Minijob - das musst du als Arbeitgeber beachten
Geringfügig Beschäftigungen – umgangssprachlich Minijobs genannt – erfreuen sich hoher Beliebtheit. Für den Arbeitgeber sind es günstige Beschäftigte, die zudem noch flexibel eingesetzt werden können. Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen können sich über eine Lohnauszahlung ohne Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen freuen. Aber ist dieses Modell für dich als Arbeitgeber wirklich so attraktiv? In diesem Artikel erkläre ich dir, worauf du bei Minijobbern achten musst und zeige dir die Stolperfallen auf.
Einführung
Geringfügig Beschäftigungen – umgangssprachlich Minijobs genannt – erfreuen sich hoher Beliebtheit. Für den Arbeitgeber sind es günstige Beschäftigte, die zudem noch flexibel eingesetzt werden können. Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen können sich über eine Lohnauszahlung ohne Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen freuen. Aber ist dieses Modell für dich als Arbeitgeber wirklich so attraktiv? In diesem Artikel erkläre ich dir, worauf du bei Minijobbern achten musst und zeige dir die Stolperfallen auf.
Arbeitsrechtliche Einordnung des Minijobs
Minijobber werden oft mit der Vorstellung eingestellt, dass man ihnen einen Stundenlohn zahlt und dass auch nur gearbeitete Stellen vergütet werden müssen. Auch gehen viele Unternehmen davon aus, dass sie einen Minijobber jederzeit kündigen können, wenn sie ihn nicht mehr benötigen. Oftmals wissen auch die Mitarbeiter um ihre Rechte nicht.
Tatsächlich ist es aber so, dass Minijobber genau die gleichen Rechte und Ansprüche haben, wie alle anderen Arbeitnehmer. D. h. es gelten die gleichen Regelungen im Hinblick auf eventuelle Befristungen.
Auch haben sie einen Anspruch auf bezahlten Urlaub – hier dürfen sie nach dem Gleichbehandlungsgrundsatz auch nicht benachteiligt werden. D. h. ihr dürft ihnen nicht den gesetzlichen Mindesturlaub geben, während alle anderen Mitarbeiter mehr Urlaubsanspruch haben. Auch müsst ihr ggf. Sonder- oder sogar Bildungsurlaub zugestehen.
Zudem müsst ihr für einen Minijobber auch Entgeltfortzahlung im Krankheitsfalle zahlen, der Anspruch auf Mutterschaftsgeld besteht ebenfalls. Es kann auch sein, dass Anspruch auf Entgeltfortzahlung für eine Kur besteht.
Außerdem haben Minijobber, wie alle anderen Arbeitnehmer, das Recht auf den gesetzlichen Mindestlohn sowie auch auf alle Sonderzahlungen, wie Weihnachts- und Urlaubsgeld, sofern ihr sie euren anderen Arbeitnehmern zahlt.
Wenn ihr euch im Kündigungsschutzgesetz befindet, muss auch bei Minijobbern nach Ablauf der ersten 6 Monate ein Grund für eine Kündigung vorliegen und die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sein. Es ist dann also nur eine personen-, betriebs- oder verhaltensbedingte Kündigung möglich. Besonderer Kündigungsschutz, z. B. wegen Schwerbehinderung oder Schwangerschaft, besteht gleichermaßen.
Nicht zuletzt gilt auch für Minijobber das Arbeitszeitgesetz. Alle Regelungen, wie Höchstarbeitszeiten, Pausenzeiten, Verbot der Sonntagsarbeit usw. gelten auch für sie.
Sozialversicherungsrechtliche Aspekte
Ihr zahlt zwar als Arbeitgeber anteilig Beiträge in die Sozialversicherungszweige pauschal ein, der Mitarbeiter ist aber dadurch nicht krankenversichert. Er muss sich also anderweitig versichern.
Gleiches gilt für die Arbeitslosenversicherung. Der Arbeitgeber führt zwar einen kleinen Beitrag ab, der Mitarbeiter erwirbt aber keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld und kann daraus resultierend auch kein Kurzarbeitergeld erhalten.
Wohl besteht aber die Unfallversicherung über die Berufsgenossenschaft.
Grundsätzlich besteht Versicherungspflicht in der Rentenversicherung, der Mitarbeiter kann sich aber auf eigenen Wunsch davon befreien lassen.
Die Versicherungsfreiheit kommt bei einigen Personengruppen nicht in Betracht, dazu gehören Auszubildende und Teilnehmer an einem freiwilligen sozialen oder ökologischen Jahr. Im Zweifel fragt euren Steuerberater.
Folgen für Arbeitgeber
1. Sinnhaftigkeit überprüfen
Auch, wenn die Minijobregelung auf den ersten Blick sehr einfach aussieht und natürlich für den Mitarbeiter durchaus attraktiv ist, solltet ihr als Arbeitgeber genau hinsehen. Zum einen zahlt ihr im Normalfall ca. 30% Pauschalabgaben auf den Lohn. Das ist in vielen Fällen sogar mehr, als ihr bei normalen Anstellungen als Lohn-Nebenkosten zahlt.
Hinzu kommt, dass der Mitarbeiter nicht einmal Ansprüche aus euren Beitragszahlungen ziehen kann. Ihr zahlt an die Krankenversicherung und an die Arbeitslosenversicherung, ohne dass daraus ein Leistungsbezug entstehen kann. Außerdem habt ihr einen erhöhten administrativen Aufwand bei der Urlaubsberechnung, Lohnabrechnung sowie der ständigen Kontrolle der Einhaltung der Verdienstgrenze. Nicht zu vergessen ist das Risiko hier etwas falsch zu machen, sehr hoch. D. h. die Gefahr von Nachzahlungen und sogar Bußgeldern ist nicht zu unterschätzen. Meistens führt der Einsatz von Minijobbern zu deutlich mehr manueller Verwaltungsarbeit. Hier müsst ihr die Angemessenheit zuvor überprüfen.
Nicht zu vergessen, dass ein Minijobber genau die gleichen Ansprüche hat, wie alle anderen Arbeitnehmer auch. Die Hoffnung, dass ihr Minijobber immer nur dann einsetzen könnt, wenn ihr sie gerade braucht und unbezahlt nach Hause schicken könnt, wenn keine Arbeit da ist, erfüllt sich leider nicht. Sie haben einen Anspruch auf die vereinbarte Arbeitszeit, ruft ihr diese nicht ab, befindet ihr euch im Annahmeverzug. Das Gehalt müsst ihr dann trotzdem zahlen.
Eine leichte Flexibilisierung bietet das sogenannte Abrufarbeitsverhältnis, in dem eine bestimmte Mindestarbeitszeit vereinbart wird und darüber hinaus in einem festgelegten Rahmen mehr Arbeitsstunden abgerufen werden. Diese Vertragsform ist auch in Kombination mit dem Minijob möglich. Allerdings ist das ein hochkomplexes Vertragskonstrukt mit einem noch höheren administrativen Aufwand, als es die geringfügige Beschäftigung ohnehin schon ist.
2. Dokumentation
Zunächst einmal solltet ihr auch für einen Minijobber unbedingt einen schriftlichen Arbeitsvertrag erstellen.
Bei Minijobbern existieren erhöhte Anforderungen an die Aufzeichnung der Arbeitszeit. ihr müsst Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zeitnah, spätestens nach 7 Tagen dokumentieren, damit ihr nachweisen könnt, dass ihr den Mindestlohn gezahlt habt. Es reicht nicht, die Arbeitszeiten im Arbeitsvertrag aufzunehmen oder dem Arbeitnehmer zu sagen, dass er seine Stunden aufschreiben soll. Grundsätzlich besteht hierfür eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren, die Sozialversicherungsprüfer haben jedoch Anspruch auf die Unterlagen, sodass ihr sie faktisch mindestens 4 Jahre aufbewahren müsst.
Zudem solltet ihr festlegen, an welchen Tagen der Minijobber normalerweise wie viele Stunden arbeitet und dies dokumentieren. Das ist wichtig, damit ihr die Urlaubstage richtig zuordnen und auch die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfalle leisten könnt. Beides wird schwierig, wenn die normalen Arbeitstage nicht festgelegt sind. Denkt auch daran, dass Feiertage, die auf einen der Arbeitstage fallen, auch vergütet werden müssen. Nehmt aber diese Festlegung der Arbeitstage nicht in den Arbeitsvertrag auf, dann könnt ihr es als Arbeitgeber nicht einseitig abändern. Am besten regelt ihr dies in einem weiteren Dokument – z. B. dem Sideletter gemäß Nachweisgesetz. Wenn du davon noch nie etwas gehört hast, schau mal in meinen Blog-Artikel zum Thema Nachweisgesetz.
Lasst euch vom Arbeitnehmer auch unterschreiben, dass keine weiteren Minijobs ausgeübt werden. Wenn dies der Fall ist, werden beide zusammengerechnet. Wenn dann die Verdienstgrenze überschritten ist, wird die Tätigkeit versicherungspflichtig.
Wenn euer Mitarbeiter auf die Beitragszahlung in die Rentenversicherung verzichten möchte, muss er dies unbedingt vor Arbeitsantritt unterzeichnen. Hierfür gibt es z. B. auf der Homepage der Bundesknappschaft die entsprechenden Formulare zum Download.
3. Einhaltung der Verdienstgrenze
Die vergünstigten Regelungen bei Steuer und Sozialversicherung gelten nur, wenn eine Vergütung von durchschnittlich 556 EUR im Monat eingehalten wird. Das zu erwartende Entgelt des Minijobbers darf für den Jahreszeitraum nicht höher als 6.672 EUR im Jahr liegen. D. h. das Entgelt auf die Monate bezogen darf etwas schwanken, es sollte aber darauf geachtet werden, die 556 EUR im Monat möglichst nicht zu überschreiten. Minimale Überschreitungen sind nur gelegentlich möglich oder wenn unvorhersehbare Ereignisse dies erfordern. Allerdings läuft man hier natürlich immer Gefahr, dass dies nicht akzeptiert wird. Im schlimmsten Fall zahlt ihr die vollen Sozialversicherungsbeiträge nach – beide Teile, d. h. nicht nur den Arbeitgeberanteil, sondern auch den Arbeitnehmeranteil. Diesen vom Arbeitnehmer zurückzufordern, wird kaum möglich sein.
Zu der Entgeltgrenze zählen auch Einmalzahlungen, wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld. Diese Beträge müssen dann auf das gesamte Beschäftigungsjahr aufgeteilt werden. D. h. solche Beträge dürft ihr bei der Berechnung der maximalen Arbeitsstunden pro Monat nicht vergessen.
Wenn Eure Minijobber lediglich den Mindestlohn verdienen, müsst ihr hier natürlich regelmäßig verfolgen, ob der Mindestlohn erhöht wird. Wenn dem so ist, müsst ihr dennoch die Höchstgrenze von 556 EUR einhalten. Früher musste man hier dann ggf. die Arbeitszeit absenken, um den Mindestlohn einzuhalten. Inzwischen ist allerdings die Minijobgrenze immer auch an den Mindestlohn gekoppelt. D. h. die Grenze steigt analog mit, sodass ihr hier nur noch auf die Anhebung des Stundenlohns achten müsst.
4. Kurzfristige Beschäftigung als Alternative
Wenn du nur für einen Zeitraum von maximal 3 Monaten/70 Arbeitstagen Unterstützung benötigst, kannst du den Mitarbeiter ohne Verdienstgrenze zu den gleichen Bedingungen beschäftigen, wie einen Minijobber. Allerdings ist diese Beschäftigungsart an viele Bedingungen geknüpft. In meinem Expertenartikel „Kurzfristige Beschäftigung und Aushilfsarbeitsverhältnis“ erfährst du mehr dazu.
5. Abrufarbeitsverhältnis
Wenn du eher ungleichmäßigen Unterstützungsbedarf im Unternehmen benötigst, bietet das sogenannte Abrufarbeitsverhältnis eine Alternative. Hier vereinbarst du eine festgelegte Mindestarbeitszeit und kannst einen bestimmten Prozentsatz dieser Stunden zusätzlich abrufen. Diese Vertragsform findet man häufig bei stark saisonalen Tätigkeiten, wie z. B. im Bäderbetrieb. Allerdings musst du die vereinbarte Mindestarbeitszeit immer vergüten, auch, wenn du sie nicht abrufst. Vereinbarst du keine Mindestarbeitszeit, gilt automatisch eine Wochenarbeitszeit von 20 Stunden. Diese Vertragsform kann auch mit dem Minijob kombiniert werden. Diese Vertragsform ist allerdings ziemlich kompliziert und auch mit viel administrativem Aufwand verbunden. Insbesondere auch die Berechnung von Urlaubstagen oder der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall kann dem Arbeitgeber ordentlich Kopfzerbrechen bereiten. Wähle diese Vertragsform bitte nur mit arbeitsrechtlicher Beratung.
6. Minijob beim gleichen Arbeitgeber
Ein Minijob bei dem gleichen Arbeitgeber, mit dem auch das Hauptarbeitsverhältnis besteht, ist grundsätzlich nicht erlaubt. Einzige Ausnahme sind Mitarbeiter in Elternzeit. Hier darf ein Minijob beim gleichen Arbeitgeber ausgeübt werden.
Manche Arbeitgeber sind auf die findige Idee gekommen, ihren Arbeitnehmern eine Art „Nettolohn-Optimierung“ anzubieten, indem sie im Hauptarbeitsverhältnis das Entgelt reduzieren und dafür dann einen Minijob in einer Schwestergesellschaft anbieten. Ziel ist es, dass auf diesen Teil des Gehalts kaum Abgaben gezahlt werden, so dass der Mitarbeiter netto mehr Geld in der Tasche hat. Jedoch ist bei solchen Vorgehensweisen Vorsicht geboten. Zum einen muss der Nachweis erbracht werden, dass im Minijob-Arbeitsverhältnis eine getrennte Leistung erbracht wird. Dies muss, wie oben erläutert über eine genaue Zeiterfassung dokumentiert werden. Diese zu fälschen sollte jedoch aus nachvollziehbaren Gründen keine Option sein. Bei all den gut gemeinten Versuchen, euren Mitarbeitern etwas Gutes zu tun, solltet ihr euch immer im gesetzlichen Rahmen bewegen. Einzig, wenn es sich um tatsächlich zusätzlich geleistete Arbeit bei einem rechtlich anderen Arbeitgeber handelt, kann diese Vorgehensweise erlaubt sein. Das solltet ihr aber zur Sicherheit mit eurem Arbeitsrechtsanwalt abstimmen. Sollte dies durch die Sozialversicherung moniert werden, zahlt ihr im Zweifelsfalle die Abgaben nach, auch den Arbeitnehmerteil. Im schlimmsten Falle kommen sogar Bußgelder in Betracht.
Auch hat es schon Fälle gegeben, wo ein Minijob-Arbeitsverhältnis auf einen Namen lautet und die Leistungen von einer anderen Person (z. B. vom Ehepartner) erbracht wurden. Gründe hierfür können sein, dass die betroffene Person bereits einen Minijob hat oder ihr der Verdienst auf andere Leistungen angerechnet wird. Solche Vorgehensweisen können zu hohen Bußgeldern führen.
Auch, wenn euch der betroffene Mitarbeiter sehr am Herzen liegt, solltet ihr so etwas niemals tun.
7. Befristungen
In vielen Fällen werden Minijobber befristet eingestellt. Achtet dabei, dass auch hier die gesetzlichen Regelungen für die Befristung von Arbeitsverhältnissen gelten. Wenn ihr keinen Sachgrund für die Befristung habt, darf diese maximal 2 Jahr dauern und es darf zuvor kein Arbeitsverhältnis zwischen euch und dem Arbeitnehmer bestanden haben.
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