Arbeitsverhältnisse mit Studentinnen und Studenten
Die Beschäftigung von Studentinnen und Studenten erfreut sich bei Arbeitgebern einer hohen Beliebtheit. Die Vorstellung: Sie sind flexibler, als normale Arbeitskräfte und vor allem billiger. Das stimmt nur bedingt. Worauf du als Arbeitgeber achten musst und welche Stolperfallen es gibt, erfährst du in diesem Artikel.
Einführung
Ähnlich, wie Minijobber werden Werkstudent:innen gerne als flexible Arbeitskräfte eingestellt, die einspringen, wenn es brennt, die mal kommen und mal nicht kommen, je nachdem, wie es die betrieblichen Notwendigkeiten einerseits und der Stundenplan andererseits zulassen.
Im Normalfall dürfen Studentinnen und Studenten bis zu 20 Wochenstunden während des Semesters und maximal 40 Stunden in der vorlesungsfreien Zeit arbeiten, ohne dass hierfür Beiträge zur Kranken-, Pflege- oder Arbeitslosenversicherung anfallen. Das nennt man dann Werkstudentenprivileg. Eine Verdienstgrenze gibt es hier nicht. Das macht sie aus Arbeitgebersicht zu kostengünstigen Arbeitskräften.
Allerdings haben auch Student:innen keinen besonderen arbeitsrechtlichen Status. Sie sind Arbeitnehmende, wie alle anderen auch, mit den gleichen Rechten, wie jeder andere eurer Mitarbeitenden.
Definition des Studenten
Das Werkstudentenprivileg gilt für ordentliche Studierende. D.h. sie sind an einer Hochschule immatrikuliert und das Studium nimmt den überwiegenden Anteil der Zeit und der Arbeitskraft des oder der Studierenden in Anspruch. Die letztere Frage stellt sich insbesondere bei Langzeitstudierenden. Hier ist die Faustformel, dass bei einer Studiendauer von bis zu 25 Semestern weiterhin von einem Studentenstatus ausgegangen werden kann. Wenn ein Student oder eine Studentin ein Urlaubssemester einlegt, gilt das Werkstudentenprivileg nicht. Auch nicht, wenn es sich um ein duales Studium handelt.
Arbeitsrechtliche Einordnung von Werkstudenten
Bei Werkstudent:innen gehen Arbeitgeber meist davon aus, dass sie sehr flexibel eingesetzt werden können. Manchmal können sie nicht zur Arbeit kommen, weil sie Klausuren schreiben müssen oder auch, weil sie einfach andere Pläne haben. Dafür bestellt man sie an Tagen, an denen nichts zu tun ist, einfach ab. Wenn mal mehr zu tun ist, ruft man sie an und wenn sie Zeit haben, kommen sie zur Arbeit. Bezahlt bekommen sie den vereinbarten Stundenlohn, aber nur dann, wenn sie auch arbeiten. Wenn sie krank sind, oder nichts zu tun ist, erhalten sie nichts.
Leider ist diese Vorstellung aus arbeitsrechtlicher Sicht unrealistisch. Faktisch ist ein Werkstudent ein Arbeitnehmer, wie jeder andere.
Angefangen beim Urlaubsanspruch, der in gleicher Höhe besteht, wie er bei all euren anderen Mitarbeitenden auch existiert. Wenn ein:e Werkstudent:in krank ist, müsst ihr ebenfalls Lohnfortzahlung leisten.
Auch gilt das Kündigungsschutzgesetz. D.h. wenn ihr regelmäßig mehr als 10 Vollzeit-Mitarbeiter beschäftigt, könnt ihr einen Werkstudierende nicht einfach kündigen. Auch besonderer Kündigungsschutz bei Schwerbehinderung, Schwangerschaft usw. gilt hier analog. Befristungen unterliegen den gleichen Vorgaben, wie bei allen anderen Mitarbeitern.
Es besteht ebenfalls das Anrecht auf den gesetzlichen Mindestlohn (Ausnahme: Pflichtpraktikum s.u.) sowie auf Sonderzahlungen, die ihr an eure Mitarbeitenden zahlt. Hier dürft ihr sie nicht ausnehmen.
Nicht zuletzt gilt auch für Werkstudent:innen das Arbeitszeitgesetz. Alle Regelungen, wie Höchstarbeitszeiten, Pausenzeiten, Verbot der Sonntagsarbeit usw. gelten auch für sie.
Du studierst und möchtest dich über eine Werkstudierenden-Tätigkeit informieren? Dann findest du hier umfassende Informationen: https://www.arbeitsrechte.de/werkstudententaetigkeit/
Die 20-Stunden Grenze
Für Studentinnen und Studenten gilt die Regelung, dass, wenn sie mehr, als 520 Euro verdienen und maximal 20 Stunden während des Semesters arbeiten, keine Versicherungspflicht in Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung besteht. Sofern es sich nicht um eine kurzfristige Beschäftigung handelt, müssen sie aber in die gesetzliche Rentenversicherung einzahlen. Diese Vergünstigungen werden unter dem Begriff Werkstudentenprivileg zusammengefasst.
Es gibt zwei Ausnahmen davon. Wenn Studierende gelegentlich am Wochenende oder in den Abend- und Nachtstunden arbeiten, dürfen sie ausnahmsweise mehr, als 20 Stunden arbeiten. Allerdings darf dies nicht regelmäßig, geplant und unbefristet stattfinden. Der Zeitraum, innerhalb dessen dies stattfindet, darf nicht mehr als 26 Wochen andauern. Ansonsten entfällt das Werkstudentenprivileg und es müssen volle Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden.
Während der vorlesungsfreien Zeit dürfen Studierende die Stunden-Grenze überschreiten und maximal 40 Stunden arbeiten.
Eine Verdienstobergrenze gibt es für Studenten und Studentinnen nicht, sie dürfen also so viel verdienen, wie sie wollen, allerdings werden die Verdienste natürlich versteuert.
Achtung: Wenn ein Student oder eine Studentin mehrere Tätigkeiten ausübt, werden diese zusammengerechnet. Das gilt auch dann, wenn es sich bei der zweiten Tätigkeit um einen Minijob handelt. In dem Falle besteht dann Versicherungspflicht in allen Sozialversicherungszweigen.
⇨ Achtung: Wenn ein Student mehrere Tätigkeiten ausübt, werden diese zusammengerechnet. Das gilt auch dann, wenn es sich bei der zweiten Tätigkeit um einen Minijob handelt. In dem Falle besteht dann Versicherungspflicht in allen Sozialversicherungszweigen.
Praktikum und Mindestlohn
Während Werkstudierende arbeiten, um Geld zu verdienen und ihr Studium zu finanzieren, ist das Ziel eines Praktikums, praktische Erfahrungen für das zukünftige Berufsleben zu sammeln. Grundsätzlich gilt für Student:innen der gesetzliche Mindestlohn als Untergrenze für die Vergütung.
Wenn es sich aber um ein Praktikum handelt, gibt es Ausnahmen, wenn es sich um:
- Ein Pflichtpraktikum im Rahmen von Ausbildung und Studium handelt
- Ein Praktikum zur Orientierung für Berufsausbildung oder Studium handelt (maximal 3 Monate)
- Ein Praktikum, das begleitend zu einer Berufs- oder Hochschulausbildung durchgeführt wird, wenn vorher noch kein Praktikumsverhältnis mit euch bestanden hat. (maximal 3 Monate)
Hier findet ihr weitere Informationen zur Beschäftigung von Praktikant:innen.
Befristung von Werkstudenten
Für Studenten gibt es keine Erleichterungen für die befristete Einstellung. Hier gilt das Teilzeit- und Befristungsgesetz vollumfänglich. Das Thema Befristungen ist sehr umfangreich und würde den Umfang dieses Artikels sprengen. Wenn ihr hierzu einmal mehr Infos haben möchtet, schreibt mir gern eine E-Mail, dann schreibe ich mal einen Expertenartikel dazu.
Wenn ihr für maximal 2 Jahre (für neu gegründete Unternehmen 4 Jahre) befristen wollt und zuvor noch kein Arbeitsverhältnis mit euch bestanden hat, kommt eine sachgrundlose Befristung in Betracht.
Andernfalls muss es einen Sachgrund geben. Das Studium selbst kann nur dann als Sachgrund herangezogen werden, wenn nicht bereits im Vertrag flexible Arbeitszeiten vereinbart werden, die den besonderen Herausforderungen des Studiums gerecht werden. Wenn ihr also bis zum Ende des Studiums sachgrundbefristen wollt, ist große Vorsicht geboten. Wendet euch in diesen Fällen unbedingt an einen Fachanwalt oder eine Fachanwältin für Arbeitsrecht. Im schlimmsten Falle können die Studierenden im Nachgang auf einen unbefristeten Arbeitsplatz klagen.
Konsequenzen für den Arbeitgeber
Selbstverständlich solltet ihr für Werkstudierende unbedingt einen schriftlichen Arbeitsvertrag erstellen. Hierfür solltet ihr immer eine Vertragsvorlage arbeiten, die ein:e Fachanwalt/Fachanwältin für Arbeitsrecht individuell für euch erstellt hat. Sofern der Vertrag mit Sachgrund befristet werden soll, solltet ihr auf jeden Fall Kontakt zu einem Arbeitsrechtsanwalt oder einer Anwältin aufnehmen, um zu überprüfen, ob der Sachgrund rechtssicher ist. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Befristung unwirksam ist und der oder die Student:in im Anschluss ein unbefristetes Arbeitsverhältnis hat.
Fordert zu Beginn des Arbeitsverhältnisses und danach regelmäßig zu Semesterbeginn eine Immatrikulationsbescheinigung ab. Im Arbeitsvertrag solltet ihr hinterlegen, dass der Studentenstatus Grundlage für das Arbeitsverhältnis ist.
Zudem solltet ihr festlegen, an welchen Tagen der oder die Werkstudent:in normalerweise wie viele Stunden arbeitet und dies dokumentieren. Das ist wichtig, damit ihr die Urlaubstage richtig zuordnen und auch die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfalle leisten könnt. Beides wird schwierig, wenn die normalen Arbeitstage nicht festgelegt sind. Seit 2022 gibt es umfangreiche Dokumentationspflichten für Arbeitsverträge. Hier solltet ihr eure Anwaltskanzlei befragen. U.a. müssen Arbeitenehmende konkret und schriftlich mitgeteilt bekommen, wie die Lage und die Verteilung ihrer Arbeitszeit festgelegt ist.
Die Arbeitszeiten solltet ihr sorgfältig dokumentieren, am besten den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit, damit ihr nachweisen könnt, dass ihr den gesetzlichen Mindestlohn auch zahlt. Die Dokumentation könnt ihr zwar dem oder der Student:in auferlegen, die Verantwortung tragt dennoch ihr, d.h. ihr müsst das regelmäßig kontrollieren. Es reicht nicht, dies im Arbeitsvertrag zu fixieren. Bewahrt diese Unterlagen mindestens bis zur nächsten Prüfung der Sozialversicherung auf.
Achtet auch sehr sorgfältig auf die Einhaltung der Höchstgrenzen bei der Wochenarbeitszeit, auch diese Verantwortung könnt ihr nicht an den Arbeitnehmende delegieren.
Lasst euch von den Studierenden auch unterschreiben, dass keine weiteren Arbeitsverhältnisse gibt. Wenn dies der Fall ist, werden die Arbeitszeiten aller Arbeitsverhältnisse zusammengerechnet und es besteht volle Sozialversicherungspflicht.
Bei einer Überschreitung der Höchstarbeitszeiten bei Werkstudent:innen entfällt dessen Werkstudentenprivileg. Sie werden dann voll sozialversicherungspflichtig in allen Sozialversicherungszweigen. Im Zweifel müsst ihr dann alle Beiträge nachzahlen, auch den Arbeitnehmeranteil. Ob ihr dieses Geld von den Studierenden zurückerhaltet, ist fraglich.
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