Einführung – Disziplinarische Maßnahmen im Arbeitsverhältnis
Was tun, wenn sich jemand im Team wiederholt unkollegial verhält, gegen betriebliche Regeln verstößt oder gar der Verdacht besteht, dass er oder sie es mit der Ehrlichkeit bei Krankschreibungen nicht ganz so genau nimmt?
Disziplinarische Konsequenzen sind ein sensibles Thema. Auf der einen Seite hast du als Arbeitgeber den Wunsch und natürlich auch die Verpflichtung, dich um deine Mitarbeiter zu kümmern, auch wenn sie mal nicht so „funktionieren“, wie es fürs Unternehmen optimal wäre. Andererseits musst du aber auch wirtschaftlichen Schaden vom Unternehmen abwenden – nicht nur für dich selbst, sondern auch zur Sicherung aller Arbeitsplätze.
Gerade in kleineren Unternehmen können massive Probleme mit nur einem Teammitglied sehr schnell sogar existenzielle Probleme hervorrufen. In Unternehmen mit weniger als 10 Vollzeitbeschäftigten ist eine Trennung von einem Störenfried noch recht einfach möglich, sobald diese Mitarbeiterzahl überschritten ist, wird es jedoch schwierig. Wie kann dieser Spagat zwischen sozialer Einstellung und unternehmerischem Denken gelingen?
Handlungsmöglichkeiten bei Störungen im Arbeitsverhältnis
Das Kündigungsschutzgesetz ist ein Arbeitnehmerschutzrecht. Du hast nur wenig Möglichkeiten, Fehlverhalten nachhaltig zu sanktionieren – umso wichtiger ist es, diese Möglichkeiten auch zielgerichtet zu nutzen. In diesem Artikel möchte ich dir die gängigsten disziplinarischen Maßnahmen aufzeigen und erklären.
Bevor du dich für disziplinarische Konsequenzen entscheidest, solltest du für dich prüfen, wie gravierend die Regelverletzung deines Teammitglieds ist. Handelt es sich um eine Kleinigkeit, eine Unachtsamkeit, eine kleine Überreaktion mit falscher Wortwahl?
Handelt es sich um eine bewusste Verfehlung oder eher um eine unbewusste Handlung, die mit einem einfachen Hinweis künftig vermieden werden kann?
Wurde schon mehrfach mit dem oder der Mitarbeitenden darüber diskutiert? Wie gut kennst du ihn oder sie? Reden wir von einer einmaligen Verfehlung bei langjähriger Betriebszugehörigkeit oder befindet sich das Teammitglied erst seit Kurzem im Unternehmen? Reden wir von einer einmaligen Verspätung wegen eines Staus oder passiert das regelmäßig?
Bei kleineren Vergehen reicht vielleicht zunächst ein Gespräch. Je gravierender oder auch häufiger sein Fehlverhalten vorkommt, desto nachdrücklicher müssen die darauffolgenden Maßnahmen sein. Dabei geht es nicht nur um das Teammitglied selbst, sondern auch um das Signal in Richtung der Kolleg:innen. Gehst du mit dem Fehlverhalten einer einzelnen Person zu gelassen oder zu streng um, erzeugt es bei dem Rest der Mitarbeiterschaft entweder eine Laissez-Faire-Haltung oder aber Angst. Beides sollte vermieden werden.
Hast du jedoch den Eindruck, dass die Verfehlung so gravierend ist, dass ggf. eine fristlose Kündigung infrage kommt, musst du dir direkt arbeitsrechtliche Unterstützung hereinholen. Beginne dann umgehend mit Recherchen zum Sachverhalt, um dir ein genaues Bild zu machen. Ist eine außerordentlich fristlose Kündigung geplant, beginnt nämlich sofort nach Bekanntwerden des Fehlverhaltens eine zweiwöchige Frist zu laufen, innerhalb der du eine Kündigung übergeben haben musst. In dem Fall solltest du umgehend einen Arbeitsrechtsanwalt kontaktieren!
Du bist bereits an dem Punkt, eine Kündigung aussprechen zu müssen? Dann schau dir auch diesen Artikel an: Kündigungen wirksam zustellen.
Mildere Formen disziplinarischer Maßnahmen
Gespräche
Mitarbeitergespräche sind immer die wichtigste erste disziplinarische Maßnahme. Natürlich sollte auf jede Verfehlung ein oder mehrere Gespräche erfolgen, die dem Mitarbeiter klarmachen, dass er etwas falsch gemacht hat und auch aufzeigen, was genau der Fehler war. Natürlich sollte dein Teammitglied hier ebenfalls die Chance bekommen, sich zu den Vorwürfen zu äußern.
In einigen Fällen kann es Sinn ergeben, regelmäßig Follow-up-Gespräche mit dem betroffenen Kollegen zu führen. Das signalisiert, dass du ihn beobachtest und dass das Verhalten für dich wirklich inakzeptabel ist. Das wird gerade dann relevant, wenn sich ein Fehlverhalten schon unbewusst eingeschlichen hat und der oder die Kolleg:in bereits festsitzende Gewohnheiten verändern muss. Das klappt meist nicht von heute auf morgen und muss daher engmaschig begleitet werden. Solche Gespräche sollten immer protokolliert werden, damit alle Seiten die Möglichkeit haben, die Inhalte noch einmal nachzulesen. Ein Exemplar solltest du immer in der Personalakte ablegen, damit auch bei später auftretenden Problemen immer nachgeschaut werden kann, was in der Vergangenheit vorgefallen ist.
Achte hier unbedingt darauf, dass du dabei nicht versehentlich eine Abmahnung aussprichst. Wenn du nämlich direkt im Gespräch sagst, dass dein Teammitglied im Wiederholungsfalle mit einer Kündigung rechnen muss, hast du diesen Sachverhalt für eine Kündigung “verbraucht”. Wenn du dich also im Nachgang doch zu einer Kündigung entscheiden würdest, wäre das nicht mehr möglich, da das Verhalten bereits mit einer mündlichen Abmahnung sanktioniert wurde.
Befristete oder dauerhafte Herausnahme aus flexiblen Arbeitszeitregelungen
Bei Mitarbeitenden, die häufig zu spät kommen, kannst du – sofern du eine flexible Arbeitszeitregelung hast – dem betroffenen Teammitglied eine feste Arbeitszeit zuweisen und ihm damit für einen Zeitraum die Flexibilität nehmen, mit der es offensichtlich nicht umgehen kann. Die Androhung einer dauerhaft eingeschränkten Flexibilität kann den Lerneffekt verstärken.
Natürlich macht es neben dieser disziplinarischen Maßnahme auch Sinn, mit dem Mitarbeitenden Strategien zu entwickeln, wie er künftig Pünktlichkeit sicherstellen kann. Zudem musst du prüfen, ob deine vorhandene Regelung dieses Mittel rechtlich überhaupt ermöglicht.
Betriebsbuße
Die Betriebsbuße – diese disziplinarische Maßnahme sei hier nur am Rande erwähnt. Sie kann nur in Betrieben mit einem Betriebsrat eingeführt werden. Sie enthält etwa finanzielle Sanktionen oder Kürzungen von Gratifikationen bei bestimmtem Fehlverhalten. Ein Beispiel wäre die Beschädigung von Fahrzeugen aus dem Betriebsfuhrpark durch Unachtsamkeit (z. B. Rückwärtsfahren ohne Einweiser, obwohl ein Einweiser gemäß Betriebsordnung vorgeschrieben ist). Hier gibt es meist bestimmte Staffelungen, die sich an der Schadenshöhe orientieren. Beispielsweise kann ein bestimmter, festgelegter Betrag vom Gehalt abgezogen werden. Betriebsbußen müssen in einer Betriebsvereinbarung festgeschrieben werden und öffentlich bekannt sein. In Betrieben ohne Betriebsrat wären sie vor dem Arbeitsgericht anfechtbar.
Sonderfall: Verdacht auf vorgetäuschte Erkrankung
Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfalle ist ohne Frage eine große Errungenschaft der modernen Zeit. Für erkrankte Mitarbeitende ist sie ein Segen und dementsprechend hoch ist ihr Stellenwert. Allerdings birgt dieses Recht auch ein hohes Potenzial für Missbrauch. Lange Zeit war die Arbeitsunfähigkeit in der Rechtsprechung eine heilige Kuh, die nicht infrage gestellt werden durfte. Seit der Einführung der eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) sind dir als Arbeitgeber zudem weitere Möglichkeiten genommen worden, Hinweise auf die Richtigkeit der AU zu finden, da nicht mehr erkannt werden kann, welcher Arzt die AU ausgestellt hat.
Zwischenzeitlich ändert sich das aber und du hast bei dringendem Verdacht einer Vortäuschung einer Erkrankung deutlich bessere Chancen, in einem Gerichtsverfahren Recht zu bekommen. Aktuell gibt es ein BAG-Urteil aus 2023, das z. B. die passgenaue Krankschreibung bis zum bevorstehenden Ende des Arbeitsverhältnisses infrage stellt. Es ist also durchaus zu erwarten, dass auch in Zukunft arbeitgeberfreundlichere Urteile diesbezüglich zu erwarten sind.
Die folgenden Indizien können auf eine vorgetäuschte Erkrankung hinweisen:
- Krankschreibung oft im Zusammenhang mit Feiertagen, Wochenenden oder Urlaub
- Generell häufige Kurzerkrankungen
- Krankschreibungen im direkten zeitlichen Zusammenhang mit Auseinandersetzungen mit der Führungskraft oder unbeliebten Veränderungen im Betrieb
- Krankschreibungen im direkten zeitlichen Zusammenhang mit der Übergabe einer Kündigung
Trotz der o.g. Veränderungen in der Rechtsprechung ist das Thema Erkrankung natürlich dennoch mit großer Sensibilität zu behandeln. Die genannten Indizien können auf eine Vortäuschung hinweisen, müssen es aber nicht. Bedenke bei allen Maßnahmen immer, dass du eventuell mit einem Teammitglied sprichst, das wirklich ernsthafte gesundheitliche Probleme hat.
Krankenrückkehrgespräche
Insbesondere bei häufigen Kurzerkrankungen kann es sinnvoll sein, nach jeder Erkrankung ein Rückkehrgespräch zu führen. In dem Gespräch wird das Teammitglied nach dem Befinden gefragt und es wird darüber informiert, was im Unternehmen während seiner Erkrankung passiert ist. Zum Beispiel, wie die Arbeit aufgrund seiner Abwesenheit umorganisiert werden musste. Das ist natürlich nur dann sinnvoll, wenn du nicht weißt, dass es gravierende Gründe für die regelmäßigen Krankmeldungen gibt. Hast du jedoch den Verdacht, dass die Abwesenheiten eher persönlich motiviert sind, sind diese Gespräche ein gutes Signal für dein Teammitglied, dass es nach Abwesenheit „antreten“ muss. Auch wenn du ihn natürlich nicht fragen darfst, was er oder sie hatte, ist so ein Gespräch für Mitarbeitende durchaus unangenehm, so dass es eventuell dazu führt, dass sich sein Verhalten dauerhaft verbessert. Wie du ein Krankenrückkehrgespräch richtig vorbereitet und führst, kannst du in meinem Artikel Krankenrückkehrgespräche nachlesen.
Krankschreibung ab dem 1. Tag der Erkrankung abfordern
Ein weiteres Mittel bei häufigen Kurzerkrankungen ist es, den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit bereits ab dem ersten Tag der Krankheit abzufordern. Für den oder die Mitarbeiter:in bedeutet dies, dass er oder sie auf jeden Fall sofort zum Arzt gehen muss, was natürlich unbequem ist und somit die Gefahr eines Missbrauchs deutlich reduziert. Denke hier aber daran, dass du diese Möglichkeit ausdrücklich im Arbeitsvertrag ermöglicht haben musst. Ohne arbeitsvertragliche Regelung geht das nicht.
Beauftragung des medizinischen Dienstes
Hast du ernsthaft Zweifel an der Erkrankung deines Teammitglieds kannst du den Medizinischen Dienst (MDK) der Krankenkasse mit der Überprüfung der Diagnose beauftragen. Leider erfolgt das oft sehr verzögert. Eine nachträgliche Überprüfung der Diagnose ist nicht möglich, sie kann nur während der laufenden Erkrankung erfolgen. Bei Kurzerkrankungen kommt das also nicht infrage. Dennoch kann es für dein Teammitglied einen heilsamen Schock bedeuten, wenn plötzlich die Einladung des Medizinischen Dienstes ins Haus flattert.
Lohnkürzung bei Nichtvorlage der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
Meldet sich das Teammitglied nicht ordnungsgemäß krank, fehlt es zunächst unentschuldigt und du kannst eine Abmahnung wegen unentschuldigten Fehlens aussprechen. Solange sich der oder die Mitarbeitende nicht offiziell krank meldet, darfst du auch keinen Abruf der eAU bei der Krankenkasse starten. Du kannst dann aber zunächst den Lohn für diesen Zeitraum kürzen. Kommt dann aber nachträglich die Meldung und entsprechend auch die eAU, musst du den Betrag nachzahlen.
Klassische rechtliche Sanktionierungen
Besonderheiten für kleine Unternehmen
Die im folgenden beschriebenen Maßnahmen (Ermahnung und Abmahnung) sind rechtlich nur für Unternehmen relevant, die bereits dem Kündigungsschutz unterliegen. D.h. wenn sie mehr als 10 Vollzeit-Mitarbeitende beschäftigen. Arbeitgeber mit weniger Mitarbeitenden können zumeist ohne vorherige Abmahnung eine Kündigung aussprechen. Es ist aber dennoch sinnvoll, auch in kleineren Unternehmen vorsorglich Er- bzw. Abmahnungen auszusprechen. Schriftliche formulierte Zurechtweisungen haben immer einen höheren Stellenwert, als mündliche. Zudem kann es sein, dass ihr das Teammitglied zu einem späteren Zeitpunkt kündigen möchtet, wenn ihr die Mitarbeiter-Schwelle überschritten habt.
Wenn du bei der Berechnung der Schwelle unsicher bist, kontaktiere vor einer Maßnahme bitte unbedingt eine Anwaltskanzlei, um sicherzugehen.
Ermahnung
Die Ermahnung ist die Vorstufe zur Abmahnung. Sie hat noch keinen rechtlichen Charakter, sie gilt nicht als offizielle Warnung vor Ausspruch einer Kündigung. Eine Ermahnung kann aber ein gutes Instrument sein, um kleinere Fehlerverhalten zu sanktionieren, die voraussichtlich nicht in einer Kündigung münden sollen. In der Formulierung hat sie viele Ähnlichkeiten mit einer Abmahnung. Allerdings bist du hier deutlich freier und weniger Vorgaben unterworfen, da sie faktisch keiner rechtlichen Prüfung unterliegt. Allerdings darf sie auch keine pauschalen oder unrichtigen Vorwürfe enthalten. Ein Vorteil der Ermahnung ist, dass sie in der Personalakte verbleiben kann und nicht – wie die Abmahnung – nach einer gewissen Zeit daraus entfernt werden muss.
Versetzung – Zuweisung anderer Aufgaben
Wenn der Arbeitsvertrag des betroffenen Teammitglieds es zulässt, kannst du ihm auch in einem angemessenen Rahmen eine andere Aufgabe zuweisen – entweder befristet oder dauerhaft. Dies sollte nicht willkürlich erfolgen und natürlich im direkten Zusammenhang mit dem Fehlverhalten stehen. Wenn ein Betriebsrat vorhanden ist, sind hier Mitbestimmungsrechte zu beachten.
Abmahnung
Die Abmahnung hat eine klare Warnfunktion und ist somit auch eine Vorbereitung auf eine spätere Kündigung. Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass mindestens zwei oder drei Abmahnungen nötig sind, bis gekündigt werden darf. Grundsätzlich reicht schon eine Abmahnung. Zeigt der Mitarbeitende nach der Abmahnung wieder das gleiche Fehlverhalten, kann er grundsätzlich sofort gekündigt werden. An eine wirksame Abmahnung sind hohe Anforderungen gesetzt, sie muss sehr genau formuliert werden. Außerdem darf eine Abmahnung nicht unbegrenzte Zeit in der Personalakte verbleiben. In Unternehmen die nicht dem Kündigungsschutzgesetz unterliegen, ist eine vorherige Abmahnung vor einer Kündigung allerdings nicht notwendig. Hier darf direkt eine Kündigung ausgesprochen werden. Wenn du wissen willst, was du bei einer Abmahnung beachten musst, schau unbedingt auch in meinen Artikel über Abmahnungen.
Verhaltensbedingte ordentliche Kündigung
Die Grundvoraussetzung für eine ordentliche Kündigung ist eine vorgelagerte rechtssichere Abmahnung und ein Wiederauftreten des zuvor abgemahnten Verhaltens. Es geht also nicht, einen Mitarbeiter fürs Zuspätkommen abzumahnen, ihn anschließend aber aufgrund schlechter Leistungen zu kündigen. Wendet euch hierfür am besten direkt an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Verhaltensbedingte außerordentliche Kündigung/fristlose Kündigung
Hierfür ist keine vorherige Abmahnung erforderlich. Das unerwünschte Verhalten muss so gravierend sein, dass das Vertrauensverhältnis unwiederbringlich zerstört ist. Allerdings werden der Entscheidung keine subjektiven Überlegungen zugrunde gelegt. Hier muss schon ein gravierendes Fehlverhalten vorliegen, wie z.B. strafrechtliche Verfehlungen, Betrug o.ä..
WICHTIG: Sobald du Kenntnis von dem Fehlverhalten hast, beginnt eine zweiwöchige Frist zu laufen, innerhalb derer du eine außerordentliche Kündigung ausgesprochen haben musst. Es besteht also sofortiger Handlungsbedarf. Wende dich umgehend an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht und bespreche mit ihm die weiteren Schritte.
⇨ Bei gravierenden Pflichtverstößen besteht sofortiger Handlungsbedarf!
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