Die sichere & wirksame Zustellung von Kündigungen
Auf den ersten Blick stellt sich natürlich die Frage, warum ich dem Thema ‚Kündigung zustellen‘ einen komplett eigenen Beitrag gewidmet habe. Tatsächlich gibt es aber gerade hier eine Vielzahl von Fehlermöglichkeiten, die – und das ist eben das wirklich Problematische – die Kündigung unwirksam machen können.
Es gibt einige Formalien zu beachten, auf die ich dich aufmerksam machen möchte. All diese Vorschriften gelten auch für Unternehmen, die noch nicht dem Kündigungs-schutzgesetz unterliegen. Zudem musst du diese Formalien auch bereits während der Probezeit unbedingt beachten. Mehr Infos zur Wichtigkeit der ersten 6 Monate im Arbeitsverhältnis findest du übrigens in meinem Artikel: Probezeit und Kündigungs-schutz. Schau unbedingt rein!
Wenn es irgendwie möglich ist, solltest du die persönliche Übergabe der Kündigung bevorzugen. Dies ist oft nicht möglich, insbesondere dann, wenn der Mitarbeiter krankgeschrieben ist. Entgegen der weitverbreiteten Meinung ist es möglich, auch einen Mitarbeiter, der krankgeschrieben ist, zu kündigen.
Ein Mitarbeiter kann sich durch eine Krankschreibung nicht der Kündigung entziehen. Hier gibt es jedoch noch eine Besonderheit, die zu beachten ist, daher widme ich diesem besonderen Punkt am Ende dieses PDFs noch gesonderte Aufmerksamkeit.
WICHTIG: Eine Kündigung solltest du niemals ohne anwaltliche Unterstützung durchführen. Die Informationen hier können dies nicht ersetzen, sondern lediglich eine Vorbereitung für dein Gespräch mit einer Anwaltskanzlei unterstützen.
Unterschiedliche Arten der Kündigungszustellung
Kündigung persönlich übergeben
Die sicherste und somit beste Möglichkeit, eine Kündigung dem oder der Arbeitnehmer:in wirksam zugehen zu lassen, ist die persönliche Übergabe. D.h., du übergibst deinem Teammitglied das Kündigungsschreiben und ggf. auch das Schreiben für die Freistellung. Erstelle am besten zwei Exemplare der Kündigung: Ein Original für den Mitarbeiter, ein Original für dich, auf dem du die Übergabe der Kündigung quittieren lässt.
Wichtig ist hier, dass sowohl das Datum der Übergabe als auch die Uhrzeit dokumentiert wird. Ebenso sollte darauf vermerkt sein, es sich bei dem Dokument um ein Kündigungsschreiben handelte.
⇨ Dokumentiere Datum & Uhrzeit auf der Übergabe-Quittung des Mitarbeiters.
Manchmal kommt es vor, dass Mitarbeitende den Empfang der Kündigung aus Angst vor negativen Konsequenzen nicht quittieren möchten. Diese Angst ist zwar unbegründet, aber verständlich. In dem Falle benötigst du einen weiteren Zeugen aus deinem Unternehmen. Am besten briefst du jemanden vorab, dass gegebenenfalls seine Zeugenbestätigung notwendig sein wird. Generell ist es immer von Vorteil, bei der Kündigungsübergabe einen Zeugen hinzuzuziehen.
Wichtig ist noch, dass der Zeuge nicht Gesellschafter, Geschäftsführer oder Vorstand deines Unternehmens sein darf. Am besten wählst du jemanden, der möglichst wenig Eigeninteresse an der Kündigung hat, der aber natürlich verschwiegen ist. Der Zeuge sollte auf der Kopie des Schreibens bestätigen, dass in seinem Beisein das Kündigungsschreiben übergeben wurde, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit.
Für den Fall, dass du dem Mitarbeiter die Kündigung nicht im Betrieb aushändigst, sondern zu ihm nach Hause fährst, solltest du dich sicherheitshalber von einem Zeugen begleiten lassen. Auch hier gilt, dass Geschäftsführer, Vorstand, Prokurist o.ä. nicht als Zeugen der Kündigungszustellung fungieren dürfen. Bist du also selbst Firmeninhaber, solltest du am besten zwei andere Mitarbeiter schicken.
Kündigung per Gerichtsvollzieher zustellen
Ein weiterer wirklich rechtssicherer Weg der Kündigungszustellung ist der über den Gerichtsvollzieher. Hierfür musst du den für den Wohnbezirk des Mitarbeiters zuständigen Gerichtsvollzieher finden. Am besten kontaktierst du diesen zunächst telefonisch. Dann schickst du ihm das Original der Kündigung zu, mit der Bitte, diese an den Empfänger zuzustellen. Du solltest ihm zudem mitteilen, bis wann die Zustellung erfolgt sein muss, damit die Kündigungsfrist eingehalten werden kann.
Der Gerichtsvollzieher stellt die Kündigung zu, indem er sie in den Briefkasten des Mitarbeiters einwirft. Er dokumentiert Tag und Uhrzeit der Zustellung auf einer Zustellungsurkunde. Diese erhältst du zusammen mit einer Kopie deines Kündigungsschreibens. Der Mitarbeiter wiederum findet das Kündigungsschreiben in einem offiziellen gelben Umschlag in seinem Briefkasten vor.
⇨ Erfolgt die Zustellung später als 13.00 Uhr läuft die Kündigungsfrist in der Regel erst ab dem nächsten Werktag.
Wichtig ist noch Folgendes zu beachten: Das Kündigungsschreiben gilt nur dann als am gleichen Tag zugestellt, wenn die Zustellung innerhalb der Zeit geschieht, in der üblicherweise die reguläre Post eintrifft. Als Faustformel sollte 13 Uhr gelten. Wird das Schreiben also später in den Briefkasten geworfen, beginnt die Kündigungsfrist erst am folgenden Werktag zu laufen, da der Mitarbeiter die Post möglicherweise erst dann aus dem Briefkasten holt.
Generell ist der Weg über den Gerichtsvollzieher neben der persönlichen Übergabe die sicherste Zustellungsmethode und die Kosten halten sich auch in Grenzen. Der Nachteil dabei ist, dass sie einige Tage mehr Zeit kostet, da du die Brieflaufzeit für die Sendung an den Gerichtsvollzieher ebenfalls einberechnen musst.
Willst du ganz sicher sein, dass das Schreiben rechtzeitig bei deinem Arbeitnehmer ankommt, kannst du einfach einen weiteren Weg der Kündigungszustellung wählen. Es ist unproblematisch, mehrere Kündigungen mit gleichem Inhalt auf unterschiedlichen Wegen zu verschicken.
Kündigung per Bote zustellen
Bei richtiger Durchführung ist auch die Kündigung per Bote eine gute Alternative. Der Bote kann entweder jemand aus der Mitarbeiterschaft sein (es darf bitte nicht der Geschäftsführer, Prokurist, Vorstand usw. sein) oder du beauftragst einen Kurierdienst, was leider oft auch mehrere hundert EUR kostet. Wichtig ist in jedem Falle, dass der Bote, der den Brief übergibt, sieht, welches Schreiben du in den Briefumschlag legst.
⇨ Der Bote muss bezeugen können, dass es sich bei dem gelieferten Schreiben um eine Kündigung handelt.
Am besten lässt du dir das sofort nach dem Einlegen des Briefes in den Umschlag schriftlich bestätigen. Später muss der Bote euch schriftlich bestätigen, dass der Brief in den Briefkasten des Mitarbeiters eingeworfen wurde. Dies mit Datum und Uhrzeit.
Alternativ kann der Bote auch dem Mitarbeiter persönlich den Umschlag übergeben. Die Gefahr hierbei ist jedoch, dass nicht der Mitarbeiter selbst die Haustür öffnet, sondern jemand anderes den Brief entgegennimmt, z.B. nur ein WG-Mitbewohner. Du kannst dabei nicht sicher sein, dass diese andere Person dem Mitarbeiter den Brief auch zeitnah übergibt.
Deswegen sollte nur der Mitarbeiter selbst das Schreiben ausgehändigt bekommen, andernfalls ist es besser, den Brief in den Briefkasten mit dem Namen des Arbeitnehmers zu werfen. Wenn ihr einen internen Boten schickt, kann es sinnvoll sein, per Foto zu dokumentieren, dass das Schreiben in den Briefkasten geworfen wurde. Wird der Mitarbeiter angetroffen, sollte der Zugang der Kündigung auf einem Zweit-Ausdruck quittiert werden.
Auch hier muss darauf geachtet werden, zu welcher Uhrzeit der Brief in den Briefkasten eingeworfen wird. Bei einer Zustellung nach 13 Uhr musst du davon ausgehen, dass die Kündigung erst am darauffolgenden Tag wirksam zugegangen ist.
Im Übrigen kann auch ein vom Mitarbeiter beauftragter Anwalt die Kündigung entgegennehmen, sofern dieser die entsprechende Vollmacht nachweist. Wenn du also bereits in Gesprächen mit deinem Mitarbeiter bist und dieser einen Anwalt hat, kannst du die Kündigung auch dem Anwalt zukommen lassen. Das sollte natürlich zuvor abgesprochen werden.
Wie kann ich die Kündigung per Post wirksam zustellen?
Die Zustellung einer Kündigung per Post ist möglich, jedoch ein eher unsicheres Verfahren. Hier gibt es drei mögliche Varianten. Ein einfacher Brief, der versendet wird, bietet keine Möglichkeit der Sendungsverfolgung. Du hast keinerlei Nachweis, ob und wann die Kündigung zugegangen ist. Diese Möglichkeit scheidet also komplett aus.
Eine Sendungsverfolgung erhält man, wenn man die Kündigung per Einschreiben verwendet. Die Kündigung sollte jedoch keinesfalls per Einschreiben/Rückschein verschickt werden, da der Brief für den Fall, dass der Empfänger nicht angetroffen wird, für eine Woche im Postamt aufbewahrt wird.
Entweder wird er mehrere Tage später abgeholt, der Kündigungszugang also verspätet stattfinden, oder er wird gar nicht abgeholt – in dem Falle gilt die Kündigung als nicht zugegangen und ist nicht wirksam. Eine mögliche Option ist das Einwurfeinschreiben, die jedoch nur eine leicht erhöhte Sicherheit mit sich bringt.
⇨ Auch die Kündigung per Einwurfeinschreiben ist nicht 100% sicher!
Ihr erhaltet bei Abgabe des Schreibens bei der Post eine Registrierungsnummer, anhand derer ihr im Internet nachschauen könnt, wann der Brief in den Briefkasten eingeworfen wurde. Allerdings gibt es Gerichtsurteile, die dies als nicht ausreichenden Nachweis bewerten. Theoretisch kann der/die Mitarbeiter:in behaupten, es sei ein leerer Zettel im Briefumschlag gewesen und ihr könntet das Gegenteil nicht beweisen. Ein aktuelles Urteil aus Januar 2025 hat erneut festgestellt, dass die bloße Vorlage des Sendungsstatus des Einwurfeinschreibens für den Beweis der Zustellung nicht als Beweis des Zugangs der Kündigung herangezogen werden kann.
Eine bisher noch eher selten verwendete Möglichkeit, das Einwurfeinschreiben sicherer zu machen, ist es, auch hier eine Zeugenbestätigung zu erstellen. Das könnt ihr tun, indem ihr ein Dokument erstellt, in dem ihr selbst bezeugt, das Kündigungsschreiben einkuvertiert und zur Post gebracht zu haben. Hierzu kenne ich noch keine Gerichtsurteile, ich denke aber, dass diese Vorgehensweise eine deutlich höhere Rechtssicherheit mit sich bringt.
Solltest du dich dennoch für die Kündigungszustellung per Einwurfeinschreiben entscheiden, solltest du neben der oben beschriebenen Zeugenbestätigung in jedem Fall noch einen expliziten Auslieferungsbeleg bei der Post abfordern, um den Kündigungszugang nachzuweisen.
⇨ Übrigens, Vordrucke für die Erklärung des Boten und die Übersendung per Einwurfeinschreiben findest du im PDF, das ich zum Download bereitstelle. Einfach auf den Button "Download als PDF" klicken!
Probleme beim Zustellen der Kündigung
Ist die Kündigung eines erkrankten Mitarbeiters wirksam?
Ein hartnäckiges Gerücht lautet, dass eine Kündigung während der Krankheit von Mitarbeitern nicht möglich sei. Das ist nicht richtig. Ein Mitarbeiter kann sich nicht durch eine Krankschreibung der Kündigung entziehen, d.h., du kannst durchaus die Kündigung schicken, wenn dein Teammitglied noch krankgeschrieben ist. Allerdings kann es sein, dass du in dem Falle länger Lohnfortzahlung leisten musst als das Arbeitsverhältnis dauert.
Wenn du während der Krankheit kündigst, geht das Gesetz zunächst davon aus, dass du wegen der Krankheit kündigst und du musst nachweisen, dass andere Gründe ausschlaggebend waren. Dies ist insbesondere der Fall, wenn du im direkten zeitlichen Zusammenhang mit der Krankmeldung kündigst.
Dies ist in der Wartezeit oftmals nicht oder nur schwer möglich. Hier kann es also gut sein, dass du dem Mitarbeiter mit einer Frist von zwei Wochen kündigst, sein Gehalt aber noch weitere vier Wochen (bis zum Ende der Lohnfortzahlung) zahlen müsst.
Das Arbeitsverhältnis ist trotzdem beendet. In den seltensten Fällen entsteht diese Notwendigkeit bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung. Meistens ist es die Krankenkasse, die beim Arbeitgeber erfragt, warum gekündigt wurde. Wenn der Arbeitnehmer weiterhin krankgeschrieben ist, erhält er nämlich kein Arbeitslosengeld, sondern zunächst Krankengeld.
⇨ Bei Kündigung während Krankheit kann es sein, dass auch noch über das Vertragsende hinaus Entgelt gezahlt werden muss.
Dies möchte die Krankenkasse natürlich möglichst vom Arbeitgeber erstattet haben. Den Nachweis zu erbringen, dass ihr nicht krankheitsbedingt gekündigt habt, kann ggf. so aufwändig sein, dass es sich eher lohnt, die Lohnfortzahlung zu leisten.
Sollte ein Mitarbeiter, dem ihr kündigen wollt, erkrankt sein, kann es also durchaus sinnvoll sein, mit der Kündigung noch etwas zu warten, bis der Mitarbeiter wieder gesund ist. Natürlich geht das nur, wenn dem nicht andere Fristen und Notwendigkeiten entgegenstehen.
Wichtig ist auf jeden Fall zu wissen, dass eine Kündigung auch während einer Krankschreibung möglich ist.
Auch wenn dein Mitarbeiter sich im Urlaub befinden, kannst du ihm eine Kündigung schicken. Allerdings wird dann mit großer Wahrscheinlichkeit die dreiwöchige Klagefrist entsprechend verlängert, d.h., der Mitarbeiter hat dann trotzdem die Möglichkeit, fristgerecht Kündigungsschutzklage einzureichen.
Es kann auch sein, dass ihr mehrere Adressen von dem Arbeitnehmer vorliegen habt und du nicht sicher bist, welche die richtige ist.
Im Zweifelsfalle macht es immer Sinn, die Kündigung an alle vorhandenen Adressen zu schicken, die infrage kommen. Ist die Adresse nicht richtig ist, kommt der Brief eben zurück. Du hast aber sichergestellt, dass die Kündigung wirklich zugeht.
ÜBRIGENS: Es gibt ein aktuelles Urteil bezüglich der Krankmeldung NACH Übergabe einer Kündigung. Sofern ein Arbeitnehmer sich nach Ausspruch der Kündigung passgenau bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses krankschreiben lässt, kann das den Beweiswert der Krankschreibung erschüttern. Wenn dann der Arbeitnehmer nicht glaubhaft machen kann, dass er wirklich krank war, muss der Arbeitgeber ggf. kein Entgelt für diese Zeit zahlen. Wenn das bei einer Kündigung bei dir passiert, solltest du vorsorglich die Entgeltfortzahlung ab dem Zeitpunkt der Krankschreibung stoppen und anwaltlichen Rat einholen. Hier findest du das entsprechende Urteil des BAG: Urteil zum Beweiswert der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei passgenauer Krankschreibung nach Kündigung.
⇨ Bei einer passgenauen Krankschreibung nach Erhalt der Kündigung solltest du unbedingt einen Anwalt kontaktieren.
Was tun bei Zugangsvereitelung der Kündigung?
Es ist tatsächlich schon vorgekommen, dass ein Mitarbeiter, der wusste, dass die Kündigung kommt, z.B. den Briefkasten zuklebt, sein Namensschild entfernt oder den Zugang auf andere Weise vereitelt, sprich die Annahme der Kündigung verweigert. In dem Falle sollte der Bote ein Foto von der Situation machen, damit du die Vereitelung nachweisen kannst.
Ihr müsst in solchen Fällen nachweisen, dass ihr alles Zumutbare getan habt, um die Kündigung zugehen zu lassen. Könnt ihr diesen Nachweis erbringen, muss sich der oder die Mitarbeiter:in dann so behandeln lassen, als wäre die Kündigung wirksam zugegangen. Das klingt allerdings einfacher, als es ist. Wenn sich z.B. herausstellt, dass du keine aktuelle Adresse des Mitarbeiters hast, musst du möglicherweise viele Aktivitäten starten, um die Kündigung zugehen zu lassen. Das kann so weit gehen, dass ihr umfangreiche Nachforschungen durchführen, einen Antrag beim Amtsgericht zur öffentlichen Zustellung stellen müsst usw. Das kann zu Verzögerungen von mehreren Wochen kommen. Lasst euch hier auf jeden Fall anwaltlich unterstützen!
Kann der Mitarbeiter die Annahme der Kündigung verweigern?
Ich habe in der Tat einen Fall erlebt, wo die Mitarbeiterin im Kündigungsgespräch nicht bereit war, die Kündigung anzunehmen. Sie wollte sie nicht berühren und hat das Scheiben nach Gesprächsende nicht mitgenommen. In so einem Falle ist es empfehlenswert, diesen Sachverhalt schriftlich zu dokumentieren, am besten mit einem anwesenden Zeugen und das Schreiben direkt im Anschluss bei dem betroffenen Mitarbeiter in den Briefkasten zu werfen (siehe die Anleitung dazu weiter oben). Verweigert der Mitarbeiter z. B. bei der Kündigung per Bote den Empfang, ist es ratsam, das Schreiben in den Briefkasten einzuwerfen und dies mit Fotos zu dokumentieren.
Interessante Gesetze, Urteile und Quellen
FAQ - Fragen & Antworten zur sicheren Zustellung von Kündigungen
Versendest du das Kündigungsschreiben per Einwurfeinschreiben, wird der Postbote versuchen, das Schreiben persönlich zu übergeben. Trifft er an der Adresse niemanden an, wirft er eine Benachrichtigungskarte in den Briefkasten und das Schreiben wird für einige Tage bei der Postfiliale hinterlegt. Holt der Empfänger es nicht ab, ist die Kündigung nicht zugegangen. Holt er es zu spät ab, ist möglicherweise die Kündigungsfrist verstrichen und die Kündigung ist entweder unwirksam oder wird erst zu einem späteren Zeitpunkt wirksam.
Dafür musst du vorab den richtigen Gerichtsvollzieher herausfinden, die Zuordnung der Gerichtsvollzieher läuft über die Wohnadresse des zu kündigenden Mitarbeiters. Dann musst du den Gerichtsvollzieher kontaktieren und ihm das Originalkündigungsschreiben zusenden. Dieses wirft dieser dann in den Briefkasten des Empfängers ein und dokumentiert Tag und Uhrzeit des Einwurfs. Diese Dokumentation erhältst du dann zurück. Die Zustellung der Kündigung durch den Gerichtsvollzieher gilt als sehr sichere Zustellungsmethode.
Eine Kündigung muss nachweislich zum richtigen Zeitpunkt zugehen, damit sie wirksam ist. Es gibt inzwischen viele Gerichtsurteile dazu. So kann z.B. der Empfänger behaupten, in dem Briefumschlag sei nichts gewesen oder der Brief sei gar nicht angekommen. Wenn man dann keinen Nachweis darüber hat, gilt meist, dass die Kündigung nicht zugegangen ist. Das Arbeitsverhältnis besteht dann einfach weiter und es muss auch weiterhin Gehalt gezahlt werden. Somit müsste man dann erneut kündigen, wenn dies dann überhaupt noch möglich ist.
Nein! Eine Kündigung muss immer schriftlich im Original erfolgen. Auch eine Kündigung per E-Mail, WhatsApp oder auf einem anderen digitalen Wege ist unwirksam.
Wichtig ist, dass die Kündigung wirksam zugeht. Wirksam zugegangen ist sie aber nur, wenn man dafür auch den Nachweis erbringen kann. Am sichersten ist natürlich die eigenhändige Empfangsbestätigung des Mitarbeiters. Bei einem Einwurfeinschreiben reicht der bloße Sendungsstatus nicht aus. Du musst zusätzlich einen Auslieferungsbeleg bei der Post anfordern.
Als PDF sichern!
Du hast die Möglichkeit, dir diese Information als PDF-Datei herunterzuladen. Gib einfach deine E-Mail-Adresse ein und du erhältst nach der Bestätigung deiner E-Mail-Adresse den Link zum Download der PDF-Datei. So kannst du immer wieder auf alle wichtigen Informationen zurückgreifen.
