Ende November ist es bei vielen Unternehmen wieder so weit, das Weihnachtsgeld wird gezahlt. Was von außen so harmlos als freudiges Ereignis daherkommt, beschäftigt Personaler:innen und Unternehmer:innen aber durchaus intensiv. Arbeitsrechtlich lauern hier eine Menge kostenträchtiger Fallstricke. In diesem Beitrag möchte ich euch mit den wichtigsten arbeitsrechtlichen Regelungen bezüglich des Weihnachtsgeldes vertraut werden.
Anspruch oder freiwillig, das ist hier die Frage...
Für viele Unternehmer:innen ist das Weihnachtsgeld eine gute Gelegenheit, die Teammitglieder an einem erfolgreichen Geschäftsjahr partizipieren zu lassen. Wenn das Jahr nicht gut gelaufen ist, möchten sie logischerweise dieses Geld nicht zahlen. Wenn sich das Unternehmen sowieso in einer finanziellen Schieflage befindet, wäre ein Weihnachtsgeld natürlich fatal, weil es die Lage noch verschärft.
Was aber viele Unternehmen in der Vergangenheit übersehen haben ist, dass eventuell bereits an Anspruch der Mitarbeitenden auf die regelmäßige Zahlung des Weihnachtsgeldes entstanden ist. Das ist der Fall, wenn mehrmals ein Weihnachtsgeld in gleicher Art und Weise gezahlt worden ist, ohne dass auf die Freiwilligkeit explizit hingewiesen wurde. In dem Fall ist nämlich eine betriebliche Übung entstanden und die Arbeitnehmenden haben ein Recht auf diese Zahlung. Wenn das so ist, kann das nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Das kann man wie folgt vermeiden:
- Aufnahme in den Arbeitsvertrag, dass Sonderzahlungen freiwillige Leistungen sind, auf die für die Zukunft kein Anspruch besteht
- Zudem sollte jedes Jahr, wenn das Weihnachtsgeld gezahlt wird, ein Hinweis veröffentlicht werden, dass die Zahlung freiwillig ohne Rechtsanspruch für die Zukunft erfolgt
- Am besten erhalten jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin ein individuelles Schreiben, in dem er oder sie darauf hingewiesen wird. Wer ganz sicher sein will, lässt sich den Empfang des Schreibens quittieren.
- Außerdem kann es sinnvoll sein, die Höhe der Zahlungen von Jahr zu Jahr zu variieren
Problem bei all diesen Sicherheitsmaßnahmen ist es natürlich, dass sie den eigentlich positiven Charakter dieser Zahlungen durch das rechtlich „Kleingedruckte“ zerstören können. Hier müssen Arbeitgeber also viel Fingerspitzengefühl und eine gute Balance zwischen rechtlicher Sicherheit und dem Belohnungsaspekt finden. Wichtig ist zudem, dass klare Regeln der Zahlung aufgestellt und auch so kommuniziert werden, damit nicht versehentlich falsche Erwartungen bei Mitarbeitenden entstehen.
Grundsatz der Gleichbehandlung
Der Gleichbehandlungsgrundsatz besagt, dass ich als Arbeitgeber nicht willkürlich dem einen etwas zahlen kann und dem anderen nicht. Wenn ich einzelne Mitarbeitendengruppen unterschiedlich behandeln will, muss ich dafür einen nachvollziehbaren Grund haben, der nicht benachteiligt. Ich kann insbesondere Mitarbeitenden, die im Vergleich zu Rest sehr viel mehr verdienen, von der Zahlung ausnehmen. Umgekehrt kann ich aber Mitarbeitendengruppen, wie z.B. Minijobber:innen, Teilzeitler:innen oder auch Werkstudent:innen nicht ausnehmen.
Gerade bei geringfügig Beschäftigten (Minijobber:innen) kann das ein Problem werden, da ein Weihnachtgeld bei ihnen ggf. die Entgeltgrenze sprengen wird und dann Steuer- und Sozialversicherungspflicht eintritt. D. h. bei geringfügig Beschäftigten muss bereits bei der Vertragserstellung ein eventuell zu zahlendes Weihnachtsgeld eingerechnet werden.
Belohnung der Betriebstreue versus Entgelt für Arbeitsleistung
Arbeitsrechtlich hat es eine große Relevanz, welches Ziel die Zahlung des Weihnachtsgeldes verfolgt. Das hat nämlich Einfluss darauf, wen ich vom Weihnachtsgeld ausnehmen kann und wen nicht.
Wenn ich zum Beispiel festlege, dass das Weihnachtsgeld bis zum 31.3. des Folgejahres zurückgezahlt werden muss, zeige ich damit, dass ich die Betriebstreue belohnen möchte. Mitarbeitende dürfen das Geld nur behalten, wenn sie länger im Unternehmen bleiben. Das heißt aber, dass etwa Mitarbeitende in Elternzeit oder auch länger erkrankte Mitarbeitende einen Anspruch auf die Zahlung haben. Sie sind weiterhin Mitarbeitende des Unternehmens und somit betriebstreu. Im schlimmsten Falle erhält also ein:e Mitarbeiter:in in Elternzeit über viele Jahre regelmäßig ein Weihnachtsgeld, ohne auch nur einen Tag im Jahr gearbeitet zu haben.
Anders sieht es aus, wenn das Weihnachtsgeld einen Entgeltcharakter hat. Dann belohne ich z. B. die Arbeit des laufenden Jahres. Da erkrankte Mitarbeitende oder solche in Elternzeit nicht oder nur teilweise gearbeitet haben, kann ich hier ggf. kürzen. Hier kann es sein, dass unterjährig ausscheidende Mitarbeitende einen anteiligen Anspruch auf die Zahlung haben.
In vielen Unternehmen hat das Weihnachtsgeld jedoch einen Mischcharakter. Hier muss dann genau der Arbeitsvertrag und auch die Begründung der Zahlung geprüft werden. Am besten legt ihr diese Dinge gleich zu Beginn zusammen mit einer/m Arbeitrechtler:in fest, damit ihr da nicht versehentlich die Grundlage für zukünftige Ansprüche legt.
Übrigens...
Weihnachtsgeld gehört steuerrechtlich zu den sonstigen Bezügen, die mit der Jahreslohnsteuertabelle versteuert werden. Dadurch muss prozentual meist mehr Steuer gezahlt werden als auf das normale Gehalt. Allerdings kann dies in den meisten Fällen im Lohnsteuerjahresausgleich wieder ausgeglichen werden.
