Leitfaden & Experten-Tipps
Für die werdende Mutter ist eine Schwangerschaft oft eine aufregende Zeit, in der sich vieles im Leben verändert. Für den Arbeitgeber ist die Schwangerschaft einer Mitarbeiterin oft mit Problemen verbunden. Die Kollegin fällt für einige Wochen aus, gegebenenfalls sogar für mehrere Jahre. Ihr müsst euch Gedanken darüber machen, wie ihr die Lücke besetzt. Oft kommen zusätzliche Kosten auf den Arbeitgeber zu sowie ein erhöhter administrativer Aufwand und es müssen Maßnahmen zum Schutz der werdenden Mutter ergriffen werden.
Auch wenn es verständlich ist, dass Vorgesetzte und Geschäftsführung über diese Nachricht nicht ganz so glücklich seid wie die Mitarbeiterin, ist es wichtig, konstruktiv und fair mit der Situation umzugehen. Das Personalwesen hat hier nicht nur eine administrative Rolle, sondern sollte auch daraufhin wirken, dass alle Beteiligten sachlich mit der Situation umgehen. Das gebietet einfach der Anstand und ist auch aus unternehmerischer Sicht sinnvoll. Schließlich ist es bis zum Eintritt des Mutterschutzes noch einige Zeit hin und ihr seid darauf angewiesen, dass eure Mitarbeiterin an einer guten Übergabe aktiv mitarbeitet.
Gerade bei sehr guten Mitarbeiterinnen hat doch der Arbeitgeber ein großes Interesse daran, dass sie nach einer eventuellen Elternzeit wieder ins Unternehmen zurückkehrt. Das heißt, freut Euch für Eure Mitarbeiterin und signalisiert ihr, dass ihr sie unterstützt, wo ihr könnt. Mache den Vorgesetzten klar, dass das im Sinne Aller ist.
Rechte und Pflichten
Information über die Schwangerschaft
Als Allererstes bittet die werdende Mutter um eine Bescheinigung der Schwangerschaft, damit ihr zeitlich planen könnt. Wenn sie eine Bescheinigung vom Arzt bringen muss, muss der Arbeitgeber für die Kosten aufkommen. Eine Kopie des Mutterpasses reicht aber völlig. Der voraussichtliche Geburtstermin ist darauf vermerkt. So könnt ihr errechnen, wann der Mutterschutz beginnt und weitere Vorkehrungen treffen.
Im Rahmen eurer Fürsorgepflicht als Arbeitgeber müssen HR und die Führungskraft einiges bedenken; dazu findet ihr unten einige wichtige Informationen.
Kündigungsschutz bei Schwangerschaft
Meldet sich eure Mitarbeiterin schwanger, ist als Erstes zu beachten, dass per sofort ein besonderer Kündigungsschutz für sie eintritt. Auch wenn ihr zum Zeitpunkt der Kündigung noch nichts von der Schwangerschaft wisst, reicht es, wenn die Schwangere euch die Schwangerschaft bis zu zwei Wochen nach Erhalt einer Kündigung mitteilt, um den besonderen Kündigungsschutz zu erlangen. In begründeten Fällen kann die Zeit auch länger als zwei Wochen betragen.
Der Kündigungsschutz greift bereits während der ersten sechs Monate des Arbeitsverhältnisses.
Eine Bewerberin ist nicht verpflichtet, euch über ihre Schwangerschaft zu informieren, d.h., auch dann, wenn die Mitarbeiterin bei Eintritt in euer Unternehmen bereits schwanger ist, genießt sie sofort den umfassenden Kündigungsschutz. Diese Regelung gilt für alle Unternehmen auch für Kleinbetriebe mit unter zehn Mitarbeitern. In sehr gewichtigen Ausnahmefällen ist eine Kündigung mit Erlaubnis der zuständigen obersten Landesbehörde zulässig.
⇨ Der Kündigungsschutz gilt während der gesamten Schwangerschaft bis zum Ende des Mutterschutzes.
Der Kündigungsschutz besteht während der gesamten Schwangerschaft bis zum Ende des Mutterschutzes, mindestens aber bis vier Monate nach der Entbindung oder einer eventuellen Fehlgeburt nach der zwölften Schwangerschaftswoche.
Eine vereinbarte Befristung ist aber von der Schwangerschaft nicht betroffen. Ein befristeter Vertrag läuft trotz der Schwangerschaft aus, es besteht kein Anspruch auf einen unbefristeten Arbeitsvertrag.
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Meldepflicht des Arbeitgebers über Schwangerschaft
Sobald du die offizielle Information über die Schwangerschaft der Mitarbeiterin erhalten hast, musst du diese unverzüglich an die zuständige Aufsichtsbehörde weiterleiten. Das können etwa die Arbeitsschutz- oder Gewerbeaufsichtsämter in eurem jeweiligen Bundesland sein. Oft ist es gar nicht so einfach, das richtige Amt zu finden, stelle dich also darauf ein, dass hier eventuell mehrere Anläufe notwendig sind. Manchmal leiten die Ämter aber auch falsch adressierte Meldungen an die richtige Stelle weiter und informieren den Arbeitgeber darüber. In vielen Behörden kann man den Antrag inzwischen auch online einreichen.
Arbeitszeiten von schwangeren Mitarbeiterinnen
Bei den Arbeitszeiten schwangerer Mitarbeiterinnen müssen folgende Regeln eingehalten werden. Es ist wichtig, dass Du hier auch die Vorgesetzten in Kenntnis setzt:
- Die Höchstarbeitszeit pro Tag darf maximal 8,5 Stunden pro Tag oder 90 Stunden in der Doppelwoche betragen (bei minderjährigen Schwangeren 8 Stunden am Tag und 80 Stunden in der Doppelwoche).
- Die ununterbrochene Ruhezeit von 11 Stunden am Tag muss ohne Ausnahme eingehalten werden.
- Zwischen 20 Uhr abends und 6 Uhr morgens darf die Mitarbeiterin nicht beschäftigt werden (Ausnahmen sind unter strengen Voraussetzungen möglich).
- Keine Beschäftigung an Sonn- und Feiertagen (Ausnahmen sind unter strengen Voraussetzungen möglich).
- Keine Mehrarbeit, die die vertraglich vereinbarte, wöchentliche Arbeitszeit im Monatsdurchschnitt übersteigt.
Arbeitsbedingungen für schwangere Mitarbeiterinnen
Im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsschutzes müsst ihr sicherstellen, dass eure Mitarbeiterin ihre Arbeit jederzeit kurz unterbrechen kann, um sich auszuruhen. Sie sollte die Möglichkeit haben, sich hinlegen zu können, eine Liege sollte also auf jeden Fall bereitstehen. Diese Ruhepausen müssen vergütet werden.
Ihr müsst den Arbeitsplatz der werdenden Mutter einer Gefährdungsbeurteilung unterziehen und gegebenenfalls die Arbeitsbedingungen so verändern, dass keine Gefährdung für Mutter und Kind entstehen. Es gibt eine Vielzahl von Tätigkeiten, die eine Schwangere gar nicht mehr ausüben darf. In den meisten Fällen ergibt sich das schon aus dem gesunden Menschenverstand.
Verbotene Tätigkeiten für Schwangere (Auswahl)
- Schwangere darf nicht ununterbrochen stehen oder sitzen
- Häufiges Strecken oder Beugen oder auch Zwangshaltungen dürfen nicht sein
- Sie darf regelmäßig keine Lasten über 5 kg heben, in Ausnahmefällen maximal 10 Kilo
- Sie darf nicht mit gesundheitsschädlichen Stoffen arbeiten
- Akkordarbeit oder Fließarbeit sind kritisch zu sehen
- Auch besonderen Unfallgefahren darf sie nicht ausgesetzt werden
- Unter besonderen Druckverhältnissen darf nicht gearbeitet werden
Je nachdem, in welcher Branche dein Unternehmen tätig ist, kann es sein, dass eine Mitarbeiterin bei euch ab Bekanntwerden der Schwangerschaft gar nicht mehr arbeiten darf, aber dennoch weiter Gehalt bezieht. Wenn ihr Zweifel habt, solltet ihr die Mitarbeiterin zunächst lieber nicht arbeiten lassen und Kontakt mit eurem oder eurer Arbeitsmediziner:in aufnehmen. Mit ihm oder ihr solltet ihr im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung prüfen, ob und wie ihr eine werdende Mutter einsetzen dürft. Natürlich solltet ihr auch im engen Austausch mit der werdenden Mutter sein und sie in eure Entscheidungen einbinden.
Dass sie aber keinesfalls arbeiten darf, wenn die Gesundheit von Mutter und Kind dadurch gefährdet sind, versteht sich von selbst.
Muss der Arbeitgeber bei Schwangerschaft alle Arztbesuche erlauben?
Für notwendige Untersuchungen bei Schwangerschaft und Mutterschaft müsst ihr die Mitarbeiterin bezahlt freistellen. Allerdings muss sie sich auch darum bemühen, die Termine möglichst so zu legen, dass sie nicht in der Arbeitszeit liegen. Auch muss sie auf betriebliche Belange Rücksicht nehmen.
Muss der Arbeitgeber bei Beschäftigungsverbot in der Schwangerschaft das Gehalt zahlen?
Sieht ein Arzt eine drohende Gefährdung für Leben und Gesundheit von Mutter und Kind sieht, kann er ein Beschäftigungsverbot erteilen. Dies kann beinhalten, dass die werdende Mutter gar nicht mehr arbeiten darf oder nur für eine begrenzte Stundenzahl. Auch kann der Arzt ein Beschäftigungsverbot für bestimmte Tätigkeiten aussprechen, so dass ihr die Schwangere mit anderen Tätigkeiten betrauen könnt.
Während des Beschäftigungsverbots müsst ihr das Gehalt weiterbezahlen (Mutterschutzlohn), dürft es auch nicht kürzen, wenn die Frau nur noch in Teilzeit arbeiten darf.
Das Beschäftigungsverbot ist abzugrenzen von einer Krankschreibung. Bei einer Erkrankung würde nach sechs Wochen ein Krankengeldbezug eintreten. Bei einem Beschäftigungsverbot muss auch für einen Zeitraum über sechs Wochen hinaus Entgelt fortgezahlt werden.
Hier dürfte jedoch eine Erstattung im Rahmen des Umlageverfahrens U2 in Frage kommen. Das ist eine Umlage, in die alle Arbeitgeber verpflichtend monatlich einzahlen. Arbeitgeber erhalten aus dieser Umlage ihre Aufwendungen für Mutterschutzleistungen erstattet. Sprecht hier bitte eure Steuerberatungskanzlei an, bzw. die Person, die bei euch für die Lohnabrechnung zuständig ist.
Mutterschutz
Wie lange gilt der Mutterschutz?
In den letzten sechs Wochen vor dem errechneten Geburtstermin darf eine Frau unabhängig von einer möglichen Gefährdung nicht mehr beschäftigt werden, es sei denn, die Mutter erklärt sich ausdrücklich dazu bereit. Nach der Geburt herrscht ein absolutes Beschäftigungsverbot für acht Wochen.
In dieser Zeit darf die Mutter auch nicht arbeiten, wenn sie das möchte. Wenn das Kind früher zur Welt kommt, verlängert sich der Mutterschutz nach der Geburt um diesen Zeitraum.
Bei Mehrlingsgeburten oder auch bei der Geburt eines behinderten Kindes verlängert sich der Mutterschutz nach der Geburt um vier Wochen. In dem Fall besteht für zwölf Wochen nach der Geburt ein Beschäftigungsverbot.
Wer zahlt den Lohn im Mutterschutz?
Für die Zeiten des Mutterschutzes erhält die Frau entweder von der gesetzlichen Krankenversicherung oder vom Bund ein Mutterschaftsgeld.
Des Weiteren müsst ihr als Arbeitgeber einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld zahlen, der die Differenz zwischen Mutterschaftsgeld und ihrem Nettogehalt ausgleicht. Zur Berechnung des Zuschusses gibt es bestimmte Berechnungsvorgaben, wendet euch hierfür bitte an eure Steuerberatung. Auch der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld wird euch über das Umlageverfahren erstattet.
Wieviel Urlaubsanspruch besteht im Mutterschutz?
Während des Mutterschutzes und eines Beschäftigungsverbotes bleibt der Urlaubsanspruch der Mutter voll bestehen. Ihr dürft hier also nichts kürzen, der Urlaub darf auch nicht verfallen. Erst für den Zeitraum einer eventuellen Elternzeit darf Urlaub gekürzt werden, dies muss aber unbedingt schriftlich erfolgen, ansonsten entsteht auch während der Elternzeit weiterhin Anspruch auf bezahlten Urlaub.
Welche Rechte gelten für stillende Mütter?
Ein sicher seltenerer Fall sind Mütter, die direkt nach Ablauf der Schutzfrist wieder beginnen zu arbeiten, aber ihr Kind dennoch stillen. Für diese Fälle müsst ihr als Arbeitgeber der Mutter auf Verlangen die erforderliche Zeit zum Stillen bezahlt freigeben.
⇨ Stillzeit darf nicht als Pausenzeit berechnet werden.
Die Stillzeit darf auch nicht auf die Pausenzeiten angerechnet werden. Die Freistellung muss mindestens zweimal täglich für eine halbe Stunde oder einmal täglich eine Stunde betragen. Diese Vorgabe erstreckt sich auf einen Zeitraum von zwölf Monaten nach der Geburt.
Wenn die Frau zusammenhängend mehr als acht Stunden arbeitet, soll die Stillzeit mindestens zweimal 45 Minuten betragen oder einmal 90 Minuten, sofern in der Nähe keine geeignete Stillgelegenheit vorhanden ist.
Generell haben auch Frauen, die in Teilzeit arbeiten, einen Anspruch auf Stillzeit. Nur, wenn eine sehr kurze Arbeitszeit (z.B. zwei Stunden täglich) besteht, kann der Anspruch ggf. entfallen.
Der Arbeitgeber muss diese Zeit nicht aktiv anbieten, sondern muss dies nur auf Verlangen der Frau tun. In dem Falle muss sich die Frau bezüglich der Lage der Zeit abstimmen, diese darf sie nicht eigenmächtig bestimmen.
Auch für stillende Mütter gelten im Hinblick auf Arbeitszeiten, Arbeitsbedingungen und Freistellungen die gleichen Regeln wie während der Schwangerschaft (s.o.). Die Gewährung der Stillzeit muss auch für das Abpumpen von Milch oder das Füttern der Muttermilch erfolgen.
FAQ - Fragen & Antworten zu Schwangerschaft und Arbeitgeber
Wie muss die Schwangerschaft dem Arbeitgeber mitgeteilt werden?
Grundsätzlich kann die Mitarbeiterin ihren Arbeitgeber die Schwangerschaft auf mündlichem oder schriftlichem Wege (auch via E-Mail) mitteilen. Um für beide Parteien eine gute Begleitung während der Schwangerschaft zu gewähren, empfiehlt sich ein persönliches Gespräch. Hierbei könnt ihr auch über Vertretungsregelungen, Beginn des Mutterschutzes und Wiedereinstieg nach der Entbindung austauschen.
Tipp: Habt im Rahmen eurer Fürsorgeverpflichtung ein Auge auf eure Mitarbeiterin haben und haltet sie an, gut auf sich zu achten. Das schafft Vertrauen und hilft euch, frühzeitig Informationen zu erhalten, wenn sich z.B. ein Beschäftigungsverbot abzeichnet.
Schwanger - was braucht der Arbeitgeber?
Wurdet ihr von Eurer Mitarbeiterin über die Schwangerschaft informiert, braucht ihr ein paar Unterlagen. Zum einen eine ärztliche Bescheidung über die Schwangerschaft oder alternativ eine Kopie des Mutterpasses. Für die vorschriftsmäßige Meldung bei der Aufsichtsbehörde müsst ihr umgehend nach Bekanntwerden der Schwangerschaft, ein entsprechendes Formular einreichen.
Dies erhaltet ihr in der Regel online auf der Homepage der zuständigen Behörde. Neben den formalen Unterlagen braucht der Arbeitgeber für eine reibungslose Planung eine gute Kommunikation mit seiner Mitarbeiterin, da in einer Schwangerschaft auch immer unvorhersehbare Dinge passieren können, die Einfluss auf den Mutterschutz haben können.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber eine Schwangerschaft nicht meldet?
Der Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet, die Schwangerschaft bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu melden. Tut er dies nicht – ganz gleich, ob absichtlich oder unabsichtlich (z.B. durch Versäumnis), stellt dies eine Pflichtverletzung dar. Als Konsequenz drohen empfindliche Bußgelder.
Arbeitgeber zu spät über Schwangerschaft informiert - was geschieht?
Es ist einer schwangeren Frau freigestellt, ob und wann sie ihren Arbeitgeber von einer Schwangerschaft informiert. Somit drohen ihr auch keine arbeitgeberseitigen Konsequenzen, wenn sie es nicht oder erst sehr spät tut. Selbst, wenn die Schwangerschaft sichtbar wird, dürft ihr sie auch nicht nach einer eventuellen Schwangerschaft fragen. Sie dürfte diese Frage falsch beantworten. Allerdings verzichtet sie in dem Falle auf viele Rechte und auch auf den besonderen Schutz, der einer Schwangeren zugutekommt.
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