Mitarbeitendenbetreuung

Entgelttransparenzgesetz 2026

Arbeitsrechts-Infos, Mitarbeitendenbetreuung, Recruiting / März 17, 2026

Entgelttransparenz: Was das neue EU-Recht für deinen Betrieb bedeutet

Vielleicht hast du schon davon gehört. Vielleicht hast du das Thema bisher bewusst zur Seite gelegt, weil du dir gedacht hast: Das betrifft doch eher die Konzerne. Leider muss ich diese Illusion nun zerstören… sorry!

Die EU-Gehaltstransparenz-Richtlinie ist seit Juni 2023 in Kraft. Bis zum 7. Juni 2026 muss sie in deutsches Recht umgesetzt werden. Wenn das bis dahin nicht passiert ist, dann gilt sie direkt! Das heißt für dich und dein Unternehmen: Das Thema nimmt Fahrt auf und auch, wenn die anstehenden Sanktionen noch unklar sind, können wir davon ausgehen, dass die Bußgelder bei Verstößen nicht unerheblich sein werden. Du musst dich trotz der Unklarheiten damit beschäftigen.

Was bislang galt: Das bestehende Entgelttransparenzgesetz

Dass Männer und Frauen für gleiche oder gleichwertige Arbeit gleich bezahlt werden müssen, ist kein neues Prinzip. Das steht schon seit 2017 im deutschen Entgelttransparenzgesetz. Und trotzdem hat dieses Gesetz bis heute wenig bewegt.

Warum? Weil es in der Praxis kaum anwendbar ist. Es gilt nur für Unternehmen ab 200 Beschäftigten, dort haben Mitarbeitende einen gewissen Informationsanspruch über die Gehälter des anderen Geschlechts. Es setzt allerdings voraus, dass es mindestens sechs vergleichbare Personen des anderen Geschlechts im Betrieb gibt. Und selbst wenn all das erfüllt ist, erfährt die anfragende Person nur den Median der Vergleichsgehälter und kann daraus recht wenig echte Ansprüche ableiten. Es gibt keinen direkten Anspruch auf Nachzahlung einer festgestellten Differenz, keine Sanktionen, keine direkten Konsequenzen.

Kein Wunder also, dass das Gesetz häufig als „zahnloser Tiger“ bezeichnet wird. Das Ziel ist Equal Pay zwischen den Geschlechtern – aber die Mittel, es wirklich durchzusetzen, fehlen.

Der einzige Weg, der in der Praxis zu tatsächlichen Zahlungen geführt hat, läuft über das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Allerdings ist dieser Weg mühsam und setzt voraus, dass jemand klagt. Und das passiert bislang nur in Einzelfällen. Die EU-Richtlinie will genau das ändern.

Was die EU-Richtlinie anders macht

Der Ansatz der Richtlinie ist ein anderer. Statt erst nachzusteuern, wenn es bereits eine Ungerechtigkeit gibt, soll Transparenz von Anfang an dafür sorgen, dass nicht erklärbare Gehaltsunterschiede gar nicht erst entstehen.

An dieser Stelle ist ein Missverständnis wichtig zu klären: Es geht nicht darum, dass alle das gleiche Gehalt bekommen. Unterschiede sind ausdrücklich erlaubt – für besondere Qualifikationen, besondere Leistungen, besondere Anforderungen. Sie müssen aber nachvollziehbar sein. Wer unterschiedlich bezahlt, muss das begründen können.

Das klingt zunächst abstrakt. Was es konkret bedeutet, schauen wir uns jetzt an.

Die wichtigsten Neuerungen im Überblick

Gehaltsinfos schon im Bewerbungsprozess

Nach der Richtlinie sollen Bewerberinnen und Bewerber bereits vor der Einstellung wissen, womit sie rechnen können – also Informationen über das Einstiegsgehalt, oder eine Gehaltsrange mit der möglichen Gehaltsentwicklung. Das kann in der Stellenausschreibung stehen, mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch kommuniziert werden oder auf einer Karriere-Webseite hinterlegt sein. Wie genau das im deutschen Umsetzungsgesetz geregelt sein wird, ist noch offen.

Was aber schon feststeht: Die Frage nach dem bisherigen Gehalt ist tabu. Die Richtlinie macht das ausdrücklich zu einer unzulässigen Frage. Arbeitgeber dürfen Bewerberinnen und Bewerber nicht nach ihrer Entgeltentwicklung in früheren oder laufenden Beschäftigungsverhältnissen befragen.

Pflicht zur Gehaltsverschwiegenheit – nun ein No-Go im Arbeitsvertrag

Viele Arbeitsverträge enthalten noch Klauseln, die Mitarbeitenden auferlegen, über ihr Gehalt Stillschweigen zu bewahren. Solche Regelungen sind nach der Richtlinie nicht mehr zulässig. Über die Rechtsprechung gilt das eigentlich schon heute – die Richtlinie schreibt es jetzt ausdrücklich fest. Wichtig dabei: Bestehende Verträge müssen nicht geändert werden. Die entsprechenden Klauseln sind schlicht unwirksam und Mitarbeitende dürfen dagegen verstoßen, ohne Konsequenzen zu fürchten.

Das Auskunftsrecht gilt künftig für alle

Bisher konnten Mitarbeitende in Unternehmen unter 200 Beschäftigten gar keinen Auskunftsanspruch geltend machen. Das ändert sich. Die Richtlinie sieht vor, dass das Recht auf schriftliche Auskunft über die individuelle Entgelthöhe und den Durchschnitt der Vergleichsgruppe – aufgeschlüsselt nach Geschlecht – künftig unabhängig von der Betriebsgröße gilt. Auch die bisherige Voraussetzung, mindestens sechs vergleichbare Personen benennen zu müssen, entfällt. Gerade das wird ein ziemlicher Balance-Akt, da aus Datenschutzgründen natürlich auch keine Rückschlüsse auf individuelle Gehälter von Kolleg:innen möglich sein dürfen. Hier müssen wir abwarten, wie das Gesetz oder die Rechtsprechung dies künftig lösen werden.

Objektive Stellenbewertung

Das ist das Herzstück der Richtlinie, geregelt in Artikel 10. Tätigkeiten müssen beschrieben und bewertet werden – sodass Vergleichbarkeit überhaupt möglich ist. Wer gleich oder gleichwertig arbeitet, soll das auch gleich vergütet bekommen. Wer mehr bekommt, muss das erklären können.

Die Richtlinie gibt vier Hauptkriterien vor, nach denen Tätigkeiten bewertet werden sollen: Kenntnisse und Fähigkeiten, Belastungen, Arbeitsbedingungen und Verantwortung. Jedes dieser Kriterien enthält Unterbereiche. Unter „Kenntnisse und Fähigkeiten“ fallen zum Beispiel nicht nur fachliche Qualifikationen, sondern auch soziale Kompetenzen und Kommunikationsfähigkeiten. Ob jemand im Kundenkontakt nur kurze Standardauskünfte gibt oder komplexe Verhandlungen führt, macht dabei einen Unterschied.

Die gute Nachricht: Die konkrete Ausgestaltung der Kriterien liegt beim Unternehmen. Du kannst selbst festlegen, welche Bewertungsmaßstäbe du anwendest. Aber du musst dich festlegen und das dokumentieren. Und die Kriterien müssen nachsehbar sein – also so hinterlegt, dass jemand nachvollziehen kann, warum eine Stelle so und so bewertet und vergütet wird.

Für viele Unternehmen bedeutet das, dass Stellenbeschreibungen und -bewertungen erst neu erarbeitet werden müssen. Auch müssen Vergleichsgruppen gebildet und Ausreißer müssen sauber dokumentiert werden. Das ist mit Aufwand verbunden – aber es ist auch eine Gelegenheit, Strukturen zu schaffen, die langfristig zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen können. Allerdings darf man nicht vergessen, dass Gehaltsanpassungen nach unten kaum darstellbar sein werden. D.h. in Unternehmen, in denen es große Ungleichheiten gibt, werden die Gehaltskosten steigen, weil sie voraussichtlich die unteren Gehälter an die oberen werden angleichen müssen.

Berichtspflichten ab 2027

Ab 2027 müssen bestimmte Unternehmen regelmäßig eine strukturierte Entgeltanalyse erstellen und an eine noch zu benennende zuständige Behörde melden – in Deutschland wird das voraussichtlich eine Bundesbehörde sein. Inhaltlich geht es darum, das Entgeltgefälle zwischen Männern und Frauen im eigenen Unternehmen darzustellen: also den mittleren Gehaltsunterschied zwischen den Geschlechtern, aufgeschlüsselt nach Beschäftigtengruppen. Zusätzlich muss berichtet werden, welche Maßnahmen das Unternehmen ergriffen hat, um nicht erklärbare Differenzen schrittweise zu schließen.

Wer berichtet wann? Das hängt von der Unternehmensgröße ab:

Ab 250 Beschäftigte: Erste Pflicht im Juni 2027, danach jährlich
100 bis 249 Beschäftigte: Erste Pflicht ebenfalls im Juni 2027, danach alle drei Jahre
Unter 100 Beschäftigte: Keine verpflichtende Berichtspflicht nach der Richtlinie – allerdings gelten alle anderen Pflichten (Auskunftsrecht, Entgeltbewertung etc.) trotzdem

Die Berichte werden nach aktuellem Stand öffentlich zugänglich gemacht. Das heißt: Mitarbeitende, Bewerberinnen und Bewerber und die Öffentlichkeit können sie einsehen. Das ist ein erheblicher Unterschied zu allem, was bisher galt.

Beweislastumkehr und Entschädigungsansprüche

Das, was das Bundesarbeitsgericht in seinen Einzelfallentscheidungen bereits entschieden hat, schreibt die Richtlinie nun klar fest: Bei Diskriminierungsverdacht muss der Arbeitgeber beweisen, dass keine geschlechtsbezogene Diskriminierung vorliegt. Kann er das nicht, sind direkte Entschädigungsansprüche vorgesehen. Welche Sanktionen im deutschen Umsetzungsgesetz konkret verankert werden, ist noch offen.

Was gilt für wen?

Gilt das wirklich für alle? Von der Reinigungskraft bis zum Geschäftsführer?

Ja, im Wesentlichen schon. Die Richtlinie richtet sich an alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Und es gibt inzwischen Rechtsprechung, die das auch auf angestellte Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer überträgt. Ob das so auch in der deutschen Umsetzung explizit geregelt sein wird, bleibt abzuwarten – aber die Tendenz ist klar.

Das gilt im Übrigen unabhängig davon, ob das Unternehmen tarifgebunden ist oder nicht. Auch außertarifliche Vergütung ist nicht außen vor. Zudem kann auch die tarifliche Eingruppierung durchaus auf den Prüfstand kommen.

Für Unternehmen mit Betriebsrat kommt noch etwas hinzu: Das Betriebsverfassungsgesetz sieht eine zwingende Mitbestimmung bei der Entgeltbewertung und der betrieblichen Lohngestaltung vor. Das Thema muss also gemeinsam bearbeitet werden.

Was noch offen ist

Es gibt Fragen, die sich zum jetzigen Zeitpunkt schlicht noch nicht beantworten lassen. Die Umsetzung in deutsches Recht steht noch aus. Es gibt einen Referentenentwurf, aber einen konkreten Zeitplan gibt es nicht. Die Richtlinie gilt ab dem 7. Juni 2026 direkt – was genau das für viele Details bedeutet, wird sich erst mit der Rechtsprechung zeigen.

Offen ist unter anderem, wie der Auskunftsanspruch in sehr kleinen Teams mit Datenschutz vereinbar ist, ob die Gehaltsangabe zwingend in die Stellenausschreibung muss oder andere Wege möglich bleiben, wie mit der Personalsuche über Personaldienstleister umgegangen wird und in welchem genauen Rahmen Sanktionen für deutsche Unternehmen ausgestaltet werden.

Was bedeutet das konkret für dein Unternehmen?

Gehaltsunterschiede zwischen vergleichbaren Personen sind nicht von vornherein unzulässig. Es kann berechtigte Gründe geben. Wenn zum Beispiel eine Stelle ein dreiviertel Jahr ausgeschrieben war und sich niemand für das ursprünglich angebotene Gehalt beworben hat, dann ist ein höheres Gehalt für diese Person sachlich begründbar – weil die Marktlage es erfordert hat. Manchmal gibt es auch Kollegen, die früher eine Leitungsposition hatten, degradiert wurden und ihr Gehalt als Bestandsschutz beibehalten wurde. Auch das kann, wenn es sauber dokumentiert ist, eine nachvollziehbare Begründung sein. Ob und wie aber die Begründungen dann rechtlich standhalten werden, werden im Zweifel die Gerichte beurteilen.

Was aber definitiv nicht standhält: „Das war schon immer so.“ Oder: „Die Person hat damals gut verhandelt.“

Das Bundesarbeitsgericht hat bereits entschieden, dass Verhandlungsgeschick allein kein zulässiges Differenzierungskriterium ist. Und die Richtlinie geht in dieselbe Richtung: Es zählen objektive, nachvollziehbare Kriterien – keine Zufälle aus der Einstellungshistorie.

Was das für dich bedeutet: Wenn du weißt, dass es in deinem Betrieb Gehaltsunterschiede gibt, die auf solchen Zufällen beruhen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, das zu dokumentieren oder einen Plan zu machen, wie damit umgegangen wird. Eine Absenkung bestehender Gehälter ist arbeitsrechtlich kaum möglich. Was bleibt, ist entweder eine sachliche Begründung – oder eine schrittweise Angleichung nach oben.

Vergiss nicht: Du als Arbeitgeber musst beweisen, dass es sachliche Gründe für Gehaltsunterschiede gibt. Kannst du das nicht, musst du möglicherweise Gehaltsdifferenzen nachzahlen, es kann zu Schadenersatz- oder Entschädigungszahlungen kommen, auch Geldbußen sind denkbar. Die tatsächliche Höhe bleibt abzuwarten, die EU-Richtlinie gibt jedoch klar vor, dass abschreckende Sanktionen eingeführt werden müssen.

Und noch etwas: Der Fokus des Gesetzes liegt auf dem Vergleich zwischen Männern und Frauen. Gehaltsunterschiede innerhalb des gleichen Geschlechts sind über dieses Gesetz nicht adressiert – da wären andere rechtliche Grundlagen heranzuziehen.

Deine nächsten Schritte: Checkliste

Das deutsche Umsetzungsgesetz lässt noch auf sich warten – aber das ist kein Grund, untätig zu bleiben. Im Gegenteil: Keinesfalls solltest du damit warten, bis die ersten Auskunftsanfragen von Mitarbeitenden kommen. Unabhängig davon, welche konkreten Vorgaben das Gesetz am Ende bringt, solltest du Anfang Juni 2026 die Basis geschaffen haben. Sollte die Umsetzung in einzelnen Punkten andere Anforderungen stellen, lassen sich diese in ein bereits bestehendes Konzept deutlich leichter einarbeiten als auf der grünen Wiese. Insbesondere, wenn dein Unternehmen nicht tarifgebunden ist, sind die nachfolgenden Schritte für dich essentiell.

Ein Hinweis vorab: Je nach Unternehmensgröße und Komplexität der bestehenden Gehaltsstrukturen kann es sinnvoll sein, dir von Anfang an Unterstützung zu holen – zum Beispiel durch eine auf Vergütung spezialisierte Kanzlei oder einen HR-Beratungsanbieter. Gerade auch für das Thema Stellenbewertung und Equal-Pay gibt es inzwischen auch gute Tools, die du dafür nutzen kannst. Lass dich unbedingt auch von einer Arbeitsrechtskanzlei begleiten.

Schritt 1: Stellenbeschreibungen erstellen und Stellen bewerten – Für jede Position im Unternehmen brauchst du eine aktuelle Stellenbeschreibung, die die Tätigkeit klar erfasst. Auf dieser Basis bewertest du die Stellen anhand der vier Kriterien der Richtlinie: Kenntnisse und Fähigkeiten, Belastungen, Arbeitsbedingungen und Verantwortung. Das ist die Grundlage für alles Weitere.
Schritt 2: Mitarbeiterdaten auswerten – Welche Personen arbeiten in welcher Funktion, mit welcher Ausbildung und Erfahrung, in welcher Arbeitszeit – und zu welchem Gehalt? Dieser Überblick macht sichtbar, wo du stehst, bevor du anfängst, Strukturen zu schaffen.
Schritt 3: Besonderheiten identifizieren – Im Zuge der Auswertung fallen Ausreißer auf: Personen, die deutlich über oder unter dem liegen, was ihre Stelle eigentlich hergibt. Diese Fälle müssen gesondert betrachtet werden – mit einer nachvollziehbaren Begründung oder einem klaren Handlungsbedarf.
Schritt 4: Vergleichsgruppen bilden – Wer macht vergleichbare Arbeit? Gleiche oder gleichwertige Tätigkeiten werden zu Gruppen zusammengefasst. Innerhalb dieser Gruppen muss das Entgelt erklärbar sein – aufgeschlüsselt nach Geschlecht.
Schritt 5: Eigene Gehaltsbänder festlegen und dokumentieren – Auf Basis der Stellenbewertungen legst du fest, welche Tätigkeiten in welche Gehaltsrange fallen. Die Bänder müssen schriftlich hinterlegt und nachvollziehbar sein.
Schritt 6: Besonderheiten dokumentieren und ggf. Angleichungsplan erstellen – Für Gehälter, die sachlich begründet außerhalb der Bänder liegen, wird die Begründung dokumentiert. Wo eine Begründung nicht trägt, brauchst du einen realistischen Plan für eine schrittweise Angleichung – da eine Absenkung kaum möglich ist, läuft das in der Regel auf eine Anpassung nach oben hinaus.
Schritt 7: Kommunikation von Gehaltsbändern klären – Überleg dir, zu welchem Zeitpunkt du Gehaltsbänder offenlegst: bereits in der Stellenausschreibung oder spätestens vor dem ersten Gespräch. Beides ist grundsätzlich möglich – wichtig ist, dass du dich festlegst und es konsequent umsetzt.
Schritt 8: Handlungsplan für Auskunftsrechtsanfragen entwickeln – Wenn Mitarbeitende künftig ihr Auskunftsrecht nutzen, musst du die Vorgehensweise festlegen: Wer antwortet in welcher Form und mit welchem Inhalt? Muss ggf. ein Fachanwalt für Arbeitsrecht eingebunden werden? Ein gut definierter interner Prozess sorgt dafür, dass du die Fristen einhältst, ohne unter Druck zu geraten.
Schritt 9: Recruiting-Prozess anpassen – Entscheide wann und wo du eine Gehaltsangabe machen möchtest. Direkt in der Stellenanzeige oder erst vor dem ersten Interview? Überarbeite außerdem deine Interview-Leitfäden, sofern vorhanden. Die Frage nach den vorherigen Gehalt darf nicht mehr gestellt werden.
Schritt 10: Arbeitsvertragsvorlagen prüfen – Sofern in deinem Arbeitsvertrag noch die Vorgabe der Gehaltsverschwiegenheit steht, musst du dies herausstreichen.

Wichtiger Hinweis für Unternehmen mit Betriebsrat: Wenn du einen Betriebsrat hast, ist das Thema Entgelttransparenz in weiten Teilen mitbestimmungspflichtig. Das gilt für die Stellenbewertung, die Einführung von Gehaltsbändern und die betriebliche Lohngestaltung genauso wie viele Schritte im Recruiting-Prozess. Das bedeutet: Der Betriebsrat muss frühzeitig einbezogen werden – nicht erst, wenn die Konzepte fertig sind, sondern schon im Prozess. Wer das von Anfang an gemeinsam angeht, spart sich spätere Reibung und kommt zu tragfähigeren Ergebnissen

Ein letzter Gedanke: Es ist auch ein Kulturthema

Gehalt ist eines der sensibelsten Themen überhaupt – weil es am Ende immer auch um die Frage geht, was jemands Arbeit wert ist. Wenn Unternehmen jetzt anfangen, Stellen zu beschreiben und zu bewerten, zum ersten Mal vielleicht, dann löst das bei Mitarbeitenden und auch Führungskräften Fragen aus. Was passiert hier? Warum wird alles so genau analysiert?

Gute Kommunikation von Anfang an ist deshalb genauso wichtig wie die rechtliche Umsetzung. Wer transparent erklärt, warum das passiert, und wer das Thema sachlich und wertschätzend angeht, wird weniger Verunsicherung erzeugen.

Es wird auch Führungskräfte und Mitarbeitende geben, die das als Chance sehen, vielleicht mehr für sich selbst oder das eigene Team herauszuholen. Der eine oder andere wird sich aber auch die Hände reiben und schon einmal die erste Auskunfts-Anfrage vorbereiten. Auch für solche Diskussionen solltet ihr gewappnet sein.

Umgekehrt hast du natürlich hier die Möglichkeit, dich positiv von anderen Unternehmen abzuheben, die ihre Hausaufgaben diesbezüglich nicht gemacht haben. Eine gut aufbereitete Gehaltstransparenz kann also auch ein echter Wettbewerbsvorteil beim Recruiting sein.

Das Ziel der Richtlinie ist grundsätzlich ein gutes. Und wer jetzt anfängt, seine Vergütungsstrukturen zu kennen und zu dokumentieren, steht am Ende besser da – nicht nur gegenüber dem Gesetz, sondern auch gegenüber seinen Mitarbeitenden.

Interessante Gesetze und Urteile

EU-Richtlinie 2023/970

Deutsches Entgelttransparenzgesetz (2017)

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Digitale Unterschrift im Arbeitsvertrag

Arbeitsrechts-Infos, Mitarbeitendenbetreuung / März 12, 2026

Die HR-Realität

Jede Personalabteilung kennt es – garantiert! Schwer zu besetzende Stelle, ihr habt ewig gesucht. Ein Kandidat ist der “Perfect Match” und jaaaa… er hat zugesagt. Der Vertrag muss ihm aber kurzfristig vorliegen, damit er noch in diesem Monat kündigen kann.

Die Führungskraft sitzt dir im Nacken und du weißt… jetzt musst du den Sack ganz schnell zumachen. Du schreibst den Vertrag, es müssen noch ein paar Fragen geklärt werden, aber du machst das noch fix zum Feierabend fertig. Dann beginnt der Papiermarathon: Zwei Unterschriften müssen auf den Vertrag. Die Unterschriftenmappe wandert von Schreibtisch zu Schreibtisch, irgendwer ist gerade im Meeting, die Geschäftsführung ist auf Reisen und dann hat er noch drei marginale Änderungswünsche. Tage später geht der Vertrag per Post raus, du betest, dass er nicht verloren geht. Dann der Anruf vom Kandidaten: Der bisherige Arbeitgeber hat die Zeit für Verhandlungen genutzt und den Kandidaten überzeugt, zu bleiben. Ihr seid raus. Aber trotzdem danke für die tollen Gespräche.

So oder auch anders sieht das Leben im Recruiting häufig aus. Man kann nicht alle Probleme vermeiden, aber für die Geschwindigkeit gibt es seit dem 1. Januar 2025 eine Lösung! Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die wesentlichen Hürden für digitale Unterschrift in Arbeitsverträgen beseitigt. Was das konkret bedeutet, wo Papier trotzdem Pflicht bleibt und wie du die Umstellung pragmatisch angehst, erfährst du in diesem Artikel.

Was sich 2025 rechtlich geändert hat

Warum Papier bisher die Norm war

Streng genommen war der Arbeitsvertrag selbst nie an Papier gebunden. Einen Arbeitsvertrag hätte man theoretisch auch mündlich schließen können. Allerdings ist natürlich klar, dass so immer ein Nachweis fehlt. Daher hat man die Vertragsbedingungen in Arbeitsverträgen auf Papier dokumentiert. Als nach und nach digitale Lösungen für Arbeitsverträge auf den Markt kamen, begannen einige wenige Arbeitgeber, die Möglichkeit digital unterschriebener Arbeitsverträge zu nutzen. Allerdings mit einem großen Risiko: Enthält ein Vertrag eine Befristung auf das Erreichen der Regelaltersgrenze – was in nahezu allen Standardverträgen der Fall ist –, galt das als Befristung. Befristungen müssen jedoch in Schriftform, also auf Papier vereinbart werden.

Nachweisgesetz (NachwG) Arbeitgebern vorschreibt, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich festzuhalten und auszuhändigen – und „schriftlich“ bedeutete bis Ende 2024 ausdrücklich Papier mit Originalunterschrift. Lies dazu auch meinen Artikel zum Nachweisgesetz.

Da dieser Nachweis in der Praxis fast immer direkt in den Arbeitsvertrag integriert wird, war damit faktisch jeder Standardarbeitsvertrag an Papier gebunden. Dazu kam eine weitere Hürde: Enthält ein Vertrag eine Befristung auf das Erreichen der Regelaltersgrenze – was in vielen Standardverträgen der Fall ist –, galt das als Befristung im Sinne des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG), die ebenfalls Schriftform erfordert. Das Ergebnis war, dass nahezu jeder Arbeitsvertrag in Deutschland auf Papier landen musste. Als dann noch zum 01.08.2022 weitreichende Änderungen des Nachweisgesetzes in Kraft traten, stand der digitale Arbeitsvertrag fast schon wieder vor dem Aus. Das lag daran, dass das Gesetz seinerzeit vorsah, dass der Arbeitgeber weitreichende zusätzliche Informationen zum Arbeitsverhältnis in Papierform zur Verfügung stellen musste. Im Ergebnis hätte man also erst einen digitalen Arbeitsvertrag schließen müssen, um dann doch wieder ein Schriftstück per Post hinterherzuschicken und sogar auch noch einen Nachweis erbringen zu müssen, dass das Dokument auch angekommen ist. Diese Doppelgleisigkeit macht natürlich wenig Sinn, also blieb es bei den meisten Arbeitgebern beim Papiertiger. Aber… good news… einige der Probleme hat der Gesetzgeber aus dem Weg geräumt.

Good News: Ab dem 1. Januar 2025 gab es zwei relevante Gesetzesänderungen

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), hat an beiden oben genannten Problempunkten gleichzeitig angesetzt.

Erstens darf der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen seit dem 1. Januar 2025 in Textform erfolgen. Das bedeutet, er darf nun auch elektronisch übermittelt werden, was natürlich auch den Nachweis des Empfangs durch den Arbeitnehmer deutlich vereinfacht.

Zweitens kann durch eine Änderung des SGB VI die Befristung auf das Erreichen der Regelaltersgrenze seit dem 1. Januar 2025 nun ebenfalls in Textform vereinbart werden, ganz ohne Papier. Damit ist die letzte große praktische Hürde für digitale Arbeitsverträge gefallen.

Welche Arbeitsverträge du nun bedenkenlos digital unterschreiben lassen kannst

Für die alltägliche Praxis in kleinen Unternehmen bedeutet das: Arbeitsverträge können jetzt vollständig digital abgewickelt werden – von der Erstellung über den Versand, sogar bis zur signierten Ablage in der digitalen Personalakte.

Das gilt für unbefristete Arbeitsverträge mit der üblichen Rentenbefristungsklausel, für unbefristete Vertragsänderungen aller Art – ob Gehaltserhöhung, Arbeitszeitanpassung oder Zusatzvereinbarung – und für alle Dokumente, die die Nachweispflicht nach dem NachwG erfüllen sollen.

Was ist, wenn jemand trotzdem einen Papiervertrag möchte? Dann bekommt er ihn. Das Gesetz sieht diesen Anspruch ausdrücklich vor, und in der Praxis ist es der sauberste Weg, hier nicht lange herumzudiskutieren. Besonders in der Anfangsphase der Umstellung nimmt das Unsicherheiten weg – und erleichtert die Abstimmung mit dem Betriebsrat erheblich.

Gerade in Unternehmen mit hohem gewerblichen Mitarbeiteranteil sollten sich die Arbeitgeber Möglichkeiten überlegen, auch für die gewerblichen Mitarbeitern die Möglichkeit zu schaffen, auf Firmen-Emails zuzugreifen und ggf. Dokumente auszudrucken. Eine Möglichkeit sind gesonderte Pool-PCs mit Druckern, die an diskreten Orten bereitgestellt für diese Mitarbeitergruppen bereit gestellt werden.

Wo du weiterhin auf Papier setzen musst

Leider gibt es noch immer einige (wenige) Vorgänge, bei denen Papier weiterhin unumgänglich ist:

Jegliche Beendigungen von Arbeitsverträgen müssen in Papierform mit Originalunterschrift unterschrieben werden, ohne Ausnahme. Dazu gehörten Kündigungen, aber auch Aufhebungs- und Abwicklungsverträge.

Ebenso bleibt die Schriftformerfordernis bei Befristungen nach dem Teilzeitbefristungsgesetz bestehen – also bei sachgrundlosen oder sachgrundgebundenen Befristungen, sowie bei befristeten Vertragsänderungen.

Wichtiger Praxishinweis: Der Ausdruck des digital unterzeichneten Dokuments hat einen reinen Informationswert. Wichtig ist das sogenannte digitale Zertifikat, dass beim Prozess der digitalen Unterschrift erzeugt wird. Dieses Zertifikat muss unbedingt heruntergeladen und sicher auf den Unternehmenslaufwerken oder der digitalen Personalakte gespeichert werden.

Die Vorteile, die im HR-Alltag wirklich zählen

Tempo beim Recruiting als Wettbewerbsfaktor

Wenn deine Top-Kandidatinnen und Kandidaten auf das Vertragsdokument warten, kann in dieser Zeit noch viel passieren. Der bisherige Arbeitgeber versucht, sie zu halten. Andere Unternehmen machen Gegenangebote. Zweifel entstehen, Vergleiche werden gezogen. Je mehr Zeit zwischen Zusage und Vertragsunterschrift vergeht, desto größer wird das Absprungrisiko. Nicht zu vergessen, dass lange Kündigungsfristen zum Quartalsende gar nicht mal so selten sind und meist entsteht da eine unglaubliche Dringlichkeit.

Die digitale Unterschrift verkürzt die Zeit bis zum rechtssicheren Vertragsangebot auf ein Minimum. Der Vertrag ist in Minuten versandt, der Prozess gewinnt an Verbindlichkeit – und wer einmal unterschrieben hat, springt seltener ab. Das ist kein Garant, aber eine deutliche Verbesserung gegenüber dem Warten auf Postrücklauf.

Flexibilität, die den Arbeitsalltag erleichtert

Die Geschäftsführung ist im Urlaub oder auf Dienstreise? Im digitalen Prozess ist das kein Problem mehr. Freigabe und Unterzeichnung sind von überall auch am Handy möglich, ohne dass jemand physisch anwesend sein muss. Das Vier-Augen-Prinzip bleibt dabei gewahrt, weil die meisten Tools einen internen Kontroll-Workflow vor dem Versand ermöglichen. Und das Nachhaken. bei fehlender Unterschrift übernimmt das Tool automatisch. Keine Wiedervorlage und deutlich weniger “Hinterhertelefonieren”. Und wenn alles unterschrieben ist, bekommen alle Beteiligten direkt die Info.

Weniger Fehler, schnellere Korrekturen

Papierverträge gehen verloren, erhalten ein ungewolltes Bad im Kaffee oder werden an der falschen Stelle unterschrieben. Fehler im Vertrag, die erst bei der Unterschrift entdeckt werden, führen zu erheblichen Verzögerungen. Durch die Digitalisierung geht es schneller, Fehlerquellen werden eliminiert. Qualität und Effizienz steigen.

Was nach der Unterschrift passiert

Die guten Nachrichten enden aber nicht mit dem unterzeichneten Arbeitsvertrag. Ein weiterer Effizienzgewinn liegt nicht im Unterzeichnungsvorgang selbst, sondern in dem, was danach passiert. Der signierte Vertrag und das Zertifikat landen automatisch in der digitalen Personalakte. Lohnbuchhaltung und andere nachgelagerte Prozessbeteiligte können direkt informiert werden. Niemand muss mehr Mails an große Verteiler senden, einscannen, abheften, nachverfolgen oder in staubigen Akten suchen.

HR-Mitarbeitende, haben endlich Zeit für die Personalarbeit, die Spaß macht – für Gespräche, Konzepte, Strategien und Prozessverbesserungen, die das Unternehmen langfristig voranbringen.

Was vor dem Start geregelt sein muss

Bevor du einen Tool-Anbieter beauftragst und den ersten Vertrag digital versendest, gibt es drei Punkte, die sauber aufgesetzt sein müssen.

Beim Datenschutz gilt: Nur DSGVO-konforme Tools dürfen eingesetzt werden. Mit dem Anbieter muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen werden – bei etablierten Anbietern ist dieser standardmäßig verfügbar. Den Datenschutzbeauftragten einzubinden, ist dabei keine Formalität, sondern Pflicht – und zwar bevor das Tool produktiv geht.

Wenn ein Betriebsrat vorhanden ist, greift die Mitbestimmung. Das klingt nach zusätzlicher Bürokratie, ist aber tatsächlich eine Chance. Ein Betriebsrat, der die Lösung von Anfang an mitgestaltet und dahintersteht, macht die Einführung im Betrieb erheblich einfacher. Wer früh kommuniziert, dass die Option auf Papierdokumente erhalten bleibt, nimmt den größten Einwand vorweg.

Schließlich müssen Zugriffsrechte und Ablage vorab geregelt sein. Kläre, wer die digitalen Verträge herunterladen darf und wo sie gespeichert werden. Wichtig ist, dass nicht jede Führungskraft eine Schattenakte auf dem eigenen Laufwerk führen darf. Auch die Geschäftsführung sollte das nicht tun (Prinzip der Datensparsamkeit). Die Zertifikate sind rechtsrelevante Dokumente – ihre Ablage muss genauso sorgfältig geregelt sein wie früher der Aktenordner.

Wie die Einführung in der Praxis gelingt

Ein großes IT-Projekt ist das wirklich nicht, dennoch solltest du die Einführung sorgfältig planen und dich auf Widerstände und Ängste der Beteiligten einstellen.

Wenn du dir selbst ein digitales Tool angsehen hast, wirst du festgestellt haben, dass da eigentlich alles sehr intuitiv und selbsterklärend ist. Verlasse dich aber nicht darauf, dass dein HR-Team das auch so wahrnimmt. Geh in den Austausch, nimm Bedenken und Vorbehalte ernst, führe das Team sorgfältig an das gewählte Tool heran. Zeige, wie es funktioniert und mach die Vorteile transparent. Überzeugen, statt Überstülpen ist hier die Devise. Glaub mir, es gibt viele Personaler, die Administration lieben und ihre Papierverträge nur sehr ungern hergeben möchten. Ein sinnvoller erster Schritt ist es, mit Verträgen bei Neueinstellungen anzufangen. Das ist der geeignete Pilotbereich, um Erfahrungen zu sammeln und das Team mit dem Prozess vertraut zu machen. Später kannst du dann nach und nach auch Vertragsänderungen digitalisieren.

Parallel dazu lohnt sich eine kurze interne Anleitung – auch wenn das Tool selbsterklärend wirkt, spart sie später viele Rückfragen. Binde das Team dabei unbedingt ein.

Wichtig: Die Unterschriftsberechtigten müssen frühzeitig eingebunden werden, nicht erst, wenn der erste Vertrag rausgeht. Und auch die Lohnabrechnung muss vorab wissen, dass kein Papierausdruck mehr für die Anlage im Abrechnungssystem kommt.

Wenn du im nächsten Step auch Vertragsänderungen digitalisieren möchtest, ist auch hier die interne Information der Belegschaft wichtig. Mach dir dafür einen guten Fahrplan und binde idealerweise den Betriebsrat ein (wenn vorhanden).

Fazit

Der Einsatz digitaler Arbeitsverträge ist seit 2025 rechtlich deutlich einfacher. Das BEG IV hat die wichtigsten Hürden abgeräumt. Wenn du die Trennlinie kennst – digital für unbefristete Verträge inklusive Rentenbefristung, Papier für Kündigungen und Befristungen – kannst du im Alltag viel Zeit sparen.

Das kann ein echter Gamechanger sein: Verträge gehen in Minuten statt Tagen raus, Unterschriften laufen auch dann, wenn Entscheidende unterwegs sind, und Dokumente inklusive Zertifikat landen sauber in der digitalen Personalakte. Das reduziert Fehlerquellen, spart Abstimmungsaufwand und gibt HR wieder mehr Zeit für die Themen, die wirklich Wert schaffen.

Wichtig ist nur: Einführung nicht „drüberstülpen“. Hol das HR-Team, Unterschriftsberechtigte, ggf. Betriebsrat und Lohnabrechnung früh ins Boot, nimm Bedenken ernst und starte mit einem Pilotbereich (z. B. Neueinstellungen). Wenn die Beteiligten den Prozess verstehen und mittragen, wird aus einer Tool-Umstellung ein echter, stressfreier Gewinn im Alltag.

Interessante Gesetze und Urteile

Rentenbefristung in Textform § 41 Abs. 3 SGB VI

Schriftform bei Befristungen § 14 Abs. 4 TzBfG

Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV)

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Mindestlohn – Ratgeber: Alle Infos für kleine Unternehmen

Arbeitsrechts-Infos, Mitarbeitendenbetreuung / Dezember 27, 2025

Zum 01.01.2015 wurde in Deutschland zum ersten Mal ein gesetzlicher Anspruch auf einen vorgeschriebenen Mindestlohn eingeführt. Seit der Einführung des Mindestlohngesetzes ist der Mindestlohn bereits mehrfach gestiegen.

Aktueller Stand: Seit 01.01.2025 liegt der Mindestlohn bei 12,82 Euro pro Stunde. Am 01.01.2026 steigt er auf 13,90 Euro, und für 2027 ist eine weitere Erhöhung auf 14,60 Euro geplant.

Es gibt noch einige Branchen, wie zum Beispiel das Dachdeckerhandwerk oder auch die Gebäudereinigung, die eine abweichende Mindestlohnregelung haben. In Tarifverträgen sind teilweise auch andere Mindestlöhne enthalten, die Gültigkeit haben, ebenso haben Zeitarbeitskräfte einen höheren Mindestlohn.

Seit dem 01.01.2020 gilt auch für Auszubildende ein Mindestlohn.

Klar ist, dass der vorgeschriebene Mindestlohn nicht unterschritten werden darf. Allerdings wird das Thema etwas komplexer, wenn man darüber nachdenkt, wie viele verschiedene Lohnbestandteile es gibt, und sich fragt, welche Lohnbestandteile denn dort mitberücksichtigt werden dürfen und welche nicht. Auch muss man als Arbeitgeber genau hinsehen, für wen denn überhaupt ein Mindestlohn gilt. Da der Mindestlohn regelmäßig angepasst wird, müssen Arbeitgeber diesen immer im Blick haben, um ggf. Anpassungen vorzunehmen. Bei Verstößen drohen Arbeitgebern empfindliche Geldbußen.

In diesem Artikel möchte ich Dir einen Überblick über das Thema geben.

Für wen gilt der Mindestlohn?

Grundsätzlich hat jede:r volljährige Arbeitnehmer:in einen Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn. Dazu gehören auch Minijobber:innen, Werkstudent:innen und einige Arten von Praktikant:innen.

Ausdrücklich ausgenommen sind die folgenden Gruppen:

Minderjährige, wenn sie keine abgeschlossene Berufsausbildung haben
Auszubildende nach dem Berufsbildungsgesetz (hier gilt ein gesonderter Mindestlohn)
ehrenamtlich Tätige sowie Personen, die einen freiwilligen Dienst ableisten
Teilnehmerinnen und Teilnehmer an einer Maßnahme der Arbeitsförderung
Selbstständige
Langzeitarbeitslose innerhalb der ersten sechs Monate nach Wiedereinstieg in den Arbeitsmarkt (sofern sie in einer der Branchen mit einem gesonderten Mindestlohn arbeiten, gilt für sie der Branchenmindestlohn)
Zudem gibt es noch einige Arten von Praktika (zum Beispiel Pflichtpraktika gemäß einer Studienordnung), die davon ausgenommen sind

Ausführliche Informationen über die Höhe des Mindestlohns und auch ein Klick-Tool zur Ermittlung der Mindestlohnpflicht bei Praktikant:innen findest du auf den Seiten des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS). Die entsprechenden Links findest du unter diesem Artikel. Auf meiner Seite findest du ebenfalls ausführliche Artikel zu den Themen Praktika. Minijob und der Beschäftigung von Studierenden.

Wie berechne ich aus dem Mindestlohn das richtige monatliche Gehalt?

Bei einem festen Gehalt pro Monat mit einer fixierten wöchentlichen Arbeitszeit ist die Berechnung relativ einfach: Man geht davon aus, dass ein Monat im Durchschnitt 4,35 Wochen hat. Bei einer 40-Stunden-Woche beträgt dann das monatliche Mindest-Bruttogehalt.

4,333 x 40 Stunden x 12,82 Euro = 2.222 Euro (aufgerundet)

Bei einer geringeren Wochenarbeitszeit ist der Betrag entsprechend geringer. D.h. sogar ein:e ungelernte:r Praktikant:in kann bei einer 40-Stundenwoche 2.222 Euro brutto verdienen, sofern es sich um ein mindestlohnpflichtiges Praktikum handelt. Für die Berechnung des Mindestmonatsgehalts findet ihr ebenfalls ein Berechnungstool auf der Website des BMAS.

WICHTIG: Diese Berechnungsmethode kann nur verwendet werden, wenn ein Monatsgehalt vertraglich vereinbart ist. Ist ein Stundenlohn vereinbart, müssen genau die im jeweiligen Monat gearbeiteten Stunden bezahlt werden.

Welche Gehaltsbestandteile werden zur Berechnung herangezogen?

Nun gibt es aber Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden zusätzlich zum Grundgehalt noch verschiedene Zusatzleistungen zahlen. Einige dieser Leistungen können mit eingerechnet werden und müssen nicht auf den Mindestlohn draufgezahlt werden. Das sind bestimmte Tätigkeitszulagen, sofern sie pro Stunde gezahlt werden, auch Aufwandserstattungen, die Arbeitnehmende normalerweise selbst tragen müsste. Auch Sonn- und Feiertagszuschläge oder auch Kost und Logis bei Saisonarbeiter:innen kann dort ggf. mit eingerechnet werden. Dies muss im Einzelfall sehr genau geprüft werden. Hierzu finden sich auf den Seiten des BMAS weitere Informationen.

Nicht eingerechnet werden zum Beispiel vermögenswirksame Leistungen, Nachtschichtzuschläge, Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld und bestimmte andere Zulagen. Diese müssen zusätzlich zum Mindestlohn gezahlt werden.

Diese Fragestellungen treten natürlich immer nur dort auf, wo genau der Mindestlohn gezahlt wird oder nur leicht darüber. Es macht bei derartigen Fragestellungen Sinn, eine Arbeitsrechtskanzlei mit der Prüfung zu beauftragen, um nicht unbeabsichtigt unter dem Mindestlohn zu zahlen.

Auf welche Mitarbeitendengruppen muss ein Arbeitgeber besonders achten, wenn der Mindestlohn steigt?

Minijobber:innen dürfen ab dem 01.01.2026 im Monat 603 EUR verdienen. Die Minijob-Grenze wird inzwischen analog zum Mindestlohn angepasst, so dass ihr hier lediglich den Stundenlohn anpassen müsst, sofern ihr genau den Mindestlohn zahlt. Die wöchentliche Arbeitszeit kann unverändert bleiben. Zahlt ihr deutlich über dem Mindestlohn, ist keine Aktivität erforderlich.
Praktikant:innen, die dem Mindestlohngesetz unterliegen, werden mit großer Wahrscheinlichkeit nicht mehr, als Mindestlohn verdienen. Somit muss bei ihnen darauf geachtet werden, den Stundenlohn entsprechend anzuheben.
Gleiches gilt bei normalen Arbeitnehmenden und Werkstudent:innen, die genau den Mindestlohn verdienen.
Zudem sind Arbeitgeber ebenfalls verantwortlich dafür, dass die dort beschäftigten Zeitarbeitskräfte mindestens den gültigen Mindestlohn der Zeitarbeitsbranche verdienen. Sie müssen also die Zeitarbeitsfirma entsprechend kontrollieren.
Wenn ihr Mitarbeitende habt, die rein nach Leistung (z.B. nach Stückzahl) vergütet werden, müssen diese immer ihre Arbeitszeit erfassen und ihr müsst sicherstellen, dass sie unabhängig von der erbrachten Leistung mindestens den Mindestlohn pro Stunde erhalten.

Unten findest du noch einige wichtige Links des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Bei Unsicherheiten, ob der gezahlte Lohn den Vorgaben des Mindestlohngesetzes entspricht, sollte immer ein:e Fachanwalt/Fachanwältin für Arbeitsrecht zurate gezogen werden.

Fazit

Die Mindestlöhne werden auch in Zukunft regelmäßig steigen, somit müssen alle Arbeitgeber sorgfältig darauf achten, diese einzuhalten. Verstöße können zu aufwändigen Kontrollen durch die Zollbehörden führen (das kann bis zur Hausdurchsuchung gehen). Empfindliche Geldstrafen können die Folge sein. Nehmt dieses Thema also ernst

Mindestlohn Links vom BMAS (Bundesministerum für Arbeit und Soziales)

Klicktool für die Prüfung bei Praktikant:innen

Branchenmindestlöhne

Mindestlohn für Auszubildende

Mindestlohnrechner

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Mitarbeiterdarlehen

Arbeitsrechts-Infos, Mitarbeitendenbetreuung / April 16, 2023

Einleitung

In vielen kleinen Unternehmen kommt es vor, dass Mitarbeiter um ein zinsloses oder zinsgünstiges Arbeitgeberdarlehen bitten. Dies kann ein vertrauensvoller Schritt in Richtung einer starken Bindung zwischen Mitarbeitern und Unternehmen sein. Denn gerade in kleinen Unternehmen, in denen oft eine familiäre Atmosphäre herrscht, ist der Chef oder die Chefin nicht nur eine Führungskraft, sondern auch ein Vertrauensgeber. Ein solches Darlehen stärkt das Band und fördert die Loyalität der Mitarbeitern.

Jedoch sollte dabei immer bedacht werden, dass ein Arbeitsverhältnis ein Geschäftsverhältnis bleibt – auch wenn es oft freundschaftlicher zugeht. Während diese Form der Unterstützung einerseits positiv ist, birgt sie andererseits auch Risiken. Um diese abzumildern, ist es wichtig, sich bei der Vergabe von Arbeitgeberdarlehen sowohl rechtlich als auch finanziell abzusichern.

Wann ist ein Mitarbeiterdarlehen sinnvoll?

Nicht jede Anfrage nach einem Darlehen sollte gewährt werden. Der Anlass spielt eine entscheidende Rolle: Handelt es sich um eine akute finanzielle Notlage nach einem Schicksalsschlag oder eher um Konsumwünsche wie den Kauf eines neuen Autos? Hier gilt es abzuwägen.

Je höher die Darlehenssumme und je unsicherer die Rückzahlung aussieht, desto gründlicher solltest du die Situation prüfen. Die Kreditvergabe an Teammitglieder sollte nicht leichtfertig erfolgen. Ein transparentes Gespräch über die Hintergründe des Darlehensantrags kann dir helfen, besser einzuschätzen, ob das Darlehen tatsächlich sinnvoll ist.

Tipp: Lass dir von deinen Mitarbeitern den Verwendungszweck des Darlehens offenlegen. Daran ist nichts verwerflich! Sollten sie sich weigern, ist das ein klarer Hinweis darauf, dass es sich möglicherweise nicht um eine sinnvolle Investition handelt. Transparenz auf beiden Seiten ist hier das A und O. Du bist Arbeitgeber, keine Bank!

Schufa und was Arbeitgeber noch vor der Darlehensvergabe beachten sollten

Bonitätsprüfung: Eine Schufa-Auskunft sollte immer eingeholt werden. Diese kann der Mitarbeiter einfach telefonisch bei der Schufa bestellen. Diese gibt dir Aufschluss über die Bonität und die bestehenden finanziellen Verpflichtungen des Mitarbeitenden. Ein Gespräch darüber, was in der Schufa-Auskunft steht, hilft dir, den finanziellen Hintergrund besser zu verstehen.

Verantwortung übernehmen: Manche Mitarbeitende, die um ein Darlehen bitten, könnten bereits stark überschuldet sein. In solchen Fällen kann das Darlehen das Problem eher verschärfen als lösen. In diesem Fall könnte es sinnvoller sein, dem Mitarbeitenden zu helfen, einen Schuldnerberater aufzusuchen.

Pfändungsrisiko prüfen: Achte darauf, dass der Mitarbeitende das Darlehen nicht auf ein fremdes Konto überwiesen haben möchte. Das könnte auf eine bestehende Pfändung hindeuten, was das Risiko erhöht, dass er das Arbeitgeberdarlehen nicht bedienen kann.

Realistische Rückzahlungen vereinbaren: Die vereinbarten Rückzahlungsraten sollten für den Mitarbeiter realistisch und machbar sein. Überzogene Raten könnten schnell zu Zahlungsschwierigkeiten führen, was weder für den Mitarbeiter noch für das Unternehmen gut ist.

Totalverlust einkalkulieren: Bereite dich darauf vor, dass du möglicherweise das geliehene Geld nie zurückbekommst. Ein Arbeitgeberdarlehen sollte nie das finanzielle Wohl des Unternehmens gefährden.

Sonderfall: Arbeitgeberdarlehen zur Schuldenregulierung

In manchen Fällen kann ein Arbeitgeberdarlehen sinnvoll sein, um hochverzinsliche Schulden zu tilgen. Das ist eine Möglichkeit, den Mitarbeitenden eine echte Hilfe zu bieten. Oft sind Gläubiger bereit, bei einer Einmalzahlung großzügige Vergleiche einzugehen und sogar einen Teil der Schulden zu erlassen.

In solchen Fällen ist es ratsam, das Darlehen zweckgebunden an den Gläubiger auszuzahlen, um die teuren Kredite direkt abzulösen. Dies könnte eine Win-Win-Situation sowohl für dein Teammitglied, als auch für das Unternehmen darstellen, da es das Risiko von Zahlungsausfällen minimiert.

Was in einen Darlehensvertrag gehört

Ein schriftlicher Darlehensvertrag ist unerlässlich, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten. Lasse dich dabei unbedingt von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht beraten. Folgende Punkte sollten immer geregelt werden:

Höhe des Darlehens und der Auszahlungszeitpunkt
Eventuelle Zweckbindung des Darlehens und Nachweispflicht
Zinssatz und mögliche Zinsanpassungen
Tilgungsplan mit Ratenhöhe und Startdatum
Möglichkeit der Sondertilgung
Lohnabzug zur Rückzahlung
Ausschluss der Abtretung oder Verpfändung des Gehalts
Vereinbarte Sicherheiten (z.B. Fahrzeugbrief, Grundschuld)
Sonderkündigungsrechte bei Pflichtverletzungen
Informationspflicht bei Änderungen der persönlichen Daten
Salvatorische Klausel für den Fall unwirksamer Vertragsbestandteile

Steuerliche Behandlung von Mitarbeiterdarlehen

Ein zinsloses oder zinsverbilligtes Darlehen über 2.600 € führt zu einem geldwerten Vorteil für den Mitarbeiter, der versteuert und in der Sozialversicherung verbeitragt werden muss. Der marktübliche Zinssatz ist hier entscheidend. Achte darauf, dass du den richtigen Zinssatz berücksichtigst, der oft in den Monatsberichten der Deutschen Bundesbank zu finden ist.

Tipp: Es empfiehlt sich, in diesem Bereich immer einen Steuerberater zurate zu ziehen, um sicherzustellen, dass du alle steuerlichen Vorgaben korrekt umsetzt und keine unerwünschten Überraschungen entstehen.

Mitarbeiterdarlehen und Betriebsrat

In Unternehmen mit Betriebsrat hat dieser bei regelmäßigen oder systematischen Arbeitgeberdarlehen ein Mitbestimmungsrecht. Bei individuellen Darlehen ist dies in der Regel nicht der Fall. Trotzdem ist es ratsam, den Betriebsrat (in Abstimmung mit dem betroffenen Mitarbeiter) frühzeitig zu informieren, um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden.

Rückzahlung und Pfändungsschutz

Bei der Rückzahlung solltest du sicherstellen, dass du dir das Recht einräumst, die Raten direkt vom Gehalt abzuziehen. Hierbei ist jedoch ggf. zu beachten, dass Pfändungsfreigrenzen nicht unterschritten werden dürfen. Eine enge Abstimmung mit dem Steuerberater ist hier unbedingt erforderlich.

Falls eine Pfändung anderer Gläubiger auf das Gehalt des Mitarbeiters vorliegt oder später eine hinzukommt, könnte es schwierig werden, das Darlehen durch Lohnabzug einzuziehen. In diesem Fall können Sicherheiten wie ein Fahrzeugbrief oder eine Grundschuld helfen, das Risiko für dein Unternehmen zu minimieren.

Was passiert bei Kündigung?

Falls der Mitarbeitende während der Darlehenslaufzeit das Unternehmen verlässt, sollten klare Regelungen im Vertrag stehen:

Bei arbeitgeberseitigen Kündigungen: Vereinbare, ob die Ratenzahlung weiterhin bestehen bleibt oder eine sofortige Rückzahlung fällig wird.
Bei arbeitnehmerseitigen Kündigungen: Hier ist eine sofortige Fälligstellung in vielen Fällen nicht rechtens. Eine faire Lösung muss gefunden werden.

Wichtig ist, dass der Vertrag alle Eventualitäten abdeckt, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden. Am besten nimmst du hierfür arbeitsrechtliche Beratung in Anspruch.

Fazit: Mitarbeiterdarlehen können zur Mitarbeiterbindung beitragen, aber bitte verantwortungsbewusst

Ein Arbeitgeberdarlehen kann ein starkes Signal der Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern sein und eine wertvolle Möglichkeit zur Mitarbeiterbindung darstellen. Doch wie bei jeder finanziellen Entscheidung ist es entscheidend, Risiken abzuwägen, klare vertragliche Regelungen zu treffen und sich sowohl rechtlich als auch steuerlich abzusichern.

Ein solches Darlehen kann viel Gutes bewirken, wenn du gut informiert und professionell an die Sache herangehst. Im Zweifelsfall solltest du immer fachlichen Rat einholen, um auf der sicheren Seite zu bleiben.

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Elternzeit Arbeitgeber

Arbeitsrechts-Infos, Mitarbeitendenbetreuung / Februar 10, 2023

Diese Regeln müsst ihr kennen

Das Elternzeitgesetz soll zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf beitragen, indem es einen Rechtsanspruch auf unbezahlte Freistellung für Mütter und Väter festschreibt. Die Freistellung kann entweder zu 100% erfolgen oder auch nur teilweise, so dass der Arbeitnehmer dann in Teilzeit während der Elternzeit arbeitet.

Die Freistellung erfolgt unbezahlt, das Arbeitsverhältnis ruht in dieser Zeit. Ihr als Arbeitgeber müsst den Mitarbeiter im Anschluss der Elternzeit zu den gleichen Bedingungen weiterbeschäftigten. Es besteht allerdings kein Anspruch des Mitarbeiters, auf einem konkreten Arbeitsplatz weiterbeschäftigt zu werden.

Mit Ausnahme der Teilzeit während der Elternzeit gelten die Regeln für Unternehmen aller Größen.

Es gibt noch eine Altregelung, die für Kinder gilt, die vor dem 01.07.2015 geboren worden sind. Auf diese gehe ich aber in diesem Artikel nicht ein.

Rechte & Pflichten

Wer darf Elternzeit nehmen?

Anspruch auf Elternzeit haben alle Arbeitnehmer, egal welches Geschlecht sie haben. Auch geringfügig Beschäftigte, Teilzeitmitarbeiter, leitende Angestellte und Auszubildende. Bei Auszubildenden verlängert sich das Ausbildungsverhältnis um die Dauer der Elternzeit. Normale Befristungen laufen aber aus, es besteht kein Anspruch auf Verlängerung oder Entfristung des Arbeitsverhältnisses.

Natürlich muss gewährleistet sein, dass der Mitarbeiter das Kind auch selbst betreut und erzieht und in familiärer Beziehung zu dem Kind steht. Die Regelung gilt auch für Adoptiv- und Pflegekinder. Beide Elternteile dürfen auch gleichzeitig Elternzeit nehmen. Wenn ein Elternteil minderjährig ist oder noch eine Ausbildung absolviert, die vor dem 18. Lebensjahr begonnen wurde, dürfen sogar die Großeltern Elternzeit nehmen.

Während der Elternzeit darf der Arbeitnehmer bis zu 30 Wochenstunden arbeiten. Sei es bei einem anderen Arbeitgeber oder bei euch. Dies abzulehnen, ist nur aus dringenden betrieblichen Gründen möglich, also erheblich erschwert.

Elternzeit beim Arbeitgeber beantragen - was muss beachtet werden?

Der Mitarbeiter muss spätestens sieben Wochen vor dem geplanten Beginn die Elternzeit beim Arbeitgeber schriftlich anzeigen. Es handelt sich dabei nicht um einen Antrag, dem der Arbeitgeber zustimmen muss, sondern um eine einseitige Anzeige, die wie eine Information zu sehen ist.

Wenn also direkt nach der Geburt Elternzeit genommen wird, reicht es, wenn der Mitarbeiter euch die Elternzeit eine Woche nach der Geburt des Kindes bekanntgibt. (Ausnahme bei Mehrlingsgeburten oder der Geburt eines behinderten Kindes).

Reagiert ihr nicht auf die Anzeige, beginnt die Elternzeit dann so, wie sie vom Arbeitnehmer angezeigt wurde. Das ist natürlich ein sehr kurzer Zeitraum, insofern macht es immer Sinn, im engen Austausch mit der werdenden Mutter oder dem Vater zu sein, um frühzeitig zu erfahren, wie es weiter geht. Sie sind jedoch nicht verpflichtet, Euch früher zu informieren.

Die Sieben-Wochen-Frist gilt bis zum vollendeten dritten Lebensjahr des Kindes. Für die Zeit danach, bis zum achten Lebensjahr des Kindes, muss der Arbeitnehmer eine Frist von 13 Wochen vor dem geplanten Beginn einhalten.

Ausnahmen & Sonderfälle bei Elternzeit

Bei der Anzeige der Elternzeit innerhalb der ersten drei Jahre muss der Arbeitnehmer angeben, für welche Zeiten innerhalb von zwei Jahren er sie in Anspruch nehmen wird. Diese Entscheidung ist bindend. Änderungen oder Annullierungen können nur mit Zustimmung des Arbeitgebers erfolgen, eine Ablehnung muss allerdings begründet werden.

Ausnahmen sind besondere Härtefälle, wie z.B. Tod des Kindes oder der Tod eines Elternteils. Hier kann eine Beendigung nur aus dringenden betrieblichen Gründen vom Arbeitgeber abgelehnt werden, diese müssen sehr gravierend sein.

Eine weitere Ausnahme ist, wenn eine Mitarbeiterin erneut schwanger wird. Die Elternzeit darf dann vorzeitig zum Beginn des Mutterschutzes für das nächste Kind beendet werden, ohne dass der Arbeitgeber zustimmt. In diesem Fall tritt wieder die Entlohnung entsprechend des Mutterschutzgesetzes in Kraft (siehe hierzu der Artikel zu Schwangerschaft & Arbeitgeber).

Für das nächste Kind kann wieder ganz normal Elternzeit angezeigt werden. Es macht also Sinn, auch während der Elternzeit einen guten Kontakt zu eurem Mitarbeiter zu halten, um frühzeitig Informationen zu erhalten und somit besser planen zu können.

Der Beginn der Elternzeit kann für die Mutter frühestens unmittelbar nach dem nachgeburtlichen Mutterschutz in Anspruch genommen werden. Allerdings wird die Zeit des nachgeburtlichen Mutterschutzes auf die Elternzeit angerechnet. Am Tag vor dem ersten Geburtstag hätte die Mutter demnach ein Jahr Elternzeit genommen. Der Vater kann seine Elternzeit frühestens unmittelbar nach der Geburt antreten.

Elternzeit & Urlaub

Gilt in Elternzeit der Urlaubsanspruch?

Grundsätzlich bleibt der Urlaubsanspruch während der Elternzeit bestehen. Ihr könnt ihn aber anteilig für jeden vollen Monat der Elternzeit kürzen. Wichtig ist nur, dass ihr dies schriftlich tut, der Anspruch verfällt nicht automatisch. Stellt sicher, dass ihr den Nachweis erbringen könnt, Euren Arbeitnehmer über die Kürzung informiert zu haben.

Am besten setzt ihr das entsprechende Schreiben sofort auf, nachdem Euch die Elternzeit angezeigt wurde. Ihr teilt dem Mitarbeiter vorzugsweise in Tabellenform mit, dass ihr seinen Jahresurlaub für jeden vollen Monat der Elternzeit anteilig kürzt. Hierbei ist noch wichtig, dass ihr die anteiligen Urlaubsansprüche genau mit Nachkommastelle berechnet. Auf- oder abrunden dürft ihr nicht.

Was passiert mit Resturlaub in Elternzeit?

Resturlaubsanspruch, der vor Eintritt in die Elternzeit nicht genommen werden konnte, muss auf die Zeit nach der Elternzeit übertragen werden, zu viel gewährter Urlaub kann nicht zurückgefordert werden, allerdings kann er nach der Elternzeit entsprechend gekürzt werden.

Stellt ihr fest, dass ihr einem Mitarbeiter, der in Elternzeit war oder ist, dieses Schreiben nicht habt zukommen lassen, ist das kein Problem. Das könnt ihr jederzeit nachholen, sofern der Mitarbeiter noch bei Euch beschäftigt ist.

⇨ Wird Urlaub nach Beendigung des Arbeitsverhältnis beansprucht, ist ggfs. eine Auszahlung nötig.

Wenn aber das Arbeitsverhältnis beendet ist, kann es sein, dass Euer Arbeitnehmer den Urlaub noch nachträglich beansprucht und dieser ggf. ausgezahlt werden muss. Da kann bei mehreren Kindern und entsprechend langer Elternzeit schon eine stattliche Summe zusammenkommen.

Urlaubsanspruch bei Teilzeit

Das wird insbesondere dann relevant, wenn der Mitarbeiter zuvor in Vollzeit tätig war und dann in Teilzeit wiederkommt. Hier kann nämlich nicht der Urlaub einfach 1:1 in das Teilzeitarbeitsverhältnis übertragen werden.

Wenn der Arbeitnehmer z.B. später nur noch halbtags arbeitet und noch einen Urlaubsanspruch aus dem vorherigen Vollzeitarbeitsverhältnis hat, kann er quasi die doppelte Zeit bezahlt zuhause bleiben. Hinzu kommt noch, dass ein eventuelles Urlaubsgeld sich dann auch auf ein Vollzeitgehalt beziehen muss.

Insofern solltet ihr im Hinblick auf den Urlaub sicherstellen, dass der Urlaubsanspruch für das Jahr der Geburt auf jeden Fall aufgebraucht wird (anteilig bis zum Beginn der Elternzeit). Zudem solltet ihr sofort nach Erhalt der Anzeige der Elternzeit ein Schreiben an den Mitarbeiter schicken, in dem ihr ihn über die anteilige Kürzung des Urlaubs in Kenntnis setzt.

Ist der Arbeitnehmer in Teilzeit während der Elternzeit weiterhin bei Euch tätig, dürft ihr den Urlaub allerdings nicht kürzen.

Teilzeit nach Elternzeit

Wann darf Arbeitnehmer nach Elternzeit in Teilzeit gehen?

Während der Elternzeit hat der betroffene Mitarbeiter einen einklagbaren Rechtsanspruch auf Reduzierung seiner Arbeitszeit innerhalb der Elternzeit. Die Reduzierung muss für mindestens zwei Monate erfolgen, und die Arbeitszeit soll einen Umfang zwischen 15 und 30 Wochenstunden betragen. Das kann zweimal beantragt werden.

Allerdings gilt dies nur unter der Voraussetzung, dass ihr regelmäßig mehr als 15 Arbeitnehmer ohne Auszubildende beschäftigt und dass das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht. Ablehnen könnt ihr den Antrag nur aus dringenden betrieblichen Gründen, diese müssen also erheblich und gravierend sein, eine Ablehnung ist also nur sehr schwer möglich.

⇨ Der Mitarbeiter muss für Teilzeit einen detaillierten Antrag stellen.

Der Mitarbeiter muss einen detaillierten schriftlichen Antrag stellen, der Beginn und Umfang der Arbeitszeitreduzierung angibt und auch die gewünschte Lage und Verteilung der Arbeitszeit. Dies kann erst erfolgen, wenn er verbindlich Elternzeit verlangt hat.

Wenn er die Teilzeit im Zeitraum bis zum dritten Geburtstag des Kindes verlangt, muss er diese sieben Wochen vor dem geplanten Beginn schriftlich beantragen. Ihr müsst dann innerhalb von vier Wochen nach Zugang des Schreibens schriftlich ablehnen (das geht nur wenn dringend betriebliche Gründe vorliegen). Reagiert ihr nicht, gilt der Antrag als genehmigt.

Liegt die gewünschte Teilzeit in der Zeit zwischen dem dritten und dem achten Geburtstag des Kindes, muss der Arbeitnehmer Euch mit 13 Wochen Vorlaufzeit einen genauen Antrag zukommen lassen. Ihr habt dann acht Wochen Zeit, zu reagieren. Auch hier gilt der Antrag als genehmigt, wenn ihr nicht fristgerecht reagiert.

Muss Arbeitgeber dem Antrag auf Teilzeit während der Elternzeit zustimmen?

Der Gesetzgeber verlangt, dass ihr mit dem oder der Arbeitnehmenden innerhalb von vier Wochen eine Einigung über den Antrag erzielt. Kommt ihr in dieser Zeit zu keiner Übereinkunft, müsst ihr unbedingt innerhalb der o.g. Fristen schriftlich den Antrag ablehnen. Tut ihr dies nicht, gilt trotz der gescheiterten Verhandlungen der Wunsch des oder de Arbeitnehmernden als genehmigt.

Wenn also ein Antrag auf Teilzeit während der Elternzeit bei Euch eingeht, laufen sofort wichtige Fristen. Wollt oder könnt ihr dem Antrag so nicht zustimmen, solltet ihr kurzfristig Kontakt mit einem Rechtsanwalt für Arbeitsrecht aufnehmen, um eure Handlungsmöglichkeiten zu prüfen.

Wichtige Neuerungen ab 2024!

Anspruch auf Vaterschaftsurlaub ab dem 01.01.2024

Ab dem 1. Januar 2024 ist eine wichtige Neuerung geplant. Es soll einen Rechtsanspruch frisch gebackener Väter geben. Diese dürfen dann ab dem Tag der Geburt 2 Wochen bezahlten Vaterschaftsurlaub in Anspruch nehmen. Diesen müssen sie nicht beantragen, sondern lediglich beanspruchen. Wenn die Mutter alleinerziehend ist, kann sie eine Person benennen, die diesen Urlaub in Anspruch nehmen kann. Wie genau die Ausgestaltung des Anspruchs sein wird, ist noch nicht ganz klar. Halte dich hier auf jeden Fall auf dem Laufenden. Sobald es hier Klarheit gibt, werde ich diesen Artikel aktualisieren.

FAQ - Fragen & Antworten zu Elternzeit und Arbeitgeber

Ist eine Kündigung in Elternzeit durch Arbeitgeber möglich?

Ab dem Antrag auf Elternzeit gilt für die betroffenen Mitarbeitenden ein besonderer Kündigungsschutz bis zum Ende der Elternzeit. Allerdings beginnt dieser frühestens acht Wochen vor dem geplanten Beginn der Elternzeit. In dieser Zeit kann das Arbeitsverhältnis vom Arbeitgeber nur in absoluten Ausnahmefällen mit behördlicher Zulassung gekündigt werden.

Ist das Arbeiten während der Elternzeit bei einem anderem Arbeitgeber erlaubt?

Sich in Elternzeit befindendende Arbeitnehmende dürfen eine selbstständige Tätigkeit ausüben oder bei einem anderen Arbeitgeber in Teilzeit arbeiten. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass sie bei dem Haupt-Arbeitgeber einen entsprechenden Antrag stellen. Eine Ablehnung dieses Antrags ist nicht so einfach, sondern muss aus „dringenden betrieblichen Gründen“ erfolgen. Diese könnt ihr beispielsweise geltend machen, wenn die Tätigkeit bei einem Mitbewerber Eures Unternehmens erfolgen soll.

Wie lange gilt Elternzeit?

Die Elternzeit kann maximal drei Jahre betragen, bei mehreren Kindern besteht dieser Anspruch für jedes Kind. Die Elternzeit kann in insgesamt drei Abschnitte unterteilt werden. Grundsätzlich kann die Elternzeit bis zur Vollendung des dritten Lebensjahrs genommen werden, es ist jedoch möglich, bis zu 24 Monate der Elternzeit zwischen dem dritten und achten Lebensjahr des Kindes zu nehmen.

Der Anspruch besteht bei Wechsel des Arbeitgebers weiter. Arbeitnehmende mit Kindern können demnach gegebenenfalls auch bei einem späteren Arbeitgeber noch Elternzeit für ältere Kinder beantragen.

Das Ende der Elternzeit erfolgt immer spätestens mit Vollendung des achten Lebensjahres des Kindes. Darüber hinaus kann Elternzeit nicht genommen oder gewährt werden.

Muss Arbeitgeber in Elternzeit ein Weihnachtsgeld zahlen?

Für den Fall, dass ihr im Unternehmen regelmäßig ein Weihnachtsgeld oder ein 13. Gehalt zahlt, kann es vorkommen, dass ein:e Mitarbeitende auch während der Elternzeit einen Anspruch auf die Zahlung von Weihnachtsgeld hat.

Hier ist die konkrete Ausgestaltung des 13. Gehaltes maßgeblich. Handelt es sich um eine zusätzliche Vergütung für eine Arbeitsleistung, dürfte wahrscheinlich kein Anspruch bestehen. Wenn aber z.B. die Betriebstreue belohnt werden soll, kann auch ein:e Mitarbeitende in Elternzeit einen Anspruch darauf haben. Dies ist oft der Fall, wenn eine Rückzahlungsverpflichtung bei einem Austritt kurz nach der Auszahlung besteht.

Erhebt einer Teammitglied derartige Ansprüche, prüft diese genau mit eurem Rechtsanwalt für Arbeitsrecht.

Interessante Gesetze und Urteile

Bundeselterngeld und Elternzeitgesetz (BEEG)

Mutterschutzgesetz (MuSchuG)

LAG Saarbrücken Urteil vom 22. April 2015 – 2 Sa 103/14

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Weihnachtsgeld

Arbeitsrechts-Infos, Mitarbeitendenbetreuung / November 14, 2022

Ende November ist es bei vielen Unternehmen wieder so weit, das Weihnachtsgeld wird gezahlt. Was von außen so harmlos als freudiges Ereignis daherkommt, beschäftigt Personaler:innen und Unternehmer:innen aber durchaus intensiv. Arbeitsrechtlich lauern hier eine Menge kostenträchtiger Fallstricke. In diesem Beitrag möchte ich euch mit den wichtigsten arbeitsrechtlichen Regelungen bezüglich des Weihnachtsgeldes vertraut werden.

Anspruch oder freiwillig, das ist hier die Frage...

Für viele Unternehmer:innen ist das Weihnachtsgeld eine gute Gelegenheit, die Teammitglieder an einem erfolgreichen Geschäftsjahr partizipieren zu lassen. Wenn das Jahr nicht gut gelaufen ist, möchten sie logischerweise dieses Geld nicht zahlen. Wenn sich das Unternehmen sowieso in einer finanziellen Schieflage befindet, wäre ein Weihnachtsgeld natürlich fatal, weil es die Lage noch verschärft.

Was aber viele Unternehmen in der Vergangenheit übersehen haben ist, dass eventuell bereits an Anspruch der Mitarbeitenden auf die regelmäßige Zahlung des Weihnachtsgeldes entstanden ist. Das ist der Fall, wenn mehrmals ein Weihnachtsgeld in gleicher Art und Weise gezahlt worden ist, ohne dass auf die Freiwilligkeit explizit hingewiesen wurde. In dem Fall ist nämlich eine betriebliche Übung entstanden und die Arbeitnehmenden haben ein Recht auf diese Zahlung. Wenn das so ist, kann das nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Das kann man wie folgt vermeiden:

Aufnahme in den Arbeitsvertrag, dass Sonderzahlungen freiwillige Leistungen sind, auf die für die Zukunft kein Anspruch besteht
Zudem sollte jedes Jahr, wenn das Weihnachtsgeld gezahlt wird, ein Hinweis veröffentlicht werden, dass die Zahlung freiwillig ohne Rechtsanspruch für die Zukunft erfolgt
Am besten erhalten jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin ein individuelles Schreiben, in dem er oder sie darauf hingewiesen wird. Wer ganz sicher sein will, lässt sich den Empfang des Schreibens quittieren.
Außerdem kann es sinnvoll sein, die Höhe der Zahlungen von Jahr zu Jahr zu variieren

Problem bei all diesen Sicherheitsmaßnahmen ist es natürlich, dass sie den eigentlich positiven Charakter dieser Zahlungen durch das rechtlich „Kleingedruckte“ zerstören können. Hier müssen Arbeitgeber also viel Fingerspitzengefühl und eine gute Balance zwischen rechtlicher Sicherheit und dem Belohnungsaspekt finden. Wichtig ist zudem, dass klare Regeln der Zahlung aufgestellt und auch so kommuniziert werden, damit nicht versehentlich falsche Erwartungen bei Mitarbeitenden entstehen.

Grundsatz der Gleichbehandlung

Der Gleichbehandlungsgrundsatz besagt, dass ich als Arbeitgeber nicht willkürlich dem einen etwas zahlen kann und dem anderen nicht. Wenn ich einzelne Mitarbeitendengruppen unterschiedlich behandeln will, muss ich dafür einen nachvollziehbaren Grund haben, der nicht benachteiligt. Ich kann insbesondere Mitarbeitenden, die im Vergleich zu Rest sehr viel mehr verdienen, von der Zahlung ausnehmen. Umgekehrt kann ich aber Mitarbeitendengruppen, wie z.B. Minijobber:innen, Teilzeitler:innen oder auch Werkstudent:innen nicht ausnehmen.

Gerade bei geringfügig Beschäftigten (Minijobber:innen) kann das ein Problem werden, da ein Weihnachtgeld bei ihnen ggf. die Entgeltgrenze sprengen wird und dann Steuer- und Sozialversicherungspflicht eintritt. D. h. bei geringfügig Beschäftigten muss bereits bei der Vertragserstellung ein eventuell zu zahlendes Weihnachtsgeld eingerechnet werden.

Belohnung der Betriebstreue versus Entgelt für Arbeitsleistung

Arbeitsrechtlich hat es eine große Relevanz, welches Ziel die Zahlung des Weihnachtsgeldes verfolgt. Das hat nämlich Einfluss darauf, wen ich vom Weihnachtsgeld ausnehmen kann und wen nicht.

Wenn ich zum Beispiel festlege, dass das Weihnachtsgeld bis zum 31.3. des Folgejahres zurückgezahlt werden muss, zeige ich damit, dass ich die Betriebstreue belohnen möchte. Mitarbeitende dürfen das Geld nur behalten, wenn sie länger im Unternehmen bleiben. Das heißt aber, dass etwa Mitarbeitende in Elternzeit oder auch länger erkrankte Mitarbeitende einen Anspruch auf die Zahlung haben. Sie sind weiterhin Mitarbeitende des Unternehmens und somit betriebstreu. Im schlimmsten Falle erhält also ein:e Mitarbeiter:in in Elternzeit über viele Jahre regelmäßig ein Weihnachtsgeld, ohne auch nur einen Tag im Jahr gearbeitet zu haben.

Anders sieht es aus, wenn das Weihnachtsgeld einen Entgeltcharakter hat. Dann belohne ich z. B. die Arbeit des laufenden Jahres. Da erkrankte Mitarbeitende oder solche in Elternzeit nicht oder nur teilweise gearbeitet haben, kann ich hier ggf. kürzen. Hier kann es sein, dass unterjährig ausscheidende Mitarbeitende einen anteiligen Anspruch auf die Zahlung haben.

In vielen Unternehmen hat das Weihnachtsgeld jedoch einen Mischcharakter. Hier muss dann genau der Arbeitsvertrag und auch die Begründung der Zahlung geprüft werden. Am besten legt ihr diese Dinge gleich zu Beginn zusammen mit einer/m Arbeitrechtler:in fest, damit ihr da nicht versehentlich die Grundlage für zukünftige Ansprüche legt.

Übrigens...

Weihnachtsgeld gehört steuerrechtlich zu den sonstigen Bezügen, die mit der Jahreslohnsteuertabelle versteuert werden. Dadurch muss prozentual meist mehr Steuer gezahlt werden als auf das normale Gehalt. Allerdings kann dies in den meisten Fällen im Lohnsteuerjahresausgleich wieder ausgeglichen werden.

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BEM

Mitarbeitendenbetreuung, Arbeitsrechts-Infos / Oktober 10, 2022

Im Sozialgesetzbuch (SGB IX) werden alle Arbeitgeber verpflichtet, mit länger oder häufiger erkrankten Mitarbeitenden ein sogenanntes BEM-Gespräch zu führen. Hierbei soll überprüft werden, ob und in inwieweit die Erkrankung mit den betrieblichen Gegebenheiten in Zusammenhang steht. Darauf aufbauend sollen Arbeitgeber die Arbeitsbedingungen überprüfen und ggf. Maßnahmen zu ergreifen, um so die Erkrankung zu überwinden und für die Zukunft zu verhindern. Die Durchführung eines rechtssicheren BEM-Gesprächs ist jedoch nicht ganz einfach, hier müssen viele Details beachtet werden. Hinzu kommt, dass die vorgeschriebene Art und Weise oft an der Realität vorbeigeht.

Dem Arbeitgeber drohen keine nennenswerten Konsequenzen, wenn er das BEM nicht durchführt, allerdings ist ein rechtlich sauber durchgeführtes BEM-Gespräch eine Grundvoraussetzung für eine krankheitsbedingte Kündigung.

Wann muss nach dem Gesetz ein BEM-Gespräch durchgeführt werden?

Ein BEM-Gespräch muss immer dann durchgeführt werden, wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin innerhalb der letzten 12 Monate insgesamt mehr, als 6 Wochen erkrankt ist. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um eine lange Erkrankung oder mehrere kürzere Erkrankungen handelt. Um dieser Vorgabe gerecht zu werden, muss also der Arbeitgeber jeden Monat eine Auswertung der Krankheitstage der letzten 12 Monate erstellen und daraufhin BEM-Gespräche mit betroffenen Mitarbeitenden zu initiieren – ganz egal, was der Grund für die Erkrankung ist. Praktisch ist das weder praktikabel noch sinnvoll, was dazu führt, dass das BEM in vielen Unternehmen ein Schattendasein fristet.

Sinn und Unsinn der gesetzlich vorgeschriebenen Vorgehensweise

Die Ziel des BEMs sind laut Gesetz, die Möglichkeiten zu klären, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden und mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann. Da der Arbeitgeber auf die privaten Umstände von Mitarbeitenden wenig bis keinen Einfluss hat, kann in diesem Zusammenhang meist nur auf die betrieblichen Umstände eingegangen werden.

Das kann durchaus sinnvoll sein. Gerade, wenn es im Betrieb Gegebenheiten gibt, die gesundheits-schädlich sind, ist es auch für den Arbeitgeber wichtig, hier genauer hinzusehen. Wenn zum Beispiel die Räumlichkeiten zu kalt, zu warm oder zu zugig sind, oder wenn die Arbeitsatmosphäre von Mobbing geprägt ist, ist es für den Arbeitgeber wichtig dies zu erfahren und Abhilfe zu schaffen.

Wenn ich als Arbeitgeber aber weiß, dass sich ein Mitarbeiter beim Skifahren ein Bein gebrochen hat oder dass eine Mitarbeiterin aufgrund eines schweren Verlusts an einer Depression erkrankt ist, kann ich mit großer Sicherheit davon ausgehen, dass es sich hier nicht um eine betrieblich verursachte Erkrankung handelt. Dennoch bin ich zum BEM verpflichtet, die Vorgaben aus der BEM-Rechtsprechung machen hier keinen Unterschied.

Ein weiterer Nachteil der gesetzlich vorgeschriebenen Vorgehensweise ist, dass Mitarbeitende das BEM-Gespräch ablehnen können, was dazu führt, dass ich als Arbeitgeber möglicherweise sinnvolle Angebote gar nicht unterbreiten kann. Auch nehme ich mir damit die Möglichkeit, wertvolle Informationen zu erhalten. Ein Personalgespräch ohne BEM-Charakter hingegen kann der oder die Mitarbeitende nicht einfach ablehnen. Natürlich darf auch in einem solchen Gespräch niemand gezwungen werden, Dinge preiszugeben, die er oder sie nicht preisgeben möchte und ein solches Gespräch muss mit viel Fingerspitzengefühl und Wertschätzung geführt werden. Dennoch sind sinnvolle Lösungen sehr viel wahrscheinlicher, als wenn gar kein Gespräch geführt wird.

Schade eigentlich! Das eigentliche Ziel des Gesetzes ist ja durchaus richtig und wichtig. Allerdings geht die Umsetzung des Gesetzes an der Unternehmenswirklichkeit vorbei und erreicht dadurch „nur“, dass eine krankheitsbedingte Kündigung erschwert wird. Eine ernsthafte Verbesserung der Gesundheitsbedingungen im Betrieb erreicht es nicht.

Und wann sollte ich nun ein BEM-Gespräch durchführen?

Für mich ist hier ganz klar: Der Aufwand eines rechtskonformen BEM-Gesprächs macht nur dann Sinn, wenn ich bei dem oder der betroffenen Mitarbeitenden eine krankheitsbedingte Kündigung in Erwägung ziehe und dies gut vorbereiten möchte.

In dem Falle sollte ich den gesamten Prozess sehr professionell und gut strukturieren. Hier macht es auch Sinn, frühzeitig fachanwaltliche Unterstützung hinzuzuziehen, da man hier viel falsch machen kann. Insbesondere bei dem Einladungsschreiben, das der oder die Mitarbeitende erhält, lauern viele Fallstricke. Die Folge eines Fehlers ist dann, dass eine später ausgesprochene krankheitsbedingte Kündigung unwirksam ist.

In Unternehmen mit einem Betriebsrat, drängt dieser häufig auf eine Betriebsvereinbarung zum Thema BEM. In dem Falle muss sich der Arbeitgeber natürlich an die vereinbarten Regelungen in der Betriebsvereinbarung halten.

Wenn ich keine Kündigung anstrebe, muss ich also nichts tun?

Ein Arbeitgeber hat immer auch eine soziale Verantwortung und sollte dementsprechend alles tun, um erkrankten Mitarbeitenden den Wiedereinstieg zu erleichtern. D.h. auch ohne geplante Kündigung sollte mit erkrankten Mitarbeitenden gesprochen und Hilfe angeboten werden. Allerdings bist du hier in der Vorgehensweise freier und kannst viel individueller auf die besondere Situation eingehen, ohne dabei die rigiden BEM-Regeln befolgen zu müssen.

Handelt es sich beispielsweise um einen Unfall, bei dem der oder die Mitarbeitende verletzt wurde, ergibt es natürlich Sinn, ihn oder sie in den ersten Arbeitstagen nach der Genesung zu unterstützen. Sei es durch Hilfsmittel, die die Arbeit erleichtern oder auch durch die Möglichkeit, sich häufiger auszuruhen. Gerade auch bei psychischen Erkrankungen kann es sinnvoll sein, dem oder der Betroffenen Sicherheit zu bieten, indem der Arbeitgeber Verständnis und Gesprächsbereitschaft signalisiert, Hilfe anbietet und so die Angst vor dem Wiedereinstieg minimiert.

Bei langwierigen Erkrankungen schlagen behandelnde Ärzt:innen oft auch eine betriebliche Wiedereingliederung vor, bei der der oder die Mitarbeitende zunächst mit wenig Arbeitsstunden startet und dann nach und nach mehr arbeitet, um sich wieder daran zu gewöhnen. Das ist zwar für den Arbeitgeber freiwillig, allerdings sollte er einer solchen Maßnahme möglichst zustimmen.

Eine weitere Möglichkeit sind sogenannte Krankenrückkehrgespräche. Diese werden häufig eingesetzt, wenn unklar ist, ob die Krankheiten vielleicht vorgetäuscht sind, oder ob einfach mangelnde Motivation der Auslöser ist. Solche Gespräche werden zumeist nach jeder Erkrankung geführt und können Aufschluss darüber geben, ob Erkrankungen betrieblich oder motivatorisch bedingt sind.

Viele Unternehmen investieren auch in ein sogenanntes Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM). Hier werden konkrete Maßnahmen ergriffen und Angebote an die Mitarbeitenden gemacht, die der Gesundheit im Betrieb förderlich sind und der Prävention dienen. Das können einzelne Angebote, wie die Förderung von Mitgliedschaften in Fitness-Centern, Angebot von Betriebssport oder auch das Angebot von Gesundheitstagen, Vorsorgeuntersuchungen und Grippeschutzimpfungen sein. Manchmal werden aber auch umfassende Konzepte erstellt, die auch das BEM und den Arbeitsschutz einbeziehen.

Downloads zum Thema:

In fo-Guide zum betrieblichen Eingliederungsmanagement mit Gesprächsleitfaden

Krankenrückkehrgespräche (inkl. Leitfaden)

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