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Weihnachtsgeld

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Ende November ist es bei vielen Unternehmen wieder so weit, das Weihnachtsgeld wird gezahlt. Was von außen so harmlos als freudiges Ereignis daherkommt, beschäftigt Personaler:innen und Unternehmer:innen aber durchaus intensiv. Arbeitsrechtlich lauern hier eine Menge kostenträchtiger Fallstricke. In diesem Beitrag möchte ich euch mit den wichtigsten arbeitsrechtlichen Regelungen bezüglich des Weihnachtsgeldes vertraut werden.

Weihnachtsgeld

Anspruch oder freiwillig, das ist hier die Frage...

Für viele Unternehmer:innen ist das Weihnachtsgeld eine gute Gelegenheit, die Teammitglieder an einem erfolgreichen Geschäftsjahr partizipieren zu lassen. Wenn das Jahr nicht gut gelaufen ist, möchten sie logischerweise dieses Geld nicht zahlen. Wenn sich das Unternehmen sowieso in einer finanziellen Schieflage befindet, wäre ein Weihnachtsgeld natürlich fatal, weil es die Lage noch verschärft.

Was aber viele Unternehmen in der Vergangenheit übersehen haben ist, dass eventuell bereits an Anspruch der Mitarbeitenden auf die regelmäßige Zahlung des Weihnachtsgeldes entstanden ist. Das ist der Fall, wenn mehrmals ein Weihnachtsgeld in gleicher Art und Weise gezahlt worden ist, ohne dass auf die Freiwilligkeit explizit hingewiesen wurde. In dem Fall ist nämlich eine betriebliche Übung entstanden und die Arbeitnehmenden haben ein Recht auf diese Zahlung. Wenn das so ist, kann das nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Das kann man wie folgt vermeiden:

  • Aufnahme in den Arbeitsvertrag, dass Sonderzahlungen freiwillige Leistungen sind, auf die für die Zukunft kein Anspruch besteht
  • Zudem sollte jedes Jahr, wenn das Weihnachtsgeld gezahlt wird, ein Hinweis veröffentlicht werden, dass die Zahlung freiwillig ohne Rechtsanspruch für die Zukunft erfolgt
  • Am besten erhalten jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin ein individuelles Schreiben, in dem er oder sie darauf hingewiesen wird. Wer ganz sicher sein will, lässt sich den Empfang des Schreibens quittieren.
  • Außerdem kann es sinnvoll sein, die Höhe der Zahlungen von Jahr zu Jahr zu variieren

Problem bei all diesen Sicherheitsmaßnahmen ist es natürlich, dass sie den eigentlich positiven Charakter dieser Zahlungen durch das rechtlich „Kleingedruckte“ zerstören können. Hier müssen Arbeitgeber also viel Fingerspitzengefühl und eine gute Balance zwischen rechtlicher Sicherheit und dem Belohnungsaspekt finden. Wichtig ist zudem, dass klare Regeln der Zahlung aufgestellt und auch so kommuniziert werden, damit nicht versehentlich falsche Erwartungen bei Mitarbeitenden entstehen.

Grundsatz der Gleichbehandlung

Der Gleichbehandlungsgrundsatz besagt, dass ich als Arbeitgeber nicht willkürlich dem einen etwas zahlen kann und dem anderen nicht. Wenn ich einzelne Mitarbeitendengruppen unterschiedlich behandeln will, muss ich dafür einen nachvollziehbaren Grund haben, der nicht benachteiligt. Ich kann insbesondere Mitarbeitenden, die im Vergleich zu Rest sehr viel mehr verdienen, von der Zahlung ausnehmen. Umgekehrt kann ich aber Mitarbeitendengruppen, wie z.B. Minijobber:innen, Teilzeitler:innen oder auch Werkstudent:innen nicht ausnehmen.

Gerade bei geringfügig Beschäftigten (Minijobber:innen) kann das ein Problem werden, da ein Weihnachtgeld bei ihnen ggf. die Entgeltgrenze sprengen wird und dann Steuer- und Sozialversicherungspflicht eintritt. D. h. bei geringfügig Beschäftigten muss bereits bei der Vertragserstellung ein eventuell zu zahlendes Weihnachtsgeld eingerechnet werden.

Sonderzahlung

Belohnung der Betriebstreue versus Entgelt für Arbeitsleistung

Arbeitsrechtlich hat es eine große Relevanz, welches Ziel die Zahlung des Weihnachtsgeldes verfolgt. Das hat nämlich Einfluss darauf, wen ich vom Weihnachtsgeld ausnehmen kann und wen nicht.

Wenn ich zum Beispiel festlege, dass das Weihnachtsgeld bis zum 31.3. des Folgejahres zurückgezahlt werden muss, zeige ich damit, dass ich die Betriebstreue belohnen möchte. Mitarbeitende dürfen das Geld nur behalten, wenn sie länger im Unternehmen bleiben. Das heißt aber, dass etwa Mitarbeitende in Elternzeit oder auch länger erkrankte Mitarbeitende einen Anspruch auf die Zahlung haben. Sie sind weiterhin Mitarbeitende des Unternehmens und somit betriebstreu. Im schlimmsten Falle erhält also ein:e Mitarbeiter:in in Elternzeit über viele Jahre regelmäßig ein Weihnachtsgeld, ohne auch nur einen Tag im Jahr gearbeitet zu haben.

Anders sieht es aus, wenn das Weihnachtsgeld einen Entgeltcharakter hat. Dann belohne ich z. B. die Arbeit des laufenden Jahres. Da erkrankte Mitarbeitende oder solche in Elternzeit nicht oder nur teilweise gearbeitet haben, kann ich hier ggf. kürzen. Hier kann es sein, dass unterjährig ausscheidende Mitarbeitende einen anteiligen Anspruch auf die Zahlung haben.

In vielen Unternehmen hat das Weihnachtsgeld jedoch einen Mischcharakter. Hier muss dann genau der Arbeitsvertrag und auch die Begründung der Zahlung geprüft werden. Am besten legt ihr diese Dinge gleich zu Beginn zusammen mit einer/m Arbeitrechtler:in fest, damit ihr da nicht versehentlich die Grundlage für zukünftige Ansprüche legt.

Übrigens...

Weihnachtsgeld gehört steuerrechtlich zu den sonstigen Bezügen, die mit der Jahreslohnsteuertabelle versteuert werden. Dadurch muss prozentual meist mehr Steuer gezahlt werden als auf das normale Gehalt. Allerdings kann dies in den meisten Fällen im Lohnsteuerjahresausgleich wieder ausgeglichen werden.

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BEM

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Im Sozialgesetzbuch (SGB IX) werden alle Arbeitgeber verpflichtet, mit länger oder häufiger erkrankten Mitarbeitenden ein sogenanntes BEM-Gespräch zu führen. Hierbei soll überprüft werden, ob und in inwieweit die Erkrankung mit den betrieblichen Gegebenheiten in Zusammenhang steht. Darauf aufbauend sollen Arbeitgeber die Arbeitsbedingungen überprüfen und ggf. Maßnahmen zu ergreifen, um so die Erkrankung zu überwinden und für die Zukunft zu verhindern. Die Durchführung eines rechtssicheren BEM-Gesprächs ist jedoch nicht ganz einfach, hier müssen viele Details beachtet werden. Hinzu kommt, dass die vorgeschriebene Art und Weise oft an der Realität vorbeigeht.

Dem Arbeitgeber drohen keine nennenswerten Konsequenzen, wenn er das BEM nicht durchführt, allerdings ist ein rechtlich sauber durchgeführtes BEM-Gespräch eine Grundvoraussetzung für eine krankheitsbedingte Kündigung.

Betriebliches Eingliederungsmanagement

Wann muss nach dem Gesetz ein BEM-Gespräch durchgeführt werden?

Ein BEM-Gespräch muss immer dann durchgeführt werden, wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin innerhalb der letzten 12 Monate insgesamt mehr, als 6 Wochen erkrankt ist. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um eine lange Erkrankung oder mehrere kürzere Erkrankungen handelt. Um dieser Vorgabe gerecht zu werden, muss also der Arbeitgeber jeden Monat eine Auswertung der Krankheitstage der letzten 12 Monate erstellen und daraufhin BEM-Gespräche mit betroffenen Mitarbeitenden zu initiieren – ganz egal, was der Grund für die Erkrankung ist. Praktisch ist das weder praktikabel noch sinnvoll, was dazu führt, dass das BEM in vielen Unternehmen ein Schattendasein fristet.

Sinn und Unsinn der gesetzlich vorgeschriebenen Vorgehensweise

Die Ziel des BEMs sind laut Gesetz, die Möglichkeiten zu klären, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden und mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann. Da der Arbeitgeber auf die privaten Umstände von Mitarbeitenden wenig bis keinen Einfluss hat, kann in diesem Zusammenhang meist nur auf die betrieblichen Umstände eingegangen werden.

Das kann durchaus sinnvoll sein. Gerade, wenn es im Betrieb Gegebenheiten gibt, die gesundheits-schädlich sind, ist es auch für den Arbeitgeber wichtig, hier genauer hinzusehen. Wenn zum Beispiel die Räumlichkeiten zu kalt, zu warm oder zu zugig sind, oder wenn die Arbeitsatmosphäre von Mobbing geprägt ist, ist es für den Arbeitgeber wichtig dies zu erfahren und Abhilfe zu schaffen.

Wenn ich als Arbeitgeber aber weiß, dass sich ein Mitarbeiter beim Skifahren ein Bein gebrochen hat oder dass eine Mitarbeiterin aufgrund eines schweren Verlusts an einer Depression erkrankt ist, kann ich mit großer Sicherheit davon ausgehen, dass es sich hier nicht um eine betrieblich verursachte Erkrankung handelt. Dennoch bin ich zum BEM verpflichtet, die Vorgaben aus der BEM-Rechtsprechung machen hier keinen Unterschied.

Ein weiterer Nachteil der gesetzlich vorgeschriebenen Vorgehensweise ist, dass Mitarbeitende das BEM-Gespräch ablehnen können, was dazu führt, dass ich als Arbeitgeber möglicherweise sinnvolle Angebote gar nicht unterbreiten kann.  Auch nehme ich mir damit die Möglichkeit, wertvolle Informationen zu erhalten. Ein Personalgespräch ohne BEM-Charakter hingegen kann der oder die Mitarbeitende nicht einfach ablehnen. Natürlich darf auch in einem solchen Gespräch niemand gezwungen werden, Dinge preiszugeben, die er oder sie nicht preisgeben möchte und ein solches Gespräch muss mit viel Fingerspitzengefühl und Wertschätzung geführt werden. Dennoch sind sinnvolle Lösungen sehr viel wahrscheinlicher, als wenn gar kein Gespräch geführt wird.

Schade eigentlich! Das eigentliche Ziel des Gesetzes ist ja durchaus richtig und wichtig. Allerdings geht die Umsetzung des Gesetzes an der Unternehmenswirklichkeit vorbei und erreicht dadurch „nur“, dass eine krankheitsbedingte Kündigung erschwert wird. Eine ernsthafte Verbesserung der Gesundheitsbedingungen im Betrieb erreicht es nicht.

Und wann sollte ich nun ein BEM-Gespräch durchführen?

Für mich ist hier ganz klar: Der Aufwand eines rechtskonformen BEM-Gesprächs macht nur dann Sinn, wenn ich bei dem oder der betroffenen Mitarbeitenden eine krankheitsbedingte Kündigung in Erwägung ziehe und dies gut vorbereiten möchte.

In dem Falle sollte ich den gesamten Prozess sehr professionell und gut strukturieren. Hier macht es auch Sinn, frühzeitig fachanwaltliche Unterstützung hinzuzuziehen, da man hier viel falsch machen kann. Insbesondere bei dem Einladungsschreiben, das der oder die Mitarbeitende erhält, lauern viele Fallstricke. Die Folge eines Fehlers ist dann, dass eine später ausgesprochene krankheitsbedingte Kündigung unwirksam ist.

In Unternehmen mit einem Betriebsrat, drängt dieser häufig auf eine Betriebsvereinbarung zum Thema BEM. In dem Falle muss sich der Arbeitgeber natürlich an die vereinbarten Regelungen in der Betriebsvereinbarung halten.

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Wenn ich keine Kündigung anstrebe, muss ich also nichts tun?

Ein Arbeitgeber hat immer auch eine soziale Verantwortung und sollte dementsprechend alles tun, um erkrankten Mitarbeitenden den Wiedereinstieg zu erleichtern. D.h. auch ohne geplante Kündigung sollte mit erkrankten Mitarbeitenden gesprochen und Hilfe angeboten werden. Allerdings bist du hier in der Vorgehensweise freier und kannst viel individueller auf die besondere Situation eingehen, ohne dabei die rigiden BEM-Regeln befolgen zu müssen.

Handelt es sich beispielsweise um einen Unfall, bei dem der oder die Mitarbeitende verletzt wurde, ergibt es natürlich Sinn, ihn oder sie in den ersten Arbeitstagen nach der Genesung zu unterstützen. Sei es durch Hilfsmittel, die die Arbeit erleichtern oder auch durch die Möglichkeit, sich häufiger auszuruhen. Gerade auch bei psychischen Erkrankungen kann es sinnvoll sein, dem oder der Betroffenen Sicherheit zu bieten, indem der Arbeitgeber Verständnis und Gesprächsbereitschaft signalisiert, Hilfe anbietet und so die Angst vor dem Wiedereinstieg minimiert.

Bei langwierigen Erkrankungen schlagen behandelnde Ärzt:innen oft auch eine betriebliche Wiedereingliederung vor, bei der der oder die Mitarbeitende zunächst mit wenig Arbeitsstunden startet und dann nach und nach mehr arbeitet, um sich wieder daran zu gewöhnen. Das ist zwar für den Arbeitgeber freiwillig, allerdings sollte er einer solchen Maßnahme möglichst zustimmen.

Eine weitere Möglichkeit sind sogenannte Krankenrückkehrgespräche. Diese werden häufig eingesetzt, wenn unklar ist, ob die Krankheiten vielleicht vorgetäuscht sind, oder ob einfach mangelnde Motivation der Auslöser ist. Solche Gespräche werden zumeist nach jeder Erkrankung geführt und können Aufschluss darüber geben, ob Erkrankungen betrieblich oder motivatorisch bedingt sind.

Viele Unternehmen investieren auch in ein sogenanntes Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM). Hier werden konkrete Maßnahmen ergriffen und Angebote an die Mitarbeitenden gemacht, die der Gesundheit im Betrieb förderlich sind und der Prävention dienen. Das können einzelne Angebote, wie die Förderung von Mitgliedschaften in Fitness-Centern, Angebot von Betriebssport oder auch das Angebot von Gesundheitstagen, Vorsorgeuntersuchungen und Grippeschutzimpfungen sein. Manchmal werden aber auch umfassende Konzepte erstellt, die auch das BEM und den Arbeitsschutz einbeziehen.

Downloads zum Thema:

Info-Guide zum betrieblichen Eingliederungsmanagement mit Gesprächsleitfaden

Krankenrückkehrgespräche (inkl. Leitfaden)

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Mindestlohn 2022 – Die wichtigsten Informationen

Arbeitsrechts-Infos, Mitarbeitendenbetreuung /

Zum 01.01.2015 wurde in Deutschland zum ersten Mal ein gesetzlicher Anspruch auf einen vorgeschriebenen Mindestlohn eingeführt. Seit der Einführung des Mindestlohngesetzes ist der Mindestlohn bereits mehrfach gestiegen. Der nächste Anstieg erfolgt am 01.10.2022. Dann beträgt der allgemeine Mindestlohn 12 Euro brutto die Stunde.

Es gibt noch einige Branchen, wie zum Beispiel das Dachdeckerhandwerk oder auch die Gebäudereinigung, die eine abweichende Mindestlohnregelung haben. In Tarifverträgen sind teilweise auch andere Mindestlöhne enthalten, die Gültigkeit haben, ebenso haben Zeitarbeitskräfte einen höheren Mindestlohn.

Seit dem 01.01.2020 gilt auch für Auszubildende ein Mindestlohn.

Klar ist, dass der vorgeschriebene Mindestlohn nicht unterschritten werden darf. Allerdings wird das Thema etwas komplexer, wenn man darüber nachdenkt, wie viele verschiedene Lohnbestandteile es gibt und sich fragt, welche Lohnbestandteile denn dort mitberücksichtigt werden dürfen und welche nicht. Auch muss man als Arbeitgeber genau hinsehen, für wen denn überhaupt ein Mindestlohn gilt. Da der Mindestlohn regelmäßig angepasst wird, müssen Arbeitgeber diesen immer im Blick haben, um ggf. Anpassungen vorzunehmen. Bei Verstößen drohen Arbeitgebern empfindliche Geldbußen.

In diesem Blog-Artikel möchte ich Dir einen Überblick über das Thema geben. Wenn Du im Personalwesen arbeitest und die unten angesprochenen Mitarbeitenden-Gruppen in Deinem Unternehmen beschäftigt sind, solltest Du unbedingt tiefer in die Thematik einsteigen.

Mindestlohn

Für wen gilt der Mindestlohn?

Grundsätzlich hat jede:r volljährige Arbeitnehmer:in einen Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn. Dazu gehören auch Minijobber:innen, Werkstudent:innen und einige Arten von Praktikant:innen.

Ausdrücklich ausgenommen sind die folgenden Gruppen:

  • Minderjährige, wenn sie keine abgeschlossene Berufsausbildung haben
  • Auszubildende nach dem Berufsbildungsgesetz (hier gilt ein gesonderter Mindestlohn)
  • ehrenamtlich Tätige sowie Personen, die einen freiwilligen Dienst ableisten
  • Teilnehmerinnen und Teilnehmer an einer Maßnahme der Arbeitsförderung
  • Selbstständige
  • Langzeitarbeitslose innerhalb der ersten sechs Monate nach Wiedereinstieg in den Arbeitsmarkt (sofern sie in einer der Branchen mit einem gesonderten Mindestlohn arbeiten, gilt für sie der Branchenmindestlohn)
  • Zudem gibt es noch einige Arten von Praktika (zum Beispiel Pflichtpraktika gemäß einer Studienordnung), die davon ausgenommen sind

Ausführliche Informationen über die Höhe des Mindestlohns und auch ein Klick-Tool zur Ermittlung der Mindestlohnpflicht bei Praktikant:innen findest du auf den Seiten des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS). Die entsprechenden Links findest du unten in diesem Blog-Artikel.

Wie berechne ich aus dem Mindestlohn das richtige monatliche Gehalt?

Bei einem festen Gehalt pro Monat mit einer fixierten wöchentlichen Arbeitszeit ist die Berechnung relativ einfach: Man geht davon aus, dass ein Monat im Durchschnitt 4,35 Wochen hat. Bei einer 40-Stunden-Woche beträgt dann das monatliche Mindest-Bruttogehalt.

4,35 x 40 Stunden x 12 Euro = 2.088 Euro

Bei einer geringeren Wochenarbeitszeit entsprechend geringer. D.h. sogar ein:e ungelernte:r Praktikant:in kann bei einer 40-Stundenwoche 2.080 Euro brutto verdienen, sofern es sich um ein mindestlohnpflichtiges Praktikum handelt. Für die Berechnung des Mindestmonatsgehalts findet ihr ebenfalls ein Berechnungstool auf der Website des BMAS. Nicht wundern, dort wird mit einer leicht geringeren durchschnittlichen Wochenzahl gerechnet, sodass dort nur 2.080 Euro herauskommen. Ich würde zur Sicherheit dennoch mit 2.088 Euro rechnen.

WICHTIG: Diese Berechnungsmethode kann nur verwendet werden, wenn ein Monatsgehalt vertraglich vereinbart ist. Ist ein Stundenlohn vereinbart, müssen genau die im jeweiligen Monat gearbeiteten Stunden bezahlt werden.

Berechnung Mindestlohn

Welche Gehaltsbestandteile werden zur Berechnung herangezogen?

Nun gibt es aber Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden zusätzlich zum Grundgehalt noch verschiedene Zusatzleistungen zahlen. Einige dieser Leistungen können mit eingerechnet werden und müssen nicht auf den Mindestlohn draufgezahlt werden. Das sind bestimmte Tätigkeitszulagen, sofern sie pro Stunde gezahlt werden, auch Aufwandserstattungen, die Arbeitnehmende normalerweise selbst tragen müsste. Auch Sonn- und Feiertagszuschläge oder auch Kost und Logis bei Saisonarbeiter:innen kann dort ggf. mit eingerechnet werden. Dies muss im Einzelfall sehr genau geprüft werden. Hierzu finden sich auf den Seiten des BMAS weitere Informationen.

Nicht eingerechnet werden zum Beispiel vermögenswirksame Leistungen, Nachtschichtzuschläge, Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld und bestimmte andere Zulagen. Diese müssen zusätzlich zum Mindestlohn gezahlt werden.

Diese Fragestellungen treten natürlich immer nur dort auf, wo genau der Mindestlohn gezahlt wird oder nur leicht darüber. Es macht bei derartigen Fragestellungen Sinn, eine Arbeitsrechtskanzlei mit der Prüfung zu beauftragen, um nicht unbeabsichtigt unter dem Mindestlohn zu zahlen.

Auf welche Mitarbeitendengruppen muss ein Arbeitgeber besonders achten, wenn der Mindestlohn steigt?

  • Minijobber:innen dürfen derzeit nur maximal 450 Euro monatlich verdienen, ab dem 01.10.2022 steigt diese Grenze auf 520 Euro pro Monat. Wenn also Minijobber:innen genau den Mindestlohn verdienen und dieser steigt, muss geprüft werden, ob möglicherweise die Arbeitszeit pro Monat abgesenkt werden muss, um den Höchstbetrag nicht zu überschreiten.
  • Praktikant:innen, die dem Mindestlohngesetz unterliegen, werden mit großer Wahrscheinlichkeit nicht mehr, als Mindestlohn verdienen. Somit muss bei ihnen darauf geachtet werden, den Stundenlohn entsprechend anzuheben.
  • Gleiches gilt bei normalen Arbeitnehmenden und Werkstudent:innen, die genau den Mindestlohn verdienen.
  • Zudem sind Arbeitgeber ebenfalls verantwortlich dafür, dass die dort beschäftigten Zeitarbeitskräfte mindestens den gültigen Mindestlohn der Zeitarbeitsbranche verdienen. Sie müssen also die Zeitarbeitsfirma entsprechend kontrollieren.

Unten findest du noch einige wichtige Links des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Bei Unsicherheiten, ob der gezahlte Lohn den Vorgaben des Mindestlohngesetzes entspricht, sollte immer ein:e Fachanwalt/Fachanwältin für Arbeitsrecht zurate gezogen werden.

Mindestlohn-Links zum Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS)

Klicktool für die Prüfung bei Praktikant:innen

Branchenmindestlöhne

Mindestlohn für Auszubildende

Mindestlohnrechner

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Probezeit und Kündigungsschutz

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Die Probezeit wird häufig in einen Topf geworfen mit der Wartezeit gemäß des Kündigungsschutzgesetzes. Das sind aber zwei voneinander unabhängige Zeiträume mit unterschiedlichen Funktionen. Dieses Missverständnis ist unter Mitarbeitenden weitverbreitet und kann dir als Personaler:in durchaus auch in die Karten spielen. Was der Unterschied zwischen Probe- und Wartezeit ist und wie du dieses Missverständnis nutzen kannst, will ich dir heute erklären.

Die Probezeit

Die Probezeit ist der Zeitraum, innerhalb dessen eine kürzere Kündigungsfrist vereinbart werden kann. Es gibt gesetzliche Kündigungsfristen, die nicht unterschritten werden dürfen. Sie steigen mit zunehmender Betriebszugehörigkeit der oder desjenigen Mitarbeitenden. Für die Zeit der Probezeit kann diese Kündigungsfrist auf 2 Wochen verkürzt werden. Danach beträgt sie gesetzlich mindestens 4 Wochen zur Monatsmitte oder zum Monatsende. Die Probezeit kann für maximal 6 Monate vereinbart werden, sofern es sich um ein unbefristetes Arbeitsverhältnis handelt. 

Bei befristeten Arbeitsverhältnissen muss sie in einem angemessenen Verhältnis zur Befristungsdauer stehen. Faustformel sind hier 1/4 bis1/3 der Befristungsdauer. Diese Regelung gilt seit dem 01.08.2022, ist also noch ganz frisch. 

Probezeit

Das Kündigungsschutzgesetz

Das Kündigungsschutzgesetz (KschG) gilt ab einer Unternehmensgröße von mindestens 10 Vollzeitmitarbeitenden. Bei der Berechnung werden Teilzeitkräfte auch anteilig mit eingerechnet. Hat ein Unternehmen diese Größe überschritten, ist die Kündigung von Mitarbeitenden deutlich erschwert.

Kleine Unternehmen mit weniger Mitarbeitenden benötigen keinen offiziellen Kündigungsgrund, um eine arbeitgeberseitige Kündigung auszusprechen. Sobald die Schwelle überschritten wurde, sind nur noch drei Kündigungsgründe möglich.

  • Betriebsbedinge Gründe
  • Verhaltensbedingte Gründe
  • Personenbedingte Gründe

Für alle gibt es umfangreiche rechtliche Auflagen und Vorgaben, die ein Arbeitgeber einhalten muss, bevor er wirksam eine Kündigung aussprechen kann. Selbst wenn die Vorgaben alle eingehalten wurden, haben Mitarbeitende trotzdem noch eine gute Chance, eine Abfindung zu erhalten.

D.h. für Unternehmen, die dem Kündigungsschutzgesetz unterliegen, kann die Trennung von Mitarbeitenden sehr aufwendig, langwierig und teuer werden.

Wichtig ist noch zu wissen, dass es einige Sonderfälle gibt, die auch bereits während der ersten 6 Monate einen besonderen Kündigungsschutz genießen. 

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Die Wartezeit gemäß Kündigungsschutzgesetz

Anders, als die Probezeit, beträgt die Wartezeit immer 6 Monate und kann auch nicht verkürzt werden.

Die Wartezeit ist der Zeitraum, in dem das Arbeitsverhältnis ohne Angabe eines Grundes gekündigt werden kann. D.h. in dieser Zeit ist es für den Arbeitgeber noch deutlich leichter, sich wieder zu trennen.

Nach Ablauf von 6 Monaten kann also ein Unternehmen mit mehr, als 10 Vollzeitmitarbeitenden nur noch unter deutlich erschwerten Bedingungen kündigen.

Schlechtleistung

Gestaltungsmöglichkeiten der Personalabteilung

Leider kommt es immer wieder vor, dass Mitarbeitende sich während der Probezeit sehr viel stärker bemühen, ihre Arbeit gut zu machen. Ist dann die Probezeit vorbei, fühlen sie sich sicher und die Arbeitsleistung nimmt spürbar ab. Sie sind nicht mehr so engagiert, kommen unpünktlich zur Arbeit und sind deutlich nachlässiger, als noch in den ersten Monaten des Arbeitsverhältnisses. Für den Arbeitgeber ist das natürlich ein riesiges Problem, weil er sich eben nicht mehr so leicht trennen kann.

Leider kannst du als Personalabteilung recht wenig tun, wenn so etwas auftritt, denn in die Köpfe der Leute kann niemand hineinsehen. Wenn jemand sich bewusst verstellt, wird es schwierig, das frühzeitig zu bemerken.

Eine kleine Möglichkeit hast du jedoch trotzdem. Treten solche Verhaltensweisen im Unternehmen gehäuft auf, kannst du in deinen Arbeitsverträgen die Probezeit verkürzen – ja, du hast richtig gelesen, verkürzen. Du kannst bewusst den Unterschied zwischen Probe- und Wartezeit ausnutzen, um zu testen, ob Mitarbeitende ihr Verhalten nach bestandener Probezeit verändern. Wenn du also die Probezeit z.B. auf 4 Monate setzt, bleibt die Wartezeit weiterhin 6 Monate. Du hast dann noch 2 Monate Zeit zu beobachten, ob sich am Verhalten der oder des betreffenden Mitarbeiter:in etwas ändert. Fällt die Leistung ab, kannst du innerhalb der 2 Monate trotzdem kündigen, ohne einen Grund anzugeben. Einziger Nachteil ist, dass du dann mit einer längeren Kündigungsfrist kündigen musst.

Das mag auf den ersten Blick so wirken, als würdest du Mitarbeitende bewusst hinters Licht führen. Bedenke aber, dass du damit nur diejenigen herausfilterst, die ihrerseits versuchen, den Arbeitgeber hinters Licht zu führen, indem sie erst gute Leistungen bringen und dann, wenn sie sich sicher fühlen, plötzlich schlechter arbeiten. 

Mitarbeitende, die auch nach der Probezeit gleichbleibend gute Leistungen erbringen, haben durch diese Vorgehensweise sogar einen kleinen Vorteil, weil sie ja deutlich früher die Sicherheit einer längeren Kündigungsfrist erhalten.

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Das neue Nachweisgesetz 2022

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Im Moment geistert der Begriff des geänderten Nachweisgesetzes durch die HR-Welt. Als HR-Newbie hast du bisher vielleicht nur Bahnhof verstanden und schnell weiter geklickt.

Als HR-Einsteiger:in und auch, wenn du bereits im HR tätig bist, ist es aber wichtig, zu verstehen, was dahintersteht und welche Aktivitäten du jetzt starten musst.

Was galt vor dem 01.08.2022?

Das Nachweisgesetz kam tatsächlich im HR-Alltag selten bis gar nicht vor, ganz einfach, weil es keine wirkliche Relevanz für die Praxis hatte.

Vielleicht hast du schon einmal gehört, dass Arbeitsverträge auch mündlich geschlossen werden können. Das stimmt auch – sobald ein Arbeitnehmer die Arbeit aufnimmt, ist ein wirksamer Arbeitsvertrag geschlossen worden. Das Nachweisgesetz besagte bisher lediglich, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, innerhalb eines Monats die wesentlichen Vertragsinhalte aufzuschreiben und dem oder der Arbeitnehmenden zu übergeben.

Heutzutage haben die meisten Arbeitnehmenden einen schriftlichen Arbeitsvertrag, der schon viele der Gesetzesvorgaben abdeckt. Fehlten dort Informationen musste der Arbeitgeber aber keine wirklichen Sanktionen fürchten. Aus diesem Grund wurde das Gesetz gern als zahnloser Tiger deklariert.

Stempel Bürokratie

Die relevanten Änderungen des Nachweisgesetzes zum 01.08.2022

Nun stellst du dir sicher die Frage: Wenn doch sowieso fast alle Arbeitnehmende einen schriftlichen Arbeitsvertrag haben, was ist denn dann eigentlich das Problem bei der Gesetzesänderung?

Die Problemstellungen für Arbeitgeber sind die Folgenden:

Was ist nun also zu tun, um dem Nachweisgesetz zu entsprechen?

  • Die vorgeschriebenen Inhalte der Dokumentation wurden deutlich erweitert, so dass die Aufnahme in die Arbeitsverträge diese extrem aufblähen würde. Zudem müssen jegliche Änderungen (sogar Adressänderungen, Gehaltserhöhungen usw.) künftig immer schriftlich dokumentiert werden.
  • Hinzu kommt erschwerend, dass die vorgeschriebenen Informationen zwingend in Schriftform, also auf Papier mit einer händischen Unterschrift vom Arbeitgeber übergeben werden müssen. Wie ja bereits oben erwähnt, ist ein schriftlicher Arbeitsvertrag nicht zwingend, daher haben sich viele Arbeitgeber dazu entschieden, ihre Verträge digital unterzeichnen zu lassen. Die die vom Nachweisgesetz geforderte Dokumentation darf jedoch nicht digital erfolgen.
  • Es gibt nun empfindliche Bußgelder bei Nichteinhaltung des Gesetzes. Das Bußgeld beträgt 2.000 Euro pro Verstoß. Hier wird jedoch im Gesetz nicht genauer definiert, was als Verstoß gewertet wird. Es gibt sogar Expert:innen, die glauben, dass jede einzelne Arbeitsbedingung, die nicht mitgeteilt wurde, ein Verstoß sein wird. Wenn dann also ein Arbeitgeber bei einem Mitarbeiter die schriftliche Niederlegung komplett vergisst, können da durchaus schon hohe fünfstellige Summen pro Mitarbeiter zusammenkommen. Hier wird die Rechtsprechung in künftigen Verfahren mehr Klarheit schaffen. Derzeit ist dies jedoch ungeklärt.
  • Die Altverträge müssen nicht aktiv angepasst werden, allerdings haben Mitarbeitende die Möglichkeit, den Nachweis gemäß Nachweisgesetz abzufordern. Der Arbeitgeber ist dann verpflichtet, diesen innerhalb vorgegebener Fristen zu erstellen. Das kann schon eine große Herausforderung werden, wenn mehrere Mitarbeitende gleichzeitig damit kommen.

Häufig wird in entsprechenden Info-Artikeln behauptet, es müssten alle zusätzlichen Informationen gemäß Nachweisgesetz in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden. Das ist so nicht richtig. Das Nachweisgesetz fordert nur, dass der Arbeitgeber die den Arbeitnehmer:innen zur Verfügung stellt, nicht aber, dass sie in den Arbeitsvertrag müssen.

Die meisten Arbeitsrechts-Expert:innen empfehlen, zusätzlich zum Arbeitsvertrag ein weiteres Dokument/Sideletter zu erstellen. Es gibt dann also zwei Dokumente. Der Arbeitsvertrag selbst kann dann weiterhin digital unterzeichnet werden (Ausnahme bei Befristungen!). Der Sideletter muss dann alle notwendigen Informationen gemäß Nachweisgesetz enthalten und in Papierform und händisch unterzeichnet versendet oder übergeben werden.

Hier gibt es durchaus einige Stolpersteine. Daher würde ich raten, für die Erstellung eurer Musterformulare einen oder eine Fachanwält:in für Arbeitsrecht zur Rate zu ziehen.

Eine weitere Herausforderung ist aber auch die Anpassung der internen Prozesse. Es muss geklärt werden, wer was unterzeichnen darf – insbesondere dann ein Problem, wenn Unternehmen viel remote arbeiten. Auch muss sichergestellt und dokumentiert werden, dass die Informationen den Arbeitnehmenden auch wirklich zugegangen sind. Checklisten müssen geändert werden und auch der größere händische Administrationsaufwand geplant werden.

Ihr seht also, diese Gesetzesänderung bringt eine Menge Arbeit für die Arbeitsalltag in der Personalabteilung mit sich.

Hier der Link zum Nachweisgesetz. Dort könnt ihr auch detailliert nachlesen, welche Informationen der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer:innen zukommen lassen muss.

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