn der nicht getilgte Restbetrag des Darlehens über 2.600,00 Euro beträgt. Bei Darlehen über 2.600,00 Euro fällt somit auf jeden Fall eine Geldwerte Versteuerung der Zinsdifferenz zu einem marktüblichen Zins an. Wenn das Restdarlehen im Laufe der Zeit unter diesen Betrag gerät, kann eine Versteuerung dann ab dem Zeitpunkt entfallen.

Ein möglicher Maßstab für einen marktüblichen Zins kann der veröffentlichte Effektivzins aus den Monatsberichten der Deutschen Bundesbank sein. Oder auch Marktkonditionen für vergleichbare Darlehen, die von Banken angeboten werden. Der Differenzbetrag zwischen der Verzinsung eures Darlehens und der so ermittelten marktüblichen Verzinsung ist dann steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Diese Informationen können nur einen groben Überblick geben. Für genaue Auskünfte wendet euch bitte an euren Steuerberater.