Entgelttransparenz: Was das neue EU-Recht für deinen Betrieb bedeutet
Vielleicht hast du schon davon gehört. Vielleicht hast du das Thema bisher bewusst zur Seite gelegt, weil du dir gedacht hast: Das betrifft doch eher die Konzerne. Leider muss ich diese Illusion nun zerstören… sorry!
Die EU-Gehaltstransparenz-Richtlinie ist seit Juni 2023 in Kraft. Bis zum 7. Juni 2026 muss sie in deutsches Recht umgesetzt werden. Wenn das bis dahin nicht passiert ist, dann gilt sie direkt! Das heißt für dich und dein Unternehmen: Das Thema nimmt Fahrt auf und auch, wenn die anstehenden Sanktionen noch unklar sind, können wir davon ausgehen, dass die Bußgelder bei Verstößen nicht unerheblich sein werden. Du musst dich trotz der Unklarheiten damit beschäftigen.
Was bislang galt: Das bestehende Entgelttransparenzgesetz
Dass Männer und Frauen für gleiche oder gleichwertige Arbeit gleich bezahlt werden müssen, ist kein neues Prinzip. Das steht schon seit 2017 im deutschen Entgelttransparenzgesetz. Und trotzdem hat dieses Gesetz bis heute wenig bewegt.
Warum? Weil es in der Praxis kaum anwendbar ist. Es gilt nur für Unternehmen ab 200 Beschäftigten, dort haben Mitarbeitende einen gewissen Informationsanspruch über die Gehälter des anderen Geschlechts. Es setzt allerdings voraus, dass es mindestens sechs vergleichbare Personen des anderen Geschlechts im Betrieb gibt. Und selbst wenn all das erfüllt ist, erfährt die anfragende Person nur den Median der Vergleichsgehälter und kann daraus recht wenig echte Ansprüche ableiten. Es gibt keinen direkten Anspruch auf Nachzahlung einer festgestellten Differenz, keine Sanktionen, keine direkten Konsequenzen.
Kein Wunder also, dass das Gesetz häufig als „zahnloser Tiger“ bezeichnet wird. Das Ziel ist Equal Pay zwischen den Geschlechtern – aber die Mittel, es wirklich durchzusetzen, fehlen.
Der einzige Weg, der in der Praxis zu tatsächlichen Zahlungen geführt hat, läuft über das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Allerdings ist dieser Weg mühsam und setzt voraus, dass jemand klagt. Und das passiert bislang nur in Einzelfällen. Die EU-Richtlinie will genau das ändern.
Was die EU-Richtlinie anders macht
Der Ansatz der Richtlinie ist ein anderer. Statt erst nachzusteuern, wenn es bereits eine Ungerechtigkeit gibt, soll Transparenz von Anfang an dafür sorgen, dass nicht erklärbare Gehaltsunterschiede gar nicht erst entstehen.
An dieser Stelle ist ein Missverständnis wichtig zu klären: Es geht nicht darum, dass alle das gleiche Gehalt bekommen. Unterschiede sind ausdrücklich erlaubt – für besondere Qualifikationen, besondere Leistungen, besondere Anforderungen. Sie müssen aber nachvollziehbar sein. Wer unterschiedlich bezahlt, muss das begründen können.
Das klingt zunächst abstrakt. Was es konkret bedeutet, schauen wir uns jetzt an.
Die wichtigsten Neuerungen im Überblick
Gehaltsinfos schon im Bewerbungsprozess
Nach der Richtlinie sollen Bewerberinnen und Bewerber bereits vor der Einstellung wissen, womit sie rechnen können – also Informationen über das Einstiegsgehalt, oder eine Gehaltsrange mit der möglichen Gehaltsentwicklung. Das kann in der Stellenausschreibung stehen, mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch kommuniziert werden oder auf einer Karriere-Webseite hinterlegt sein. Wie genau das im deutschen Umsetzungsgesetz geregelt sein wird, ist noch offen.
Was aber schon feststeht: Die Frage nach dem bisherigen Gehalt ist tabu. Die Richtlinie macht das ausdrücklich zu einer unzulässigen Frage. Arbeitgeber dürfen Bewerberinnen und Bewerber nicht nach ihrer Entgeltentwicklung in früheren oder laufenden Beschäftigungsverhältnissen befragen.
Pflicht zur Gehaltsverschwiegenheit – nun ein No-Go im Arbeitsvertrag
Viele Arbeitsverträge enthalten noch Klauseln, die Mitarbeitenden auferlegen, über ihr Gehalt Stillschweigen zu bewahren. Solche Regelungen sind nach der Richtlinie nicht mehr zulässig. Über die Rechtsprechung gilt das eigentlich schon heute – die Richtlinie schreibt es jetzt ausdrücklich fest. Wichtig dabei: Bestehende Verträge müssen nicht geändert werden. Die entsprechenden Klauseln sind schlicht unwirksam und Mitarbeitende dürfen dagegen verstoßen, ohne Konsequenzen zu fürchten.
Das Auskunftsrecht gilt künftig für alle
Bisher konnten Mitarbeitende in Unternehmen unter 200 Beschäftigten gar keinen Auskunftsanspruch geltend machen. Das ändert sich. Die Richtlinie sieht vor, dass das Recht auf schriftliche Auskunft über die individuelle Entgelthöhe und den Durchschnitt der Vergleichsgruppe – aufgeschlüsselt nach Geschlecht – künftig unabhängig von der Betriebsgröße gilt. Auch die bisherige Voraussetzung, mindestens sechs vergleichbare Personen benennen zu müssen, entfällt. Gerade das wird ein ziemlicher Balance-Akt, da aus Datenschutzgründen natürlich auch keine Rückschlüsse auf individuelle Gehälter von Kolleg:innen möglich sein dürfen. Hier müssen wir abwarten, wie das Gesetz oder die Rechtsprechung dies künftig lösen werden.
Objektive Stellenbewertung
Das ist das Herzstück der Richtlinie, geregelt in Artikel 10. Tätigkeiten müssen beschrieben und bewertet werden – sodass Vergleichbarkeit überhaupt möglich ist. Wer gleich oder gleichwertig arbeitet, soll das auch gleich vergütet bekommen. Wer mehr bekommt, muss das erklären können.
Die Richtlinie gibt vier Hauptkriterien vor, nach denen Tätigkeiten bewertet werden sollen: Kenntnisse und Fähigkeiten, Belastungen, Arbeitsbedingungen und Verantwortung. Jedes dieser Kriterien enthält Unterbereiche. Unter „Kenntnisse und Fähigkeiten“ fallen zum Beispiel nicht nur fachliche Qualifikationen, sondern auch soziale Kompetenzen und Kommunikationsfähigkeiten. Ob jemand im Kundenkontakt nur kurze Standardauskünfte gibt oder komplexe Verhandlungen führt, macht dabei einen Unterschied.
Die gute Nachricht: Die konkrete Ausgestaltung der Kriterien liegt beim Unternehmen. Du kannst selbst festlegen, welche Bewertungsmaßstäbe du anwendest. Aber du musst dich festlegen und das dokumentieren. Und die Kriterien müssen nachsehbar sein – also so hinterlegt, dass jemand nachvollziehen kann, warum eine Stelle so und so bewertet und vergütet wird.
Für viele Unternehmen bedeutet das, dass Stellenbeschreibungen und -bewertungen erst neu erarbeitet werden müssen. Auch müssen Vergleichsgruppen gebildet und Ausreißer müssen sauber dokumentiert werden. Das ist mit Aufwand verbunden – aber es ist auch eine Gelegenheit, Strukturen zu schaffen, die langfristig zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen können. Allerdings darf man nicht vergessen, dass Gehaltsanpassungen nach unten kaum darstellbar sein werden. D.h. in Unternehmen, in denen es große Ungleichheiten gibt, werden die Gehaltskosten steigen, weil sie voraussichtlich die unteren Gehälter an die oberen werden angleichen müssen.
Berichtspflichten ab 2027
Ab 2027 müssen bestimmte Unternehmen regelmäßig eine strukturierte Entgeltanalyse erstellen und an eine noch zu benennende zuständige Behörde melden – in Deutschland wird das voraussichtlich eine Bundesbehörde sein. Inhaltlich geht es darum, das Entgeltgefälle zwischen Männern und Frauen im eigenen Unternehmen darzustellen: also den mittleren Gehaltsunterschied zwischen den Geschlechtern, aufgeschlüsselt nach Beschäftigtengruppen. Zusätzlich muss berichtet werden, welche Maßnahmen das Unternehmen ergriffen hat, um nicht erklärbare Differenzen schrittweise zu schließen.
Wer berichtet wann? Das hängt von der Unternehmensgröße ab:
- Ab 250 Beschäftigte: Erste Pflicht im Juni 2027, danach jährlich
- 100 bis 249 Beschäftigte: Erste Pflicht ebenfalls im Juni 2027, danach alle drei Jahre
- Unter 100 Beschäftigte: Keine verpflichtende Berichtspflicht nach der Richtlinie – allerdings gelten alle anderen Pflichten (Auskunftsrecht, Entgeltbewertung etc.) trotzdem
Die Berichte werden nach aktuellem Stand öffentlich zugänglich gemacht. Das heißt: Mitarbeitende, Bewerberinnen und Bewerber und die Öffentlichkeit können sie einsehen. Das ist ein erheblicher Unterschied zu allem, was bisher galt.
Beweislastumkehr und Entschädigungsansprüche
Das, was das Bundesarbeitsgericht in seinen Einzelfallentscheidungen bereits entschieden hat, schreibt die Richtlinie nun klar fest: Bei Diskriminierungsverdacht muss der Arbeitgeber beweisen, dass keine geschlechtsbezogene Diskriminierung vorliegt. Kann er das nicht, sind direkte Entschädigungsansprüche vorgesehen. Welche Sanktionen im deutschen Umsetzungsgesetz konkret verankert werden, ist noch offen.
Was gilt für wen?
Gilt das wirklich für alle? Von der Reinigungskraft bis zum Geschäftsführer?
Ja, im Wesentlichen schon. Die Richtlinie richtet sich an alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Und es gibt inzwischen Rechtsprechung, die das auch auf angestellte Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer überträgt. Ob das so auch in der deutschen Umsetzung explizit geregelt sein wird, bleibt abzuwarten – aber die Tendenz ist klar.
Das gilt im Übrigen unabhängig davon, ob das Unternehmen tarifgebunden ist oder nicht. Auch außertarifliche Vergütung ist nicht außen vor. Zudem kann auch die tarifliche Eingruppierung durchaus auf den Prüfstand kommen.
Für Unternehmen mit Betriebsrat kommt noch etwas hinzu: Das Betriebsverfassungsgesetz sieht eine zwingende Mitbestimmung bei der Entgeltbewertung und der betrieblichen Lohngestaltung vor. Das Thema muss also gemeinsam bearbeitet werden.
Was noch offen ist
Es gibt Fragen, die sich zum jetzigen Zeitpunkt schlicht noch nicht beantworten lassen. Die Umsetzung in deutsches Recht steht noch aus. Es gibt einen Referentenentwurf, aber einen konkreten Zeitplan gibt es nicht. Die Richtlinie gilt ab dem 7. Juni 2026 direkt – was genau das für viele Details bedeutet, wird sich erst mit der Rechtsprechung zeigen.
Offen ist unter anderem, wie der Auskunftsanspruch in sehr kleinen Teams mit Datenschutz vereinbar ist, ob die Gehaltsangabe zwingend in die Stellenausschreibung muss oder andere Wege möglich bleiben, wie mit der Personalsuche über Personaldienstleister umgegangen wird und in welchem genauen Rahmen Sanktionen für deutsche Unternehmen ausgestaltet werden.
Was bedeutet das konkret für dein Unternehmen?
Gehaltsunterschiede zwischen vergleichbaren Personen sind nicht von vornherein unzulässig. Es kann berechtigte Gründe geben. Wenn zum Beispiel eine Stelle ein dreiviertel Jahr ausgeschrieben war und sich niemand für das ursprünglich angebotene Gehalt beworben hat, dann ist ein höheres Gehalt für diese Person sachlich begründbar – weil die Marktlage es erfordert hat. Manchmal gibt es auch Kollegen, die früher eine Leitungsposition hatten, degradiert wurden und ihr Gehalt als Bestandsschutz beibehalten wurde. Auch das kann, wenn es sauber dokumentiert ist, eine nachvollziehbare Begründung sein. Ob und wie aber die Begründungen dann rechtlich standhalten werden, werden im Zweifel die Gerichte beurteilen.
Was aber definitiv nicht standhält: „Das war schon immer so.“ Oder: „Die Person hat damals gut verhandelt.“
Das Bundesarbeitsgericht hat bereits entschieden, dass Verhandlungsgeschick allein kein zulässiges Differenzierungskriterium ist. Und die Richtlinie geht in dieselbe Richtung: Es zählen objektive, nachvollziehbare Kriterien – keine Zufälle aus der Einstellungshistorie.
Was das für dich bedeutet: Wenn du weißt, dass es in deinem Betrieb Gehaltsunterschiede gibt, die auf solchen Zufällen beruhen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, das zu dokumentieren oder einen Plan zu machen, wie damit umgegangen wird. Eine Absenkung bestehender Gehälter ist arbeitsrechtlich kaum möglich. Was bleibt, ist entweder eine sachliche Begründung – oder eine schrittweise Angleichung nach oben.
Und noch etwas: Der Fokus des Gesetzes liegt auf dem Vergleich zwischen Männern und Frauen. Gehaltsunterschiede innerhalb des gleichen Geschlechts sind über dieses Gesetz nicht adressiert – da wären andere rechtliche Grundlagen heranzuziehen.
Deine nächsten Schritte: Checkliste
Das deutsche Umsetzungsgesetz lässt noch auf sich warten – aber das ist kein Grund, untätig zu bleiben. Im Gegenteil: Keinesfalls solltest du damit warten, bis die ersten Auskunftsanfragen von Mitarbeitenden kommen. Unabhängig davon, welche konkreten Vorgaben das Gesetz am Ende bringt, solltest du Anfang Juni 2026 die Basis geschaffen haben. Sollte die Umsetzung in einzelnen Punkten andere Anforderungen stellen, lassen sich diese in ein bereits bestehendes Konzept deutlich leichter einarbeiten als auf der grünen Wiese. Insbesondere, wenn dein Unternehmen nicht tarifgebunden ist, sind die nachfolgenden Schritte für dich essentiell.
Ein Hinweis vorab: Je nach Unternehmensgröße und Komplexität der bestehenden Gehaltsstrukturen kann es sinnvoll sein, dir von Anfang an Unterstützung zu holen – zum Beispiel durch eine auf Vergütung spezialisierte Kanzlei oder einen HR-Beratungsanbieter. Gerade auch für das Thema Stellenbewertung und Equal-Pay gibt es inzwischen auch gute Tools, die du dafür nutzen kannst. Lass dich unbedingt auch von einer Arbeitsrechtskanzlei begleiten.
- Schritt 1: Stellenbeschreibungen erstellen und Stellen bewerten – Für jede Position im Unternehmen brauchst du eine aktuelle Stellenbeschreibung, die die Tätigkeit klar erfasst. Auf dieser Basis bewertest du die Stellen anhand der vier Kriterien der Richtlinie: Kenntnisse und Fähigkeiten, Belastungen, Arbeitsbedingungen und Verantwortung. Das ist die Grundlage für alles Weitere.
- Schritt 2: Mitarbeiterdaten auswerten – Welche Personen arbeiten in welcher Funktion, mit welcher Ausbildung und Erfahrung, in welcher Arbeitszeit – und zu welchem Gehalt? Dieser Überblick macht sichtbar, wo du stehst, bevor du anfängst, Strukturen zu schaffen.
- Schritt 3: Besonderheiten identifizieren – Im Zuge der Auswertung fallen Ausreißer auf: Personen, die deutlich über oder unter dem liegen, was ihre Stelle eigentlich hergibt. Diese Fälle müssen gesondert betrachtet werden – mit einer nachvollziehbaren Begründung oder einem klaren Handlungsbedarf.
- Schritt 4: Vergleichsgruppen bilden – Wer macht vergleichbare Arbeit? Gleiche oder gleichwertige Tätigkeiten werden zu Gruppen zusammengefasst. Innerhalb dieser Gruppen muss das Entgelt erklärbar sein – aufgeschlüsselt nach Geschlecht.
- Schritt 5: Eigene Gehaltsbänder festlegen und dokumentieren – Auf Basis der Stellenbewertungen legst du fest, welche Tätigkeiten in welche Gehaltsrange fallen. Die Bänder müssen schriftlich hinterlegt und nachvollziehbar sein.
- Schritt 6: Besonderheiten dokumentieren und ggf. Angleichungsplan erstellen – Für Gehälter, die sachlich begründet außerhalb der Bänder liegen, wird die Begründung dokumentiert. Wo eine Begründung nicht trägt, brauchst du einen realistischen Plan für eine schrittweise Angleichung – da eine Absenkung kaum möglich ist, läuft das in der Regel auf eine Anpassung nach oben hinaus.
- Schritt 7: Kommunikation von Gehaltsbändern klären – Überleg dir, zu welchem Zeitpunkt du Gehaltsbänder offenlegst: bereits in der Stellenausschreibung oder spätestens vor dem ersten Gespräch. Beides ist grundsätzlich möglich – wichtig ist, dass du dich festlegst und es konsequent umsetzt.
- Schritt 8: Handlungsplan für Auskunftsrechtsanfragen entwickeln – Wenn Mitarbeitende künftig ihr Auskunftsrecht nutzen, musst du die Vorgehensweise festlegen: Wer antwortet in welcher Form und mit welchem Inhalt? Muss ggf. ein Fachanwalt für Arbeitsrecht eingebunden werden? Ein gut definierter interner Prozess sorgt dafür, dass du die Fristen einhältst, ohne unter Druck zu geraten.
Wichtiger Hinweis für Unternehmen mit Betriebsrat: Wenn du einen Betriebsrat hast, ist das Thema Entgelttransparenz in weiten Teilen mitbestimmungspflichtig. Das gilt für die Stellenbewertung, die Einführung von Gehaltsbändern und die betriebliche Lohngestaltung genauso wie viele Schritte im Recruiting-Prozess. Das bedeutet: Der Betriebsrat muss frühzeitig einbezogen werden – nicht erst, wenn die Konzepte fertig sind, sondern schon im Prozess. Wer das von Anfang an gemeinsam angeht, spart sich spätere Reibung und kommt zu tragfähigeren Ergebnissen
Ein letzter Gedanke: Es ist auch ein Kulturthema
Gehalt ist eines der sensibelsten Themen überhaupt – weil es am Ende immer auch um die Frage geht, was jemands Arbeit wert ist. Wenn Unternehmen jetzt anfangen, Stellen zu beschreiben und zu bewerten, zum ersten Mal vielleicht, dann löst das bei Mitarbeitenden und auch Führungskräften Fragen aus. Was passiert hier? Warum wird alles so genau analysiert?
Gute Kommunikation von Anfang an ist deshalb genauso wichtig wie die rechtliche Umsetzung. Wer transparent erklärt, warum das passiert, und wer das Thema sachlich und wertschätzend angeht, wird weniger Verunsicherung erzeugen.
Es wird auch Führungskräfte und Mitarbeitende geben, die das als Chance sehen, vielleicht mehr für sich selbst oder das eigene Team herauszuholen. Der eine oder andere wird sich aber auch die Hände reiben und schon einmal die erste Auskunfts-Anfrage vorbereiten. Auch für solche Diskussionen solltet ihr gewappnet sein.
Umgekehrt hast du natürlich hier die Möglichkeit, dich positiv von anderen Unternehmen abzuheben, die ihre Hausaufgaben diesbezüglich nicht gemacht haben. Eine gut aufbereitete Gehaltstransparenz kann also auch ein echter Wettbewerbsvorteil beim Recruiting sein.
Das Ziel der Richtlinie ist grundsätzlich ein gutes. Und wer jetzt anfängt, seine Vergütungsstrukturen zu kennen und zu dokumentieren, steht am Ende besser da – nicht nur gegenüber dem Gesetz, sondern auch gegenüber seinen Mitarbeitenden.
