Einführung
Das Schreiben von Vertragsänderungen führt in der Praxis oft zu sehr unübersichtlichen Personalakten. Gerade, wenn sich im Laufe der Betriebszugehörigkeit vieles geändert hat, wurden oftmals viele verschiedene Vertragsänderungen geschrieben. Teils waren sie befristet, teils wurde der befristete Sachverhalt im Nachgang einfach beibehalten, ohne dass eine schriftliche Vereinbarung getroffen wurde. Sehr häufig wurden aber auch nie irgendwelche schriftlichen Vereinbarungen getroffen.
Das kann über lange Jahre gut gehen, wenn es dann aber einmal zu Problemen kommt, zum Beispiel, weil es Konflikte über Vertragsinhalte gibt oder weil ein Mitarbeiter austritt und ein Zeugnis erhalten soll, wird es schwierig nachzuvollziehen, was in der Vergangenheit vereinbart wurde und warum. Hinzu kommt, dass dann oft ein Arbeitsvertrag Gültigkeit hat, der die aktuellen rechtlichen Gegebenheiten nicht berücksichtigt.
Aus diesem Grunde solltet ihr zum einen sicherstellen, dass alle arbeitsvertraglich relevanten Regelungen schriftlich nachvollziehbar festgelegt werden und dass nach Möglichkeit auch rechtliche Änderungen regelmäßig eingearbeitet werden.
Unterschied zwischen Vertragsänderung und Zusatzvereinbarung
In der Praxis gibt es zwei Arten, wie Änderungen schriftlich festgehalten werde.
Die Vertragsänderung ändert eine oder mehrere Regelungen in dem vorhandenen Arbeitsvertrag. Das können zum Beispiel Änderungen der geschuldeten Arbeitszeit sein oder auch Änderungen des Arbeitsortes oder der Funktionsbezeichnung des Mitarbeiters. Wichtig ist hier, dass nur dann eine Vertragsänderung geschrieben werden muss, wenn es sich um Dinge handelt, denen beide Parteien zustimmen müssen. Wenn die Vergütung erhöht werden soll oder eine Zusatzleistung zugesagt werden soll, kann dies im Normalfall einseitig durch den Arbeitgeber durchgeführt werden, da es wenig wahrscheinlich ist, dass ein Arbeitnehmer dem nicht zustimmt. Allerdings werden dann diese Zusatzleistungen häufig automatisch zum Vertragsbestandteil und der Mitarbeiter hat dann auch ein Anrecht darauf. D.h. wenn eine Leistung widerruflich oder befristet zugesagt werden soll, ist dies dennoch schriftlich festzulegen.
Zusatzvereinbarungen werden geschlossen, wenn der Mitarbeiter bestimmte Sonderaufgaben wahrnimmt, die aber nicht fest mit seiner normalen Aufgabe verknüpft sind oder wenn die Aufgaben nur sporadisch zum Tragen kommen und gesondert vergütet werden. Ein Beispiel könnte die Durchführung des Winterdienstes sein. Der Hausmeister erhält eine Zusatzvereinbarung, die eine gesonderte Vergütung und auch Regelungen zur Aufzeichnung der Arbeitszeit, Einhaltung von Ruhezeiten usw. enthält. Möglicherweise müssen aber auch ein oder zwei Vertretungen geregelt werden, die dann auch eine Zusatzvereinbarung haben.
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Erstellung von Vertragsänderungen
Eine Zusatzvereinbarung kann relativ einfach neben dem normalen Arbeitsvertrag erstellt werden. Sie greift eher wenig in den bestehenden Hauptarbeitsvertrag ein.
Anders sieht es bei einer Veränderung relevanter vertraglicher Regelungen aus. Hier finden sich häufig die verschiedensten Varianten:
- Die Vertragsänderung wird formlos vereinbart, d.h. es wird einfach ein Text geschrieben, in dem erklärt wird, was gelten soll.
- Es werden die einzeln zu ändernden Paragraphen des ursprünglichen Vertrages genannt und der vollständige Paragraph geändert.
- Es wird ein komplett neuer Vertrag aufgesetzt, der alle gültigen Regelungen des Arbeitsverhältnisses enthält.
Die erste Variante ist zwar die, die zunächst am einfachsten erscheint, birgt aber Gefahren. Es wird nicht ganz klar gemacht, welche Regelungen im vorhandenen Arbeitsvertrag ersetzt werden sollen und welche bestehen bleiben sollen. Im Streitfall besteht die Gefahr, dass sich der Mitarbeiter heraussuchen kann, welche der Regelungen für ihn nun gelten und welche nicht. Eine solche Regelung ist also viel zu schwammig und sollte vermieden werden.
Bei kleineren Änderungen bietet sich die Variante 2 an. Dort nimmt man einfach den Paragraphen des vorhandenen Arbeitsvertrages, ändert ihn, so wie es gewünscht ist und vermerkt noch, dass alle anderen Vertragsbestandteile unverändert bestehen bleiben. Hier ist dann wichtig, dass der komplette Paragraph in der Vertragsänderung wiedergegeben wird und nicht nur ein kleiner Teil davon. Hier muss man dennoch zur Sicherheit den gesamten Arbeitsvertrag noch einmal durchgehen, ob die gewünschte Veränderung noch Auswirkungen auf andere Vertragsbestandteile hat. Bei einer Änderung der Arbeitszeit wird regelmäßig auch eine Veränderung des Gehalts notwendig sein. Je nach Ausgestaltung des Urlaubs-Passus muss ggfs. auch dieser geändert werden. Diese Variante ist für befristete Vertragsänderungen die sinnvollste. Ein Beispiel könnte sein, dass ein Teilzeitmitarbeiter befristet seine Arbeitszeit erhöht, weil sein Kollege länger erkrankt ist, nach der Rückkehr des Kollegen jedoch wieder auf seine ursprüngliche Stundenzahl zurück geht.
Die sicherste Variante ist die, jedes Mal einen komplett neuen Vertrag zu schreiben. Dort wird dann natürlich die Betriebszugehörigkeit anerkannt und es wird festgelegt, dass dieser Vertrag alle vorherigen Verträge vollumfänglich ersetzt. Einzig eventuelle Zusatzvereinbarungen müssen noch berücksichtigt werden. Der große Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass ihr immer nur genau einen gültigen Vertrag habt und dass ihr im Zweifel nicht noch in vielen anderen Unterlagen Informationen zusammensuchen müsst. Zudem könnt ihr auf diese Art und Weise natürlich immer auch rechtliche Änderungen mit aufnehmen, die sich zwischenzeitlich ergeben haben. Allerdings muss dies natürlich auch immer dem Mitarbeiter erklärt werden. Gerade bei minimalen Vertragsänderungen wird der Mitarbeiter nicht bereit sein, jedes Mal einen komplett neuen Vertrag zu schließen. Ggfs. wird er Sorge haben, dass in einem neuen Vertrag für ihn nachteilige Regelungen stehen. Hier gilt es also mit Augenmaß zu agieren und zwischen den beiden letzten Varianten zu entscheiden.
In einer Vertragsänderung dürfen folgende Informationen nicht fehlen:
• Beginn und ggfs. Ende der geänderten Bedingungen.
• Hinweis auf die Betriebszugehörigkeit des betroffenen Mitarbeiters
• Hinweis, dass entweder alle anderen Vertragsbestandteile unverändert bestehen bleiben oder
• Hinweis, dass der vorliegende Vertrag alle vorherigen Arbeitsverträge ablöst und ersetzt.
Ergänzender Hinweis
Gerade bei lang andauernden Arbeitsverhältnissen kann die Personalakte durch viele Vertragsänderungen und Zusatzvereinbarungen sehr unübersichtlich werden.
Hier empfiehlt es sich, in der Personalakte eine kleine Übersicht zu machen über alle vorhandenen Vertragsänderungen und Zusatzvereinbarungen mit Gültigkeit und Inhalt. Das hilft euch später, den Überblick zu behalten
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