Ermahnung und Abmahnung

Die Abmahnung

Die Abmahnung hingegen hat arbeitsrechtlich eine hohe Relevanz, weswegen die Wahrscheinlichkeit durchaus gegeben ist, dass sie rechtlich geprüft wird und im Zweifel als unwirksam erklärt wird.

Die Abmahnung soll eine Warnfunktion für den Mitarbeiter darstellen, die ihm signalisiert, dass er bei wiederholtem Fehlverhalten die Kündigung erhält. Zudem soll sie ihm die Chance geben, sein Verhalten zu ändern. Sie muss immer vor einer ordentlichen verhaltensbedingten Kündigung erfolgen.

Ohne eine vorherige Abmahnung mit erneutem gleichartigen Fehlverhalten ist eine verhaltensbedingte ordentliche Kündigung unwirksam. Einzig bei einem sehr dramatischen Pflichtverstoß (Straftat, Betrug o.ä.) ist sie erlässlich, in dem Falle spricht man eine außerordentliche fristlose Kündigung aus.

Aufgrund ihrer Funktion werden an eine Abmahnung hohe Maßstäbe gesetzt.

a. Grundsätzliche Hinweise zur Abmahnung:

• Die Abmahnung kann zwar mündlich erfolgen, das ist aber aus Gründen der Beweisbarkeit nicht sinnvoll.
• Es ist Vorsicht geboten bei Gesprächen über ein Fehlverhalten. Keinesfalls sollte in diesem Gespräch gesagt werden, dass gegebenenfalls eine Kündigung droht. In dem Falle ist eine Abmahnung erfolgt und das Fehlverhalten kann nicht mehr zum Ausspruch einer Kündigung herangezogen werden. Mit einer Abmahnung verzichtet ihr als Arbeitgeber auf weitere arbeitsrechtliche Sanktionen. Ausnahme ist natürlich das Abmahnungsgespräch selbst, in dessen Verlauf ihr dem Mitarbeiter die Abmahnung aushändigt.
• Abmahnungsberechtigt sind alle Personen, die disziplinarisch weisungsberechtigt sind.
• Wenn auch nur ein Sachverhalt in der Abmahnung nicht richtig dargelegt wurde, ist sofort die ganze Abmahnung unwirksam. Daher sollten nicht mehrere unterschiedliche Fehlverhalten in einer Abmahnung verarbeitet werden. Besser verfasst ihr für jedes Fehlverhalten eine gesonderte Abmahnung.
• Es gibt rechtlich keine Frist, innerhalb derer eine Abmahnung ausgesprochen werden muss. Dies ist ein Mythos. Faktisch könntet ihr auch noch zwei Jahre nach dem Fehlverhalten abmahnen. Dennoch ist es natürlich sinnvoll, dies zeitnah zu tun.
• Eine Frist zur Verhaltensänderung müsst ihr dem Arbeitnehmer grundsätzlich nur dann einräumen, wenn sich das Problem nicht von heute auf morgen abstellen lässt. Dennoch solltet ihr nicht direkt am Tag nach der Abmahnung eine Kündigung aussprechen, da ansonsten die Vermutung entstehen könnte, dass ihr von vornherein die Kündigung geplant hattet und die Abmahnung quasi nur als formaljuristische Pflichtvoraussetzung zur Kündigung durchgeführt habt.
• Die Abmahnung kann aber nicht zeitlich unbegrenzt als Vorstufe zur Kündigung herangezogen werden. Es gibt keine festgelegten Fristen dafür. Als Faustformel könnt ihr davon ausgehen, dass für die Kündigung aufgrund kleinerer Verstöße zwei bis die Jahre zugrunde gelegt werden und bei größeren Themen fünf Jahre. Nach dieser Frist muss eine erneute Abmahnung erfolgen.
• Mahnt ihr den immer wieder gleichen Sachverhalt mehrfach hintereinander ab, verliert die Abmahnung ihre Warnfunktion. Ihr könnt also nicht viermal wegen Zuspätkommens abmahnen und beim fünften Mal kündigen. In dem Falle müsst ihr bei der letzten Abmahnung ganz klar formulieren, dass dies die letzte Abmahnung ist.
• Es gibt keine festgelegten Fristen, wann Abmahnungen aus der Personalakte entfernt werden müssen. Als Faustformel kann hier ein Zeitraum von drei bis vier Jahren genannt werden. Allerdings hat es auch keine Folgen, wenn ihr die Abmahnung nicht aus der Akte entfernt. Dies wird erst relevant, wenn der betroffene Mitarbeiter dies verlangt. Natürlich müssen zu Unrecht ausgesprochene Abmahnungen sofort entfernt werden.

b. Inhaltliche Anforderungen

• Der Sachverhalt muss sehr detailliert und genau geschildert werden. Am besten unter Nennung von Uhrzeiten, genauer Erklärung, wer was wann getan hat, wer Zeuge war und was das Ergebnis der Handlung war. Hier reicht keine allgemeine Erklärung, der Sachverhalt muss minutiös, so detailgenau wie möglich geschildert werden.
• Es muss ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass der Arbeitnehmer gegen seine arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen hat.
• Es muss eine deutliche Aufforderung zur Verhaltensänderung geben.
• Ihr müsst zudem noch einmal genau erklären, wie genau das richtige Verhalten ausgesehen hätte.
• Am Ende muss eine klare Warnung stehen, dass im Wiederholungsfalle arbeitsrechtliche Sanktionen drohen, die bis zu einer ordentlichen oder außerordentlichen Kündigung führen können. Der Hinweis auf die Kündigungen ist unerlässlich. Ohne diesen Hinweis ist die Abmahnung unwirksam.

  Grundsätzlich ist es angeraten, einen Arbeitsrechtsanwalt hinzuzuziehen, wenn ihr der Meinung seid, dass die Abmahnung ihr Ziel nicht erreichen wird und dass es erneut zu Fehlverhalten kommen wird. Wenn nämlich die Abmahnung unwirksam ist, wird auch eine eventuell darauf aufbauende Kündigung dadurch unwirksam.

Interessante Gesetze, Urteile und Quellen