Einführung
Der Arbeitsvertrag ist aus rechtlicher Sicht das Herzstück des Arbeitsverhältnisses. Hier kann man vieles falsch machen und er sollte gut durchdacht sein. Idealerweise haben alle Mitarbeitenden die gleichen Grundverträge. Lediglich individuelle Regelungen bezüglich Gehalt und Arbeitszeit weichen voneinander ab. Das macht euch das Leben leichter, wenn das Unternehmen wächst. Euer oberstes Ziel sollte sein, einen rechtssicheren Standardvertrag zu haben, der nur marginal auf den oder die jeweilige:n Mitarbeiter:in angepasst wird. Neben einer vereinfachten Administration erleichtert es euch, später notwendige Änderungen ebenso einheitlich zu gestalten. Zudem trägt es zur Gerechtigkeit bei, da Sonderregelungen dadurch maßgeblich reduziert werden.
In diesem Artikel gebe ich euch einen Überblick darüber, was gemeinhin im Arbeitsvertrag geregelt ist und ich erklären, wie bestimmte Teile zu verstehen sind.
Ich würde euch dringend empfehlen, keine Arbeitsvertrags-Vorlagen aus dem Internet zu verwenden. Ihr könnt hier nie sicher sein, dass sie rechtssicher und aktuell sind. Auch Vorlagen von Steuerberater:innen sind oft nicht arbeitsrechtlich überprüft. Investiert lieber einmal in eine gute, rechtlich fundierte Vorlage von einer Fachanwaltskanzlei und lasst eure Vorlagen in regelmäßigen Abständen überarbeiten.
Sofern ihr einen Betriebsrat habt, sind einige Regelungen, die ich hier erkläre, möglicherweise bereits in Betriebsvereinbarungen geregelt. Unterliegt ihr einem Tarifvertrag, haben die dort hinterlegten Regeln Gültigkeit.
Zustandekommen eines Arbeitsvertrages
Zunächst einmal gibt es für einen Arbeitsvertrag keine Schriftformerfordernisse. Ihr könntet also einen Vertrag per Handschlag schließen. Allerdings wird es schwer, die erfolgten Absprachen nachzuweisen. Es mag zu Beginn alles in Ordnung sein und eine vertragliche Regelung daher nicht nötig erscheinen – gerade auch dann, wenn es sich um Freunde oder Verwandte handelt. Sollte es aber einmal zu Auseinandersetzungen kommen, gerät man schnell in die Bredouille. Insofern ist immer anzuraten, einen Vertrag entweder Old School mit Papier und Tinte zu unterzeichnen, oder eine digitale Unterschrift (z. B. DocuSign) zu wählen.
Wichtig ist aber, dass eine Befristung im Arbeitsvertrag zwingend schriftlich (also in Papierform) erfolgen muss, und zwar unbedingt, bevor der oder die neue Mitarbeiter:in seine Arbeit aufnimmt. Beginnt ein neuer Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin ohne unterzeichneten Vertrag bei euch zu arbeiten, besteht sofort ein Arbeitsverhältnis, und zwar unbefristet.
Das neue Nachweisgesetz
Im Sommer 2022 hat es eine weitreichende Änderung des Nachweisgesetzes gegeben, die den Personalabteilungen erhebliche administrative Zusatzarbeiten beschert hat. Bis zur Änderung musste ein Arbeitgeber nach Abschluss des Arbeitsvertrages lediglich innerhalb von einem Monat die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses niederlegen. Diese Regelung war allerdings bislang kaum von Bedeutung, da Arbeitgeber keine Konsequenzen bei Nichteinhaltung zu fürchten hatten. Das hat sich seit 2022 maßgeblich geändert. Zum einen drohen erhebliche Geldstrafen, zum anderen wurden die zu dokumentierenden Vertragsbedingungen erheblich detaillierter erfasst. Um dem ganzen die Krone aufzusetzen, wurde für die Dokumentation die Schriftform festgelegt. Das heißt, die Dokumentation der Vertragsbedingungen musste seitdem in Papierform mit händischer Unterschrift erfolgen.
Anfang 2025 wurde dies glücklicherweise geändert – seitdem kann auch die Dokumentation gemäß Nachweisgesetz auch auf elektronischem Wege erfolgen. Aufgrund der drohenden Geldbußen muss dennoch sichergestellt werden, dass der Zugang der Dokumentation nachweisbar ist. Am besten lasst ihr euch den Empfang quittieren.
Die Änderung des Nachweisgesetzes führte dazu, dass sich Arbeitgeber Gedanken über ihre Arbeitsvertragserstellung machen mussten. Habt ihr hier noch keine Lösung gefunden, solltet ihr umso dringender eure Arbeitsrechtskanzlei kontaktieren. Es gibt hier zwei Lösungen, die genutzt werden:
- Die Dokumentation der Arbeitsbedingungen wird direkt in den Arbeitsvertrag mit aufgenommen. Dadurch werden die Arbeitsverträge deutlich umfangreicher und der Arbeitgeber muss an einigen Stellen auf sein Direktionsrecht verzichten und Dinge vertraglich regeln, die er bislang einseitig anordnen konnte.
- Der Arbeitsvertrag wird wie bisher geschlossen und nicht geändert. Die notwendigen Dokumentationen gemäß Nachweisgesetz werden in einem sogenannten Sideletter niedergelegt. Dieser Sideletter wird dann einseitig durch den Arbeitgeber unterzeichnet dem oder der Mitarbeitenden übergeben. Dies hat den Vorteil, dass das Direktionsrecht in bestimmten Fällen bestehen bleibt, da der Arbeitgeber diesen Sideletter einseitig unterzeichnet und somit auch einseitig wieder ändern kann. Nur die im Arbeitsvertrag hinterlegten Regelungen bedürfen dann der Zustimmung des/der Mitarbeitenden.
Welche der beiden Lösungen für euch die Richtige ist, solltet ihr unbedingt mit eurer Fachanwaltskanzlei diskutieren. Ich persönlich würde immer den Weg des Sideletter wählen.
Durch die Erleichterungen des Nachweisgesetzes ist die administrative Abwicklung wieder deutlich einfacher geworden. Bei unbefristeten Verträgen kann nun eine digitale Unterschrift auf dem Arbeitsvertrag erfolgen und auch der Nachweis gemäß Nachweisgesetz auf digitalem Wege übermittelt werden. Bei Anbietern, wie DocuSign, kann dann eine Empfangsbestätigung durch den Arbeitnehmer ebenfalls auf digitalem Wege erfolgen.
Aus persönlicher Erfahrung kann ich die Nutzung einer solchen digitalen Lösung sehr empfehlen. Die Administration ist sehr unkompliziert, und die Geschwindigkeit der Vertragsunterzeichnung ist unschlagbar. Insbesondere dann, wenn die internen Unterzeichner oft unterwegs und nicht vor Ort im Büro sind.
Einige weitere Informationen findet ihr in meinem Blog-Artikel zum Thema.
Wichtigste Inhalte des Arbeitsvertrages
Zunächst einmal besteht die sogenannte Vertragsfreiheit. Grundsätzlich kann also der Inhalt des Arbeitsvertrages frei geregelt werden. Zum Schutz der Mitarbeitenden gibt es jedoch gesetzliche Regelungen, die eingehalten werden müssen.
ACHTUNG: Ich gehe in meinen Erklärungen davon aus, dass ihr die Details in einem Sideletter (siehe Erklärungen des Nachweisgesetzes oben) klärt. Wollt ihr die Pflichtinhalte direkt im Arbeitsvertrag klären, müsst ihr im Vertrag deutlich ausführlicher werden, als ich es hier erkläre
Beginn und Befristung des Arbeitsverhältnisses
Hier wird geregelt, wann der oder die Mitarbeitende die Tätigkeit bei euch aufnimmt. Zudem sollte hier klar definiert werden, ob und wie lange das Arbeitsverhältnis befristet werden soll. Sofern ein Sachgrund für die Befristung vorliegt, sollte dieser hier ebenfalls genannt werden.
Manchmal kommt es vor, dass ein:e Mitarbeiter:in noch nicht sicher ist, wann er oder sie das Arbeitsverhältnis antreten kann, weil unbekannt ist, ob der bisherige Arbeitgeber auf die Einhaltung der Kündigungsfrist besteht oder nicht. In dem Falle ist es möglich, den Starttermin z. B. zum 01.01.2026 oder früher aufzunehmen. So kann euer künftiges Teammitglied sicher sein, dass es auch zu einem früheren Zeitpunkt starten kann. Den tatsächlichen Beginn solltet ihr dann noch einmal bestätigen und auch gegenzeichnen lassen. Sofern der Vertrag ohne Sachgrund befristet ist, müsst ihr darauf achten, dass die Befristung dadurch keinesfalls versehentlich länger als zwei Jahre festgeschrieben wird, ansonsten ist die Befristung unwirksam. Ausnahmen gelten hier für neu gegründete Unternehmen, für sie gelten etwas lockerere Befristungsvorgaben.
Beim Unterbreiten des Vertragsangebots solltet ihr immer eine Frist setzen, wie lange ihr euch an das Vertragsangebot gebunden fühlt, damit das Angebot nicht unnötig lange im Raum steht und ihr auch schnell Planungssicherheit habt. Nicht selten versuchen vorherige Arbeitgeber, ihre guten Mitarbeitenden durch bessere Angebote zu halten. Je mehr Zeit ihr den Verhandlungen gebt, desto größer die Gefahr, dass euer neues Teammitglied dann doch nicht bei euch startet.
Bei allem Reiz, den, die eine neue Aufgabe mit sich bringt, überwiegt dann oft doch die Angst vor dem Neuen und es wird dann doch aus Sicherheitserwägungen die bekannte Umgebung mit besseren Konditionen gewählt – egal, wie groß der Leidensdruck bislang war. Hinzu kommt, dass natürlich auch andere Arbeitgeber umso länger die Chance haben, euch das gefundene Top-Talent abtrünnig zu machen. Wählt also keine allzu lange Frist. Wenn ihr den Vertrag digital unterzeichnen lasst, reicht eine Woche, wird er in Papierform unterzeichnet, würde ich 2 Wochen als Frist empfehlen.
Tätigkeit, Versetzung, Arbeitsort
Dieser Passus sollte sehr kurz und knapp gehalten werden. Die rechtliche Vorgabe findet sich in § 106 GewO. Dieser besagt:
» Der Arbeitgeber kann Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher bestimmen, soweit diese Arbeitsbedingungen nicht durch den Arbeitsvertrag, Bestimmungen einer Betriebsvereinbarung, eines anwendbaren Tarifvertrages oder gesetzliche Vorschriften festgelegt sind. Dies gilt auch hinsichtlich der Ordnung und des Verhaltens der Arbeitnehmer im Betrieb. Bei der Ausübung des Ermessens hat der Arbeitgeber auch auf Behinderungen des Arbeitnehmers Rücksicht zu nehmen. «
D. h. ihr könnt relativ viel einseitig festlegen – am besten verweist ihr im Arbeitsvertrag einfach auf diesen Paragrafen. Natürlich müssen hier beide Interessen berücksichtigt werden und es darf keine willkürlichen oder gar diskriminierenden Vorgaben geben. Auch müssen ggf. neu zugewiesene Aufgaben mindestens gleichwertig sein.
Die meisten Arbeitsrechtler raten hier dazu, keinen Arbeitsort aufzunehmen und auch nur eine Bezeichnung der Tätigkeit ohne besondere Konkretisierungen. Natürlich fordern die meisten Arbeitnehmer hier eine genaue Festlegung. Diese solltet ihr idealerweise im Sideletter gem. Nachweisgesetz vornehmen und nicht im Arbeitsvertrag selbst.
Vergütung
Unter diesem Punkt sind sämtliche Vergütungsbestandteile genannt. Normalerweise steht hier ein Monatsgehalt oder ein Stundenlohn. Ihr müsst natürlich den gesetzlichen Mindestlohn beachten.
Außerdem sollte hier ein Passus stehen, der festlegt, dass Sonderzahlungen freiwillig sind und darauf kein Anspruch für die Zukunft besteht. Dieser Passus schützt euch allerdings nicht vor der sogenannten „betrieblichen Übung“, die z.B. aus einer mehrfachen Weihnachtsgeldzahlung resultiert. Hier müsst ihr weitere Maßnahmen ergreifen, um keinen Rechtsanspruch zu generieren. Mehr dazu findest du in meinem Artikel zum Thema Weihnachtsgeld.
Zudem sollte ein Abschnitt enthalten sein, der festlegt, dass Sonderzahlungen um die Zeiten gekürzt werden, in denen das Arbeitsverhältnis ruht und kein Anspruch auf Entgelt besteht. Hier geht es z.B. um die Elternzeit.
Habt ihr keinen Betriebsrat, ergibt es Sinn, zu erwähnen, dass ihr als Arbeitgeber Kurzarbeit anordnen dürft, sofern die Voraussetzungen für den Bezug von Kurzarbeitergeld vorliegen. Damit stellt ihr sicher, dass ihr diese Regelung im konkreten Fall nicht mit jedem und jeder Mitarbeitenden individuell verhandeln müsst.
Gemäß Nachweisgesetz müssen die Gehaltsbestandteile relativ detailliert beschrieben werden. Dies kann entweder im Vertrag, oder auch im Sideletter erfolgen. Gibt es hierzu Betriebsvereinbarungen, muss auf diese verwiesen werden.
Arbeitszeit
Im Normalfall wird die Wochenstundenzahl festgelegt. Da die Verteilung der Arbeitszeit dem Direktionsrecht des Arbeitgebers unterliegt, sollte an dieser Stelle darauf hingewiesen werden, dass sich Verteilung und Lage der Arbeitszeit nach der betrieblichen Einteilung richtet. Damit stellt ihr sicher, dass ihr es seid, die im Zweifel festlegen können, wann gearbeitet wird. Auch hier spielt wieder das neue Nachweisgesetz eine wichtige Rolle. Die Verteilung und Lage der Arbeitszeit muss schriftlich niedergelegt werden. Erfolgt dies direkt im Arbeitsvertrag, kann diese nicht mehr einseitig per Direktionsrecht geändert werden.
In diesem Vertragspassus sollte auch festgelegt werden, dass Arbeitnehmende verpflichtet sind, zumutbare Überstunden, Mehrarbeit und Sonn- und Feiertagsarbeit zu leisten, wenn dies angeordnet wird. Natürlich immer unter Berücksichtigung gesetzlicher Regelungen.
Häufig findet man in Arbeitsverträgen den Passus, dass alle Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sind. Dieser Passus ist in den meisten Fällen unwirksam. Es darf nur ein kleiner Teil Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sein. Eine Faustformel sind ca. 10 % der Gesamtstundenzahl. Achtung, hier bitte unbedingt darauf achten, dass der Mindestlohn auch dann noch eingehalten wird, wenn die entsprechende Mehrarbeit geleistet wird. Einzig bei Mitarbeitenden, die über der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung (2025 liegt sie bei 96.600 EUR pro Jahr) verdienen, dürfen Überstunden pauschal abgegolten werden.
Urlaub
Sofern ihr mehr Urlaub gewährt als den gesetzlichen Mindesturlaub, unterscheidet eindeutig zwischen dem gesetzlichen Urlaub und dem Zusatzurlaub, den ihr zusätzlich gewährt. Dies ist deshalb wichtig, weil Arbeitnehmende in bestimmten Situationen ein Anrecht auf den gesetzlichen Mindesturlaub haben, aber nicht auf den Zusatzurlaub, wenn dieses Recht ausgeschlossen wird. Unter bestimmten Vorgaben darf Urlaub bei einer Langzeitkrankheit für einen bestimmten Zeitraum nicht verfallen. Hier könnt ihr sicherstellen, dass zu mindesten der Zusatzurlaub verfallen darf. Gleiches gilt, wenn jemand unterjährig austritt, auch hier ist diese Unterteilung wichtig.
Ein weiterer zu beachtender Punkt ist die Regelung, wann und unter welchen Bedingungen nicht genommener Urlaub verfällt. Da sich hier die Rechtsprechung häufig ändert, solltet ihr gemeinsam mit eurer anwaltlichen Beratung überlegen, ob und was ihr dazu konkret in den Vertrag aufnehmen wollt. Der neueste Stand der Rechtsprechung ist, dass ihr eure Mitarbeitenden regelmäßig über ihre verbleibenden Urlaubstage informieren und ihnen ebenfalls mitteilen müsst, dass diese verfallen, wenn sie sie nicht im laufenden Kalenderjahr nehmen. Ansonsten verfallen diese Tage nie – auch nicht nach der gesetzlichen Frist von drei Jahren.
Krankheit/Abwesenheit
In diesem Abschnitt legt ihr fest, auf welche Weise sich ein:e Arbeitnehmer:in im Krankheitsfall bei euch melden muss. Muss er sich telefonisch melden und bis wann muss er dies getan haben? Seit Anfang 2023 gibt es die Verpflichtung zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für Versicherte in der gesetzlichen Krankenversicherung. Damit entfällt für diese Arbeitnehmenden die Verpflichtung zur Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) beim Arbeitgeber, da dieser sie elektronisch bei der Krankenkasse abrufen muss. In vielen Standardarbeitsverträgen finden sich noch Regelungen zur Vorlage der AU. Dieser Passus ist unwirksam und sollte dahingehend geändert werden, dass sie nur für nicht gesetzlich Versicherte gilt.
Üblicherweise müssen Arbeitnehmende innerhalb von drei Tagen über die eAU den Nachweis der Erkrankung erbringen (nicht mehr, indem sie den „gelben Zettel“ abgeben, sondern indem sie dies vom Arzt digital bestätigen lassen). Der Arbeitgeber kann dies auch bereits ab dem ersten Tag einfordern. Diese Möglichkeit solltet ihr in euren Vertrag mit aufnehmen. Meldet sich z. B. ein:e Arbeitnehmer:in häufig aus verschiedenen Gründen krank und ihr habt Anlass, diese Gründe anzuzweifeln, ist es eine gute disziplinarische Maßnahme, den Nachweis ab dem ersten Tag einzufordern.
Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist gesetzlich festgelegt, insofern sind dort keine Regelungen notwendig.
Vorübergehende Verhinderung/Sonderurlaub
Ein wichtiger Paragraf ist der § 616 BGB. Dort werden bestimmte bezahlte Freistellungsansprüche von Mitarbeitenden geregelt, wie z. B. bezahlte Arztbesuche während der Arbeitszeit, bezahlte Freistellung zur Betreuung eines kranken Kindes oder auch Sonderurlaubstage bei Hochzeiten, Geburten von Kindern oder Sterbefällen naher Angehöriger. Diesen Paragrafen kann man vertraglich ausschließen. Da hier nicht unerhebliche Freistellungsansprüche entstehen können, ist meine Empfehlung den Paragrafen vertraglich auszuschließen und eine eigene klare Regelung für bezahlte Freistellungen in bestimmten Fällen zu finden.
Verschwiegenheitspflicht
Natürlich sollte ein Passus zur Verschwiegenheitspflicht nicht fehlen, damit eure Mitarbeitenden nach dem Austritt keine Dienstgeheimnisse ausplaudern.
Nebentätigkeit
Grundsätzlich könnt ihr euren Mitarbeitenden den Nebenjob nicht verbieten. Einzig, wenn die Haupttätigkeit seine Leistung in eurem Unternehmen beeinträchtigt, wenn durch sie die gesetzliche Höchstarbeitszeit überschritten wird und wenn der Arbeitnehmer beim Wettbewerb tätig werden will, könnt ihr eine Nebentätigkeit ablehnen. Ihr solltet auf jeden Fall aufnehmen, dass der Arbeitnehmer eure Genehmigung vorher einholen soll, damit ihr informiert seid.
Probezeit und Kündigung
Sofern es sich um ein befristetes Arbeitsverhältnis handelt, müsst ihr unbedingt darauf verweisen, dass das Arbeitsverhältnis während seiner Laufzeit ordentlich kündbar ist, da das bei befristeten Arbeitsverhältnissen nicht automatisch der Fall ist.
Die Probezeit ist der Zeitraum, in dem eine kürzere Kündigungsfrist vereinbart werden kann. Für einen Zeitraum von maximal sechs Monaten kann die Kündigungsfrist auf zwei Wochen verkürzt werden. Ihr könnt auch eine kürzere Probezeit vereinbaren. Seit 2022 ist zu beachten, dass die Probezeit bei befristeten Verträgen in einem angemessenen Verhältnis zur Länge der Befristung stehen muss. Faustformel bei befristeten Verträgen ist, dass die Probezeit nicht länger als 1⁄4 der Gesamtbefristung betragen sollte. Denkt bitte unbedingt daran, auch die Länge der Kündigungsfrist während der Probezeit im Vertrag explizit anzugeben. Ist keine Frist angegeben, gilt automatisch die Frist nach der Probezeit!
Wichtig ist noch, dass die Probezeit nicht zu verwechseln ist mit der Wartezeit gem. Kündigungsschutzgesetz. Die Wartezeit beträgt immer sechs Monate. In dieser Zeit greift das Kündigungsschutzgesetz noch nicht, d. h., ihr könnt ohne Angabe von Gründen kündigen. Fallt ihr noch nicht unters Kündigungsschutzgesetz, ist dieser Punkt für euch nicht von Belang. Die Probezeit ist lediglich der Zeitraum, innerhalb dessen eine verkürzte Kündigungsfrist vereinbart wird.
Wenn dir das noch nicht richtig klar ist, lies unbedingt meinen Artikel zum Thema Probe- und Kündigungsschutz.
In diesem Teil des Arbeitsvertrages legt ihr außerdem die Kündigungsfrist nach der Probezeit fest. Hier gilt es gut abzuwägen. Einerseits bedeutet natürlich eine längere Kündigungsfrist auch eine längere Gehaltszahlung, wenn ihr kündigt, andererseits, bindet ihr besonders wichtige Mitarbeitende damit länger ans Unternehmen. Mein Credo ist hier: Reisende sollte man ziehen lassen. Letztendlich weiß man nie, ob der oder diejenige dann auch wirklich eine gute Übergabe durchführt, wenn die Entscheidung zur Kündigung einmal gefallen ist. Zudem findet man innerhalb dieser Frist auch äußerst selten eine neu geeignete Kraft, so dass eine Einarbeitung durch den Vorgänger selten überhaupt stattfindet. Besser ist es aus meiner Sicht, sicherzustellen, sich nicht zu abhängig von einzelnen Mitarbeitern zu machen.
Des Weiteren müsst ihr noch entscheiden, ob die gesetzlich längeren Kündigungsfristen auch für die Mitarbeitenden gelten sollen. Diese stehen im § 622 BGB. Auch hier gilt es zu überlegen, ob Mitarbeiter mit einer langen Betriebszugehörigkeit automatisch länger gehalten werden müssen.
Für euch gelten diese verlängerten Fristen auf jeden Fall. Soll dies auch für die Mitarbeitenden gelten, müsst ihr auch das vertraglich fixieren. Ansonsten habt ihr im Laufe der Zeit eine längere Kündigungsfrist als der Mitarbeiter.
Überdies sollte hier noch eine Regelung zum Thema Freistellung stehen. Grundsätzlich könnt ihr Arbeitnehmende nicht einfach freistellen, wenn das Arbeitsverhältnis gekündigt wurde. Dies müsst ihr im Arbeitsvertrag vermerken, da es durchaus in eurem Interesse sein kann, eine:n gekündigte:n Mitarbeiter:in nicht mehr im Haus haben zu wollen.
Zu guter Letzt ist es auch wichtig, dass im Vertrag eine Regelung getroffen ist, die das Arbeitsverhältnis mit Eintritt der Regelaltersrente beendet. Wenn ein solcher Passus fehlt, läuft das Arbeitsverhältnis auf Lebenszeit, d. h., eure Mitarbeitenden können theoretisch so lange arbeiten, wie sie wollen und ihr müsstet das Arbeitsverhältnis kündigen – mit allen damit verbundenen rechtlichen Risiken und Kosten. Viele Altverträge haben noch das Lebensalter 65 als Enddatum im Vertrag stehen. Findet ihr eine solche Regelung in euren Verträgen, solltet ihr diese ändern, da sie unwirksam ist und somit keine automatische Beendigung des Arbeitsvertrages erfolgt.
Nachvertragliches Wettbewerbsverbot
Habt ihr Sorge, dass ein:e Mitarbeiter:in kündigt und sein/ihr Wissen zu einem Wettbewerber mitnimmt, könnt ihr ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot aufnehmen. Allerdings müsst ihr für diesen Zeitraum die Hälfte der vereinbarten Vergütung weiterzahlen – das ist also nicht ganz billig und will gut überlegt sein.
Nutzung von Internetzugang und E-Mail-Dienst
Hier solltet ihr klar regeln, dass alle EDV-Einrichtungen und Telefone nur zu dienstlichen Zwecken genutzt werden dürfen und dass dies auch überprüft wird. Warum ist das wichtig: Bei längerer Krankheit oder auch nach Austritt von Mitarbeitenden dürft ihr aus Gründen des Datenschutzes und aufgrund des Fernmeldegeheimnisses nicht in die Emails euer Mitarbeitenden schauen, sofern davon auszugehen ist, dass dort auch private Mails zu sehen sind. Ihr solltet ebenfalls festlegen, dass Arbeitnehmende im Urlaubsfall dafür sorgen müssen, dass Mails weitergeleitet werden und der Arbeitgeber bei Krankheit die Weiterleitung selbst in die Wege leiten darf.
In dem Zusammenhang bedenkt auch, dass durch Akzeptieren der privaten Nutzung eine „betriebliche Übung“ entsteht, so dass ihr dieses nachträglich nicht wieder einschränken könnt.
Verfalls-/Ausschlussfristen
Auf den ersten Blick erscheint dieser Vertragsteil unwichtig und man überliest ihn gern – er hat es aber in sich und wenn man hier etwas falsch macht, kann das teuer werden.
Dieser Passus regelt, wann gegenseitige Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verfallen und wie sie geltend gemacht werden müssen. Die Frist darf nicht willkürlich gewählt sein, es müssen aber mindestens 3 Monate sein. Kürzere Fristen sind unzulässig. Habt ihr etwa einem Mitarbeiter zu viel Geld gezahlt, bleiben auch nur drei Monate Zeit, das Geld zurückzuverlangen. Umgekehrt kann der Mitarbeiter zu wenig gezahltes Geld auch nur drei Monate lang einfordern. Wichtig ist hier, dass die Geltendmachung in Textform erfolgen muss. Das bedeutet, dass z. B. auch eine E-Mail ausreicht. Wichtig ist zudem, dass ihr auch die Frist regelt, innerhalb derer nach der offiziellen Geltendmachung der Anspruch gerichtlich geltend gemacht werden muss (auch hier Minimum 3 Monate). Diese 2. Stufe darf auf keinen Fall fehlen.
In vielen Verträgen steht, dass sie schriftlich (also in Papierform) erfolgen muss, das ist seit 2016 unwirksam. D. h., Verträge, die nach dem 01.10.2016 geschlossen wurden, müssen hier den Begriff Textform nutzen, der Begriff Schriftform macht dann den ganzen Paragrafen unwirksam. Meist bekommt der Passus nach Austritt des Mitarbeiters Relevanz, gerade dann ist die Wahrscheinlichkeit von Rechtsstreitigkeiten aber am größten.
Umfang des Bereicherungsanspruchs
Dieser Passus wird oft übersehen und vergessen, kann aber auch sehr wichtig sein. Die Berufung auf den Einwand auf Entreicherung gemäß § 818 BGB solltet ihr vertraglich ausschließen.
Worum geht es hier? Es kommt durchaus vor, dass in der Lohnabrechnung der Fehler passiert, dass deutlich zu viel Geld überwiesen wird. Wenn der betroffene Arbeitnehmer dieses Geld dann sofort ausgibt – für Dinge, die er sich sonst nicht geleistet hätte – kann er sich im Zweifel auf den Einwand der Entreicherung beziehen und muss das Geld nicht zurückzahlen.
Da das häufiger vorkommt, als man denkt, solltet ihr dies vertraglich ausschließen.
Hinweis zur Meldung bei der Agentur für Arbeit
Dieser Passus beinhaltet die Informationspflicht gegenüber den Mitarbeitenden, dass sie sich drei Monate vor Ablauf des Vertragsverhältnisses bei der Agentur für Arbeit arbeitssuchend melden müssen, bzw. unverzüglich nach Bekanntwerden der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Das gilt nicht nur für befristete Arbeitsverhältnisse, sondern auch für gekündigte Arbeitsverhältnisse. Ihr seid als Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitnehmenden davon in Kenntnis zu setzen. Bei befristeten Arbeitsverträgen kommt ihr dieser Verpflichtung mit diesem Passus im Arbeitsvertrag nach, im Falle einer Kündigung nehmt ihr den Hinweis am besten noch in das Kündigungsschreiben oder die Kündigungsbestätigung auf.
Besondere Regelungen
Meine Empfehlung an euch: erstellt einen besonderen Paragrafen, in dem ihr entweder zusätzliche Regelungen aufnehmt oder auf Abweichungen zum Standardvertrag hinweist. Dann müsst ihr später nicht den ganzen Vertrag durchsehen, sondern seht die Sonderregelungen auf einen Blick.
Vertragsänderungen, Nebenabreden, Salvatorische Klausel
Hier regelt ihr:
- dass alle Änderungen, Ergänzungen und die Aufhebung des Vertrages der Schriftform bedürfen
- dass dieser Vertrag alle vorherigen schriftlichen und mündlichen Absprachen ersetzt,
- dass eine unwirksame Bedingung im Vertrag die anderen Bedingungen nicht berührt,
- dass anstelle der unwirksamen, eine ähnliche, wirksame Bestimmung vereinbart werden muss
Ihr solltet außerdem festschreiben, dass euch die Arbeitnehmenden über Adressänderungen oder Änderung von Familienstand, Kinderzahl usw. unverzüglich in Kenntnis zu setzen habe
Abschließende Informationen zum Arbeitsvertrag
Unterzeichnung
Achtet insbesondere bei befristeten Verträgen bei der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages darauf, dass er vor Arbeitsbeginn von beiden Seiten unterschrieben wird.
Es ist sinnvoll, jede Seite des Arbeitsvertrages mit einer Paraphe zu markieren. Das kann z.B. ein kleines handschriftliches Kurzzeichen an der unteren rechten Ecke sein. Damit stellt ihr sicher, dass keine der ersten Seiten im Nachhinein nicht ausgetauscht wird.
Wählt ihr die digitale Unterzeichnung des Vertrages, denkt daran, dass bestimmte Informationen in Schriftform, also mit Originalunterschrift auf Papier dem oder der Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden müssen. Den Zugang müsst ihr im Streitfall später auch nachweisen können.
Bezugnahmen auf Tarifverträge
Seid ihr nicht tarifgebunden, achtet darauf, dass in keinem eurer Arbeitsverträge auf einen Tarifvertrag Bezug genommen wird. Das würde nämlich bedeuten, dass der oder die betroffene Mitarbeitende Anrecht auf Regelungen aus dem Tarifvertrag hätte. Oft kommt so etwas vor, wenn versehentlich Vertragsvordrucke von Arbeitgeberverbänden verwendet werden. Stoßt ihr in einem eurer Alt-Verträge auf eine solche Vereinbarung, solltet ihr euch an eine Arbeitsrechtskanzlei wenden und einen Weg finden, mit den betroffenen Mitarbeitenden einen neuen Vertrag zu schließen.
Überraschende Klauseln
Administration
Einen kleinen Tipp möchte ich euch noch für eure Administration geben. Verwendet bitte die Standardverträge nach Möglichkeit immer unverändert. D.h. legt fest, welche Bestandteile individuell sind (z.B. Gehalt und Arbeitszeit) und welche nicht geändert werden sollen. Manchmal ist es unumgänglich, für einzelne Mitarbeitende individuelle Regelungen zu vereinbaren, die vom Standardvertrag abweichen. In so einem Fall solltet ihr immer einen zusätzlichen Paragrafen einfügen, der abweichende Regelungen auf einen Blick beschreibt. So seht ihr auch viele Jahre später immer auf einen Blick, wo es Besonderheiten gibt.
Verträge sind so individuell, wie das Leben
Diese Übersicht kann nur die wichtigsten Grundlagen erklären. Es gibt eine Vielzahl wichtiger Regelungen, die für Unternehmen wichtig sein können, die hier nicht enthalten sind. An dieser Stelle möchte ich noch einmal darauf hinweisen, dass dieses PDF euch lediglich die Inhalte ein wenig näher bringen soll, damit ihr mit eurem Anwalt oder eurer Anwältin auf Augenhöhe besprechen könnt, was individuell für euch nötig ist. Die konkrete Ausgestaltung überlasst bitte unbedingt Fachanwält:innen.
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