Beschäftigung von Praktikantinnen und Praktikanten
Gerade kleine Unternehmen und Startups beschäftigen gern Praktikantinnen und Praktikanten. Das sind meist junge, wissbegierige Mitarbeitende, die – so die Hoffnung – noch formbar sind und geringere Ansprüche haben, als ihre ausgebildeten und erfahrenen Kolleg:innen – günstiger sind sie obendrein.
Dabei wird aber oft übersehen, dass die vertragliche Gestaltung von Praktika aus arbeitsrechtlicher Sicht eine echte Herausforderung sein kann.
Es gibt eine Vielzahl verschiedener Arten von Praktika, für die oftmals sehr unterschiedliche Regelungen gelten.
Für Praktikanten findet teilweise das Berufsbildungsgesetz (BBiG) Anwendung, welche Regelungen in Bezug auf Kündigungsfristen, Probezeiten und teilweise auch zur Vergütung trifft.
Zudem kommt aber noch das Mindestlohngesetz (MiLoG) zum Tragen.
In diesem Beitrag erkläre ich euch lediglich die arbeitsrechtlich relevanten Aspekte von Praktika. Informationen zu steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Belangen kann eurer Steuerberater geben.
Bedenkt bitte, dass die Erläuterungen lediglich dazu dienen können, euch mit dem Thema vertraut zu machen und ggf. Hinweise zu geben, wann ihr euch arbeitsrechtliche Beratung holen solltet. Ich bin keine Juristin, arbeitsrechtliche Beratung dürfen nur Anwälte und Anwältinnen durchführen.
Abgrenzung des Praktikumsverhältnisses zu einem regulären Arbeitsverhältnis
Um sicherzustellen, dass all die unten stehenden Regelungen für euer geplantes Praktikantenverhältnis gelten, müsst ihr zunächst prüfen, ob es sich auch wirklich um ein solches handelt.
Nur, wenn es bei der Tätigkeit darum geht, berufliche Fertigkeiten, Kenntnisse, Fähigkeiten oder berufliche Erfahrungen zu erwerben, sie aber nicht mit einer Berufsausbildung gleichgesetzt werden kann, darf von einem Praktikum gesprochen werden.
Wenn die betroffene Person bereits erforderliche Kenntnisse und Fertigkeiten für die Tätigkeit mitbringt und normal ins Tagesgeschäft eingebunden ist, dann ist von einem normalen Arbeitsverhältnis auszugehen.
D.h. in einem Arbeitsverhältnis steht die Arbeitsleistung nach Weisung des Arbeitgebers im Vordergrund, in einem Praktikantenverhältnis steht der Ausbildungszweck an erster Stelle.
⇨ Wichtig: In einem Praktikum steht der Ausbildungszweck im Vordergrund.
Schulpraktika
Oftmals müssen Schüler während ihrer Schulzeit ein oder manchmal auch mehrere Pflichtpraktika absolvieren, um eine berufliche Orientierung zu erhalten. Meist dauern diese Praktika 1-2 Wochen, manchmal auch nur wenige Tage. Da die Praktikantinnen und Praktikanten in diesen Fällen noch keine Ausbildung absolviert haben und auch noch minderjährig sind, muss hier keine Vergütung gezahlt werden. Es ist jedoch üblich, dass die Jugendlichen am Ende des Praktikums eine kleine Aufwandsentschädigung erhalten.
Wichtig ist hier, dass ihr das Jugendarbeitsschutzgesetz einhalten müsst, sofern der oder die Praktikant:in minderjährig ist. Jugendliche dürfen dann nicht mehr als 8 Stunden am Tag und nicht mehr als 40 Stunden in der Woche arbeiten. Der Arbeitstag darf nicht früher als 6 Uhr morgens beginnen und nicht später, als 20 Uhr abends enden. Bei einer Arbeitszeit von 4,5 – 6 Stunden Arbeit müssen Minderjährige mindestens eine halbe Stunde Pause machen, wenn der Arbeitstag länger, als 6 Stunden dauert, muss mindestens eine Stunde Pause gemacht werden. Zwischen Ende des Arbeitstages und Beginn des nächsten Arbeitstages müssen mindestens 12 Stunden liegen.
Bei volljährigen Praktikanten gilt das Arbeitszeitgesetz, wie für alle anderen Mitarbeiter auch.
Es gibt Schulpraktika, die im Rahmen einer Schulveranstaltung durchgeführt werden. In diesem Fall sind die Praktikanten im Normalfall über den für die Schule zuständigen Unfallversicherungsträger versichert. Handelt es sich um ein freiwilliges Schülerpraktikum, ist der oder die Schüler:in über Eure Berufsgenossenschaft versichert.
Bei Verträgen mit Minderjährigen Schülern müsst ihr immer die gesetzlichen Vertreter mit einbinden. D.h. Verträge müssen immer auch von den Erziehungsberechtigten unterzeichnet werden.
Da Schulpraktika meist über einen sehr kurzen Zeitraum laufen, erübrigt sich die Frage nach einer Probezeit. Auch kann das Praktikum von beiden Seiten ohne Einhaltung einer Frist gekündigt werden.
Pflichtpraktikum im Rahmen einer Ausbildung oder eines Studiums
Studierende oder Auszubildende, die ein Praktikum machen, das im Rahmen einer Ausbildung oder eines Studiums verpflichtend ist, haben im Normalfall keinen Entgeltanspruch. Einzige Ausnahme ist, wenn ihre Leistungen deutlich über denen liegen, die für das Praktikum erforderlich sind. Ihr könnt eine Aufwandsentschädigung zahlen, müsst dies jedoch nicht tun.
Diese Praktikanten haben zudem keinen Kündigungsschutz und somit keine Kündigungsfristen. Hier kann also mit sofortiger Wirkung ordentlich gekündigt werden. Zudem haben sie keinen Anspruch auf bezahlten Urlaub oder auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfalle.
Allerdings muss der Praktikumsinhalt sich natürlich nach der jeweiligen Studiums- oder Ausbildungsordnung richten.
Üblicherweise zahlen Arbeitgeber aber auch Pflichtpraktikant:innen eine angemessene Vergütung, gerade auch, weil sie oft natürlich Interesse an einer späteren Übergaben haben. Zudem sind inzwischen auch Interessent:innen für Praktika inzwischen sehr gefragt und somit Mangelware am Arbeitsmarkt.
Freiwilliges Praktikum im Rahmen einer Ausbildung oder eines Studiums
Freiwillige Praktika müssen vergütet werden. Ob hier der Mindestlohn greift, erkläre ich euch später in diesem Abschnitt. Unabhängig von der Vergütungsfrage haben freiwillige Praktikanten und Praktikantinnen immer einen Anspruch auf bezahlten Urlaub und Entgeltfortzahlung im Krankheitsfalle.
Was das Thema Probezeit anbetrifft, gelten die Regelungen des Berufsbildungsgesetzes. Diese besagen, dass die Probezeit maximal 4 Monate dauern darf. Innerhalb dieses Zeitraums kann das Praktikumsverhältnis von beiden Seiten ohne Einhaltung einer Frist und ohne Nennung von Gründen ordentlich gekündigt werden.
Nach Ablauf der Probezeit kann das Praktikumsverhältnis vom Arbeitgeber nicht mehr ordentlich gekündigt werden. D.h. eine Kündigung ist nur außerordentlich möglich. In dem Falle muss auch ein Kündigungsgrund genannt werden. Der Praktikant hingegen kann ordentlich kündigen mit einer Frist von 4 Wochen.
Bei einem freiwilligen Praktikum müsst ihr euch zunächst die Dauer des Praktikums anschauen:
- Dauert das freiwillige Praktikum länger als drei Monate, muss mindestens der gesetzliche Mindestlohn gezahlt werden.
- Ist das Praktikum auf maximal 3 Monate befristet, besteht zwar kein Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn, aber es besteht der Anspruch auf eine angemessene Vergütung. Diese ist allerdings gesetzlich nicht konkretisiert, hier müsst ihr dann schauen, wie viel vergleichbare Arbeitnehmer oder Auszubildende in dem Bereich verdienen. Die Vergütung darf zwar etwas darunter liegen, aber nicht maßgeblich. Wichtige Voraussetzung hier ist noch, dass zuvor kein Praktikumsverhältnis zwischen euch und dem Praktikanten bestanden hat. In dem Falle besteht dann wieder das Anrecht auf den Mindestlohn.
Wenn ihr also z.B. einen Auszubildenden zum 1.08. eingestellt habt und dieser aber schon 2 Monate vorher ein Praktikum bei euch beginnen soll, orientiert euch an der Ausbildungsvergütung des 1. Lehrjahres. Wenn es sich um einen Studenten oder eine Studentin handelt, der/die ein freiwilliges Praktikum absolviert, müsst ihr mit Augenmaß vergüten und dabei auch den Ausbildungsstand mit einbeziehen. Vielleicht findet ihr ja auch Tarifverträge, in denen Praktikumsvergütungen hinterlegt sind, an denen ihr euch orientieren könnt. Ihr dürft dabei unter dem Mindestlohn bleiben, müsst es aber nicht.
Praktika im Rahmen einer Einstiegsqualifizierung oder einer Berufsausbildungsvorbereitung
Die Einstiegsqualifizierung nach § 54a SGB III und Berufsausbildungsvorbereitung nach §§ 68-70 BBiG richten sich an junge Menschen, die aus verschiedenen Gründen keinen Ausbildungsplatz gefunden haben oder vom Entwicklungsstand noch nicht so weit sind, eine Ausbildung erfolgreich absolvieren zu können. Beide Maßnahmen werden finanziell von der Agentur für Arbeit gefördert. Eine Verpflichtung zur Zahlung des Mindestlohns gibt es nicht.
Praktikumsähnliche Vereinbarungen
Volontariate
Ursprünglich werden Volontariate hauptsächlich im journalistischen Bereich und häufig unentgeltlich angeboten. Meist laufen diese Programme 12-24 Monate und sind einer strukturierten Berufsausbildung sehr ähnlich.
Der Begriff Volontariat wird allerdings auch häufig analog zum Praktikumsbegriff verwendet. Es handelt sich jedoch arbeitsrechtlich um keinen feststehenden Begriff.
Tatsächlich richtet sich aber die Vergütungspflicht und auch alle anderen in diesem Artikel beschriebenen Sachverhalte nicht nach der Benennung des Vertragsverhältnisses, sondern nach der tatsächlichen Ausgestaltung. Hier gibt es eine Vielzahl an Variationen, die einer genauen Überprüfung bedürfen, um einzuschätzen, ob z.B. nur eine angemessene Vergütung zu zahlen ist oder der Mindestlohn. Auch die Gesetze, die ggf. anwendbar sind, variieren je nach tatsächlicher Umsetzung. Es reicht also nicht, einfach den Begriff „Volontariat“ zu verwenden, es muss sorgfältig geprüft werden, um was es sich genau handelt und die arbeitsrechtlichen Regelungen entsprechend anzuwenden.
Trainee-Programme
Trainee-Programme sind häufig darauf ausgerichtet, junge Talente für besondere (Führungs-) Aufgaben vorzubereiten. In den meisten Fällen handelt es sich bei Trainee-Programmen um klassische befristete Arbeitsverhältnisse mit allen damit verbundenen arbeitsrechtlichen Konsequenzen. Zu nennen ist hier u.A. die Mindestlohnpflicht und insbesondere auch die Anwendung aller arbeitsrechtlichen Vorgaben zur Befristung von Arbeitsverhältnissen.
Sonstige freiwillige Hospitationen oder Praktika
Manchmal sollen oder wollen Bewerbende für eine Stelle im Unternehmen einige Tage hospitieren, um das Unternehmen und die Arbeitsbedingungen kennenzulernen. Diese Einfühlungs- oder Schnuppertage stellen kein Praktikum im o.g. Sinne dar, da es sich hier nicht um die Vermittlung von Ausbildungsinhalten handelt. Solche Hospitationen sollten maximal 2-5 Tage dauern und immer mit einer vertraglichen Regelung verbunden werden, damit nicht ungewollt ein vergütungspflichtiges Arbeitsverhältnis entsteht.
Insbesondere bei Langzeitarbeitslosen gibt es zudem häufig die Möglichkeit, ein unbezahltes Praktikum zur Wiedereingliederung ins Arbeitsleben. Während dieser Praktika erhalten die betroffenen Praktikant:innen weiterhin Arbeitslosengeld. Dies sollte natürlich immer in enger Absprache mit der Arbeitsagentur erfolgen.
Alle anderen Hospitationen oder Praktika, die aus anderen Gründen, als oben erklärt durchgeführt werden und hauptsächlich länger, als einige Tage dauern, dürften nur als normale mindestlohnpflichtige Arbeitsverhältnisse durchgeführt werden.
Wendet euch bitte immer an eine Fachanwaltskanzlei für Arbeitsrecht, wenn hier Unsicherheiten bestehen.
Praktikum und Mindestlohn in der Übersicht
Hier noch einmal die Mindestlohnregelungen für Praktika im Überblick. Grundsätzlich gilt auch für Praktikanten der gesetzliche Mindestlohn als Untergrenze für die Vergütung.
Wenn es sich aber um ein Praktikum handelt, gibt es Ausnahmen, wenn es sich um:
- Ein Pflichtpraktikum im Rahmen von Ausbildung und Studium handelt
- Ein Praktikum zur Orientierung für Berufsausbildung oder Studium handelt (maximal 3 Monate)
- Ein Praktikum, das begleitend zu einer Berufs- oder Hochschulausbildung durchgeführt wird, wenn vorher noch kein Praktikumsverhältnis mit euch bestanden hat. (maximal 3 Monate)
- Einstiegsqualifizierung nach 54a SGB III oder an einer Berufsausbildungsvorbereitung nach §§ 68-70 BBiG
Bedenkt aber immer, dass Praktikanten keinesfalls als „billige Arbeitskräfte“ missbraucht werden sollten, unabhängig von der rechtlichen Situation.
Zusammenfassung der wichtigsten Informationen
Hier noch einmal eine stichwortartige Übersicht mit den wichtigsten Informationen:
1. Pflichtpraktikum:
- Keine Vergütungspflicht
- Jederzeit ohne Kündigungsfrist ordentlich kündbar
- Kein Anrecht auf Urlaub und Entgeltfortzahlung
2. Freiwilliges Praktikum kürzer als drei Monate und ohne Vorbeschäftigung:
- Kein Anspruch auf Mindestlohn
- Aber Anspruch auf angemessene Vergütung
- Es kann eine Probezeit vereinbart werden, diese muss in angemessenem Verhältnis zur Länge der Befristung stehen. Als Faustformel kann ca. ¼ der Gesamtlänge der Befristung gelten. Bei einer Befristung von 3 Monaten seid ihr also mit 2-3 Wochen auf einem guten Weg. Während der Probezeit kann das Praktikumsverhältnis jederzeit ohne Frist und ohne Angabe eines Grundes gekündigt werden.
- Nach der Probezeit nur noch außerordentlich aus wichtigem Grund kündbar. Der Grund muss in der Kündigung angegeben werden.
3. Freiwilliges Praktikum länger als drei Monate
- Anspruch auf Mindestlohn
- Maximal 4 Monate Probezeit
- In der Probezeit jederzeit ordentlich ohne Frist kündbar
- Nach der Probezeit nur noch außerordentlich aus wichtigem Grund kündbar. Der Grund muss in der Kündigung angegeben werden.
Diese Übersicht kann euch einen groben Überblick geben. Jeder Sachverhalt muss individuell geprüft werden. Auf der Internet-Seite des Bundesministeriums für Arbeit gibt es ein Klicktool, das euch anhand von Fragen einen Hinweis darauf geben kann, ob der Mindestlohn gezahlt werden muss.
Wie ihr seht, ist das Praktikum ein hochkomplexes Vertragsverhältnis. Ihr solltet hier zur Sicherheit vorab immer anwaltliche Beratung einholen und euch einen rechtssicheren Vertrag erstellen lassen. Steuerberatungskanzleien können euch zu den Steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen Auskunft geben.
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