Plädoyer fürs Onboarding

Inhalt

Wenn ich erstmal die Vertragsunterschrift von Bewerbenden habe, habe ich sie doch im Sack. Was soll ich da jetzt noch mit Onboarding? Auch, wenn das so keiner ausspricht, so scheint es in manchem Unternehmen genauso in den Köpfen verankert zu sein. 

Als Interim Managerin starte ich alle paar Monate in einem neuen Unternehmen durch und erlebe somit immer wieder neu, was es heißt, wenn man als Neuling im Unternehmen startet und NULLKOMMANIX vorbereitet ist. Für mich gehört das zum Alltag, für solche, die in einer Festanstellung starten, ist das eine Katastrophe.

Dieser Artikel soll ein Plädoyer für ein gut durchdachtes Onboarding sein!

Onboarding – was genau ist das eigentlich?

Für viele HR-Spezialist:innen beginnt das Onboarding am 1. Arbeitstag des neuen Team-Mitglieds. Ich sage, ein gutes Onboarding beginnt am Tag der Entscheidung füreinander nach einem Bewerbungsprozess. In meiner Definition wird das Onbaording von genau diesem Zeitpunkt an durchgeführt. Es hat selten einen fixen End-Punkt, eine gute Orientierung bieten die ersten 6 Monate des Arbeitsverhältnisses. Das Onboarding beinhaltet die Kontaktpflege von der Einstellungsentscheidung bis zum ersten Arbeitsvertrag (Preboarding) und das klassische Onboarding, beginnend mit der Vorstellung des neuen Teammitglieds im Unternehmen, eine fachliche Einarbeitung und die Bekanntmachung mit der Unternehmenskultur.

Team freut sich über neues Teammitglied

Warum sollte man ein Preboarding und ein Onboarding neuer Teammitglieder durchführen?

Ganz einfach, damit sie bleiben und sich der Aufwand des Recruitings rechnet. 

Folgende Vorteile bringen Pre- und Onboarding mit sich:

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Was sind unverzichtbare Bestandteile des Onboardings?

Ein gut geplantes Preboarding

Eine gute Begleitung eines neuen Teammitglieds von der Entscheidung bis zum 1. Arbeitstag. Der Vertrag sollte sehr schnell erstellt und verschickt werden und Fragen sollten im engen Austausch kurzfristig geklärt werden. Der Kontakt sollte danach locker aufrechterhalten werden. Sei es durch regelmäßige organisatorische Fragestellungen, die zwischendurch erörtert werden, aber auch z.B. durch Team-Zusammenkünfte, zu denen der oder die neue Kolleg:in bereits eingeladen wird. Ein gebrandetes Willkommensgeschenk per Post oder ein Willkommensvideo vom Team per Whatsapp – Der Phantasie sind da keine Grenzen gesetzt. Aber bitte in Maßen, kein Stalking des neuen Teammitglieds!

Implementierung eines Patenprogramms

Der oder die Patin kann dem neuen Teammitglied all die ungeschriebenen Gesetze im Unternehmen erklären und so sicherstellen, dass der Start mit möglichst wenigen Stolpersteinen von Statten geht.

Eine ausführliche Willkommensmappe

Eine Willkommensmappe (digital oder hübsch gebunden) kann viele kleine alltägliche Fragestellungen beantworten. Angefangen von Ansprechpartnern z.B. für IT und Technik, ein Raumplan, Telefonliste oder Gebrauchsanweisungen für die Außenbeschattung oder die Kaffee-Maschine. In vielen Unternehmen werden die neuen Teammitglieder damit beauftragt so etwas zu schreiben. Meine Empfehlung ist die, dass diese nur als Tipp-Geber:innen fungieren. Die Zusammenstellung der informationen sollten schon von einem „alten Hasen (oder Häsin)“ vorgenommen werden.

Ein strukturierter Einarbeitungsplan

Das Herzstück sollte aber ein detaillierter Einarbeitungsplan sein. Damit meine ich nicht nur eine Aufstellung von Personen, die der oder die Neue kennenlernen soll. Leider wird das in vielen Unternehmen als Einarbeitungsplan verstanden. 

Natürlich ist es wichtig, dass Neulinge alle Ansprechpartner:innen im Unternehmen oder auch bei Geschäftspartnern kennenlernen. Das ist allerdings nur ein kleiner Part des Einarbeitungsplans. Neben der Sozialen Integration sollte unbedingt auch die organisatorische Komponente mit aufgenommen werden. Dazu gehören die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtschulungen aber unbedingt auch strukturierte Einweisungen in IT-Anwendungen oder Maschinenbedienung, das Durchgehen von Organisationsanweisungen usw. Ganz wichtig ist auch die genau geplante fachliche Einarbeitung. Die Einarbeitungsschritte sollten aufeinander aufbauen und es müssen auch genügend Wiederholungen eingebaut werden. Dieser Plan sollte von der verantwortlichen Führungskraft regelmäßig nachgehalten werden.

Regelmäßiges Feedback

Last but not least gehört zu einem guten Onboarding auch ein regelmäßiges Feedback. Die Termine sollten fest im Terminkalender der Führungskraft stehen. Zu Beginn häufiger, später, wenn alles gut läuft, seltener. Diese Gespräche ermöglichen es einerseits, eventuelle Unzufriedenheit oder gar Abwanderungsgedanken des neuen Teammitglieds frühzeitig zu antizipieren und gegenzusteuern. Andererseits wird so aber auch nachgehalten, ob die Arbeitsleistung der erwarteten entspricht. Ist dies nicht so, kann so frühzeitig eingegriffen werden und weitergehende Unterstützung angeboten werden. Wenn es gar nicht passt, ist es wichtig, dass zügig reagiert wird. Nach Ablauf von 6 Monaten ist eine Trennung in vielen Unternehmen nicht mehr ganz so einfach möglich. Außerdem ist es weder fürs vorhandene Team noch für den betroffenen Neuling, gut, wenn unpopuläre Entscheidungen lange hinausgezögert werden.

Brauchst du noch mehr Argumente?

Wem das noch nicht genug sachliche Gründe waren, hier noch einige ganz menschlich-emotionale:

Ein paar Ideen kannst du dir hier herunterladen, wenn du magst.

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Moin.

Ich bin Kerstin Bruns,

und das Personalwesen ist meine Berufung.

Ich möchte Menschen mit HR-Passion mit dem nötigen Handwerkszeug ausstatten, um HR in kleinen Unternehmen in Deutschland mit Herzblut und Leidenschaft umzusetzen.

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